Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это современный способ ведения учета трудовой деятельности работников, который постепенно заменяет традиционную бумажную трудовую книжку. С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности новых сотрудников, у которых не было трудового стажа до 1 января 2021 года, фиксируются только в электронном виде. В этой статье мы подробно рассмотрим порядок заполнения электронной трудовой книжки работодателем, необходимые документы, формы отчетов и другие важные аспекты.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровая версия трудовой книжки, которая хранится в системе Социального фонда России (СФР). Она содержит все основные сведения о работнике: о его трудовой деятельности, стаже работы, периодах работы и других важных данных.
Зачем нужна электронная трудовая книжка?
Переход на электронную трудовую книжку имеет ряд преимуществ:
- Удобство: Сведения о трудовой деятельности доступны работнику и работодателю в любое время и из любой точки мира.
- Безопасность: Электронная трудовая книжка защищена от физического повреждения и утери.
- Экологичность: Сокращение использования бумаги.
- Оперативность: Быстрое внесение и обновление информации.
Кто отвечает за ведение электронной трудовой книжки?
Работодатель несет ответственность за своевременное и правильное внесение сведений о трудовой деятельности работника в электронную трудовую книжку.
Порядок заполнения электронной трудовой книжки работодателем
Заполнение электронной трудовой книжки осуществляется на основе отчета ЕФС-1, который работодатель представляет в Социальный фонд России (СФР).
Шаг 1: Подготовка данных для заполнения отчета ЕФС-1
Перед заполнением отчета необходимо собрать все необходимые данные о работнике:
- ФИО работника
- Дата рождения
- Место работы (наименование организации, адрес)
- Должность
- Дата приема на работу
- Дата увольнения (если применимо)
- Сведения о периодах работы (с указанием стажа)
- Сведения об основание прекращения трудовых отношений (при увольнении)
- Сведения о выплатах и вознаграждениях (премии, надбавки и т.д.)
Шаг 2: Заполнение формы отчета ЕФС-1
Форма отчета ЕФС-1 утверждена постановлением Правления ПФР от 31 октября 2022 года № 245п. Отчет заполняется в электронном виде с использованием специализированного программного обеспечения или через личный кабинет работодателя на портале СФР.
Основные разделы отчета ЕФС-1:
- Сведения о работодателе: Наименование организации, ИНН, КПП, адрес.
- Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, место работы.
- Сведения о периодах работы: Дата приема на работу, дата увольнения (если применимо), стаж работы.
- Сведения о выплатах и вознаграждениях: Размер заработной платы, премии, надбавки и т.д.
- Основания прекращения трудовых отношений: При увольнении указывается основание увольнения в соответствии с Трудовым кодексом РФ.
Важно: При заполнении отчета необходимо строго соблюдать требования к формату и содержанию данных, указанные в инструкциях к форме ЕФС-1.
Шаг 3: Передача отчета ЕФС-1 в СФР
Отчет ЕФС-1 передается в СФР в электронном виде с использованием электронной подписи работодателя. Передача отчета осуществляется через личный кабинет работодателя на портале СФР или с помощью специализированного программного обеспечения.
Где посмотреть электронную трудовую книжку?
Работник может получить выписку из своей электронной трудовой книжки в электронном виде через личный кабинет на портале СФР. Для этого необходимо зарегистрироваться на портале и подтвердить свою личность.
Образцы заполнения электронной трудовой книжки
Вы можете найти образцы заполнения электронной трудовой книжки и отчета ЕФС-1 на сайте Социального фонда России (СФР) или на специализированных ресурсах для работодателей.
Дополнительные ресурсы
- Портал Социального фонда России (СФР): [https://sfr.gov.ru/](https://sfr.gov.ru/)
- Постановление Правления ПФР от 31 октября 2022 года № 245п: [https://publication.pravosud.ru/documents/2022/11/30/2338012/](https://publication.pravosud.ru/documents/2022/11/30/2338012/)
Ведение электронной трудовой книжки – это важная задача для работодателя. Соблюдение порядка заполнения и своевременная передача отчетов в СФР позволит избежать штрафов и обеспечить сохранность информации о трудовой деятельности работников. Внимательно изучите инструкции и обратитесь за консультацией в случае возникновения вопросов.
Отказ от ответственности: Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении юридических вопросов рекомендуется обратиться к квалифицированному юристу.