С 1 января 2021 года в России начал действовать обязательный переход на электронную трудовую книжку (ЭТК). С 1 января 2026 года завершается переходный период, и все сведения о трудовой деятельности работников будут вестись исключительно в электронном виде. Ниже – подробная пошаговая инструкция, как оформить ЭТК, какие документы понадобятся и где это сделать.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это информационная система, в которой хранятся сведения о приёме, переводах, увольнениях, периодах работы и других событиях трудовой деятельности сотрудника. Данные размещаются в единой государственной базе Фонда социального страхования (ФСС) и доступны работнику через личный кабинет на портале Госуслуги или в личном кабинете работодателя.

Преимущества ЭТК

• Постоянный доступ к своей трудовой истории в любое время и с любого устройства;
• Исключение риска потери или повреждения бумажного документа;
• Упрощённая процедура подтверждения стажа при приёме на новую работу, получении пенсии или социальных выплат;
• Снижение административной нагрузки на работодателей (нет необходимости вести и хранить бумажные книжки).

Кто может получить электронную трудовую книжку?

ЭТК оформляется автоматически для всех работников, которые:

1. Начинают свою трудовую деятельность после 1 января 2021 года (первая запись делается в электронном виде);
2. Переходят с бумажной трудовой книжки на электронную по собственному заявлению (до 1 января 2026 года можно выбрать один из форматов);
3. Уже имеют электронную трудовую книжку, но хотят обновить или уточнить сведения (например, после увольнения и последующего трудоустройства).

Если работник начал работать до 2021 года и не подал заявление об отказе от бумажной книжки, у него сохраняется право вести одновременно оба формата до конца переходного периода.

Пошаговая инструкция: как получить ЭТК

Шаг 1. Определите, нужен ли вам переход на электронный формат

Если вы впервые устраиваетесь на работу после 1 января 2021 года, переход происходит автоматически – ваш работодатель сразу внесёт первую запись в ЭТК. Если вы работаете до этой даты и хотите перейти на электронный вид, переходите к шагу 2.

Шаг 2. Подготовьте необходимые документы

Для подачи заявления о переходе на ЭТК потребуется:

• Паспорт гражданина РФ (страница с фото и регистрацией);
• СНИЛС (страховое свидетельство);
• Трудовая книжка (бумажная), если она есть – для переноса уже накопленного стажа;
• Заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец можно скачать на портале Госуслуги или получить в отделе кадров работодателя).

Шаг 3. Подайте заявление

Заявление можно подать одним из следующих способов:

1. Через личный кабинет на портале Госуслуги (раздел «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка»);
2. В отделе кадров вашего текущего работодателя (кадровик оформит заявление и передаст его в ФСС);
3. В многофункциональном центре (МФЦ) – специалист поможет заполнить форму и отправить её в электронный вид.

При подаче через Госуслуги вам понадобится подтверждённая учётная запись (уровень доверия «Подтверждённый»). После отправки заявления вы получите уведомление о его принятии.

Шаг 4. Ожидайте обработки и получения подтверждения

Срок обработки заявления составляет до 5 рабочих дней. После внесения первой записи в ЭТК вы получите:

• Уведомление в личном кабинете Госуслуг (или SMS/email, если вы указали контактные данные);
• Возможность просмотреть свою трудовую историю в разделе «Электронная трудовая книжка» личного кабинета;
• Выписку из ЭТК (PDF‑файл), которую можно распечатать или сохранить для личного использования.

Шаг 5. Как пользоваться ЭТК дальше

После того как первая запись сделана, все последующие события трудовой жизни (приём, перевод, увольнение, отпуск, больничный и т.д.) будут вноситься вашим работодателем напрямую в систему ФСС. Вы сможете:

• Смотреть выписку в любой момент;
• Запрашивать справку о стаже для подачи в Пенсионный фонд, банк или другие организации;
• Обновлять личные данные (например, изменение фамилии) через личный кабинет Госуслуг.

Где можно получить помощь и консультацию?

• Портал Госуслуги – раздел «Поддержка» и онлайн‑чат;
• Горячая линия Фонда социального страхования: 8‑800‑200‑00‑00 (звонок по России бесплатный);
• Отдел кадров вашего предприятия – кадровики обязаны информировать сотрудников о порядке перехода на ЭТК;
• Многофункциональные центры (МФЦ) – специалисты помогут заполнить заявление и ответить на вопросы.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли платить за оформление ЭТК?

Нет. Оформление и ведение электронной трудовой книжки бесплатны для работника.

Что делать, если я потерял доступ к личному кабинету Госуслуг?

Восстановить доступ можно через функцию «Восстановить пароль» на странице входа, используя номер телефона или email, привязанный к учётной записи. При необходимости обратитесь в службу поддержки Госуслуг;

Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, до 1 января 2026 года предусмотрено одновременное ведение обоих форматов, если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки. После этой даты бумажный вариант будет аннулирован, а все сведения будут храниться только в электронном виде.

Как проверить, что моя трудовая история правильно внесена в ЭТК?

Получите выписку из ЭТК в личном кабинете Госуслуг и сравните её с данными из вашей бумажной трудовой книжки (если она есть) или с трудовыми договорами, приказами о приёме и увольнении. При обнаружении несоответствий обратитесь к работодателю для внесения исправлений.

Что делать, если я уволился и хочу получить справку о стаже для новой работы?

В личном кабинете Госуслуг выберите раздел «Электронная трудовая книжка» → «Запросить справку о стаже». Справка формируется мгновенно и может быть отправлена на email или скачана в PDF‑формате.

Электронная трудовая книжка – это современный, надёжный и удобный способ учёта трудовой деятельности, который избавляет от рисков потери бумажного документа и упрощает взаимодействие с государственными и коммерческими организациями. Процесс получения ЭТК прост: достаточно подать заявление через Госуслуги, отдел кадров или МФЦ, предоставив паспорт, СНИЛС и, при наличии, бумажную трудовую книжку. После обработки заявления вы получаете постоянный доступ к своей трудовой истории в электронном виде, что особенно ценно в условиях цифровизации всех сфер жизни.

Если у вас остались вопросы – не стесняйтесь обращаться в службу поддержки Госуслуг или в отдел кадров вашей компании. Своевременное оформление ЭТК гарантирует, что ваш трудовой стаж будет учтён корректно и без лишних хлопот.