В 2026 году переход на цифровой формат трудовой книжки стал обязательным для всех работодателей, которые заключают трудовые договоры с работниками․ Электронная трудовая книжка (ЭТК) упрощает ведение кадровой документации, повышает прозрачность и защищает права как работодателя, так и сотрудника․ Ниже – подробная пошаговая инструкция, как правильно оформить и вести ЭТК, а также как избежать штрафов и недоразумений․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровая запись о трудовой деятельности работника, которая хранится в системе Федеральной службы по труду и занятости (ФСТЗ) и доступна через портал «Госуслуги» и другие официальные сервисы․ В отличие от бумажной трудовой книжки, ЭТК автоматически обновляется при каждом изменении статуса сотрудника․

Как выглядит ЭТК?

В интерфейсе «Госуслуги» ЭТК представлена в виде таблицы с разделами:

• Первая страница – сведения о работодателе и работнике
• Вторая страница – сведения о трудовом договоре (дата начала, тип договора)
• Третья страница – сведения о стаже и начисленных отчислениях
• Четвёртая страница – сведения о приёме и увольнении
• Пятый раздел – выписки и копии (для печати)

Какие данные хранятся в ЭТК?

В электронную трудовую книжку сохраняются:

1. ФИО, дата рождения, место жительства
2. Сведения о работодателе (наименование, ИНН, ОГРН, адрес)
3. Дата и условия трудового договора
4. Сведения о стаже (дата начала работы, дата окончания, тип занятости)
5. Сведения об отчислениях в пенсионный фонд
6. Сведения об изменениях в статусе (переход на удаленную работу, смена должности, повышение квалификации)
7. Сведения об увольнении (дата, причина, форма увольнения)

Плюсы и минусы ЭТК

Преимущества

• Доступность 24 / 7 через «Госуслуги»
• Автоматическое обновление данных
• Экономия времени и средств на печати и хранении бумажных копий
• Снижение риска потери или повреждения документа
• Упрощённый доступ к выпискам для работников и работодателей

Недостатки и риски

• Требуется наличие электронного доступа (профиль «Госуслуги»)
• Небольшой риск киберугроз (необходимо соблюдать правила безопасности)
• В случае отказа работника от перехода, необходимо вести бумажную копию параллельно
• Потенциальные технические сбои в системе ФСТЗ

Кто должен вести ЭТК?

Обязанность вести электронную трудовую книжку возлагается на работодателя․ При этом:

• Для компаний с численностью до 10 человек – можно использовать электронный формат без обязательного бумажного дубликата․
• Для компаний с численностью более 10 человек – необходимо вести как электронную, так и бумажную копию, если работник не согласен с переходом․

Как оформить ЭТК сотруднику

Предварительные требования

1. Убедиться, что компания зарегистрирована в ФСТЗ и имеет доступ к системе электронного документооборота․
2. Проверить, что работник имеет профиль «Госуслуги» и подтверждённый электронный адрес․
3. Подготовить необходимые документы: копию трудового договора, паспортные данные, ИНН работодателя․

Шаги оформления

1. Регистрация в системе ФСТЗ: работодателю необходимо пройти процедуру регистрации в системе ФСТЗ, получить электронный сертификат и настроить интеграцию с «Госуслуги»․
2. Создание профиля работника: в системе ФСТЗ вводятся данные сотрудника (ФИО, дата рождения, паспортные данные, ИНН)․
3. Регистрация трудового договора: в системе фиксируется дата начала работы, тип договора (постоянный, временный, удалённый), должность, оклад․
4. Проверка и подтверждение: после ввода данных система автоматически проверяет корректность и наличие всех обязательных полей․ При ошибках работодатель получает уведомление․
5. Отправка в «Госуслуги»: после проверки данные отправляются в портал «Госуслуги» для публикации в ЭТК․

Сроки и документы

• Внутренний срок: оформление ЭТК должно быть завершено в течение 10 рабочих дней с момента подписания трудового договора․
• Формы: приём и увольнение оформляются в электронном виде через шаблоны ФСТЗ (Форма ЕФС‑1)․
• Сроки сдачи отчётов: ЕФС‑1 необходимо сдавать ежемесячно до 15‑го числа месяца, следующего за отчетным․

Как вести ЭТК

Регистрация при приёме

При приёме сотрудника в систему ФСТЗ автоматически создаётся запись о приёме․ Важно:

• Заполнить все поля (дата начала, должность, оклад)․
• Указать тип занятости (полный рабочий день, удалённый, частичная занятость)․
• Сохранить копию трудового договора в системе․

Регистрация при увольнении

При увольнении необходимо:

• Заполнить форму «Увольнение» (тип увольнения, дата, причина)․
• Отправить данные в ФСТЗ и «Госуслуги»․
• Сохранить копию приказа об увольнении․

ЕФС‑1 отчёт

ЕФС‑1 – обязательный отчёт о начислениях и удержаниях․ В отчёте фиксируются:

• Общая заработная плата
• Отчисления в пенсионный фонд
• Налоги и социальные отчисления

Отчёт сдаётся в ФСТЗ ежемесячно до 15‑го числа месяца․ Невыполнение – штраф до 50 000 ₽ за нарушение․

Как просматривать и получать выписки

Через портал «Госуслуги»

Работник и работодатель могут:

• Войти в личный кабинет «Госуслуги»․
• Перейти в раздел «Трудовая книжка»․
• Скачать PDF‑выписку или распечатать․

Через СФР (Служба Федеральной регистрации)

Для получения официальной копии ЭТК можно обратиться в СФР через портал «СФР Онлайн»:

1. Подать заявку на выдачу копии․
2. Оплатить государственную пошлину (до 500 ₽)․
3. Получить копию в электронном виде․

Через МФЦ

В некоторых регионах можно получить бумажную копию выписки в МФЦ, если работник отказался от перехода на ЭТК․

Как избежать штрафов

1. Соблюдать сроки: оформление ЭТК в течение 10 рабочих дней, сдача ЕФС‑1 до 15‑го числа․
2. Проверять корректность данных: ошибки в ФИО, ИНН, датах могут привести к отказу в выдаче выписки․
3. Хранить копии всех документов: трудовой договор, приказ об увольнении, выписки․
4. Обучать персонал: проводить тренинги по работе с ФСТЗ и «Госуслуги»․

FAQ

• Можно ли отказаться от ЭТК? – Да, работник может отказаться, но тогда работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку параллельно․
• Как получить копию выписки, если работник не имеет «Госуслуги»? – Работодатель может получить копию через СФР или МФЦ․
• Что делать при технических сбоях в системе ФСТЗ? – Связаться с техподдержкой ФСТЗ, сохранить локальные копии данных․
• Можно ли вести ЭТК для фрилансеров? – Да, если они заключили трудовой договор с работодателем․

Переход на электронную трудовую книжку в 2026 году стал обязательным для всех работодателей․ Это не только упрощает ведение кадровой документации, но и повышает прозрачность и доступность информации для сотрудников․ Следуя приведённой инструкции, вы сможете быстро и без ошибок оформить ЭТК, вести её в соответствии с законодательством и избежать штрафов․

Если у вас возникли вопросы, обратитесь к специалисту по кадровому учету или в службу поддержки ФСТЗ․