С 1 января 2021 года в России действует обязательное требование об оформлении электронной трудовой книжки (ЭТК) для всех впервые устраивающихся на работу. Бумажный вариант теперь выдается только по письменному заявлению работника. Этот материал — подробное практическое руководство для кадровиков, бухгалтеров и работодателей по корректному оформлению ЭТК с момента приема сотрудника.

Почему это важно: ключевые преимущества и требования закона

Электронный формат исключает риск потери, подделки или порчи документа. Все сведения о трудовой деятельности хранятся в защищенном государственном реестре (Единой информационной системе в сфере труда — ЕИС Труд).

• Для работника: гарантия сохранности данных о стаже, удобство (доступ через портал Госуслуг), отсутствие необходимости нести бумажный документ.
• Для работодателя: автоматизация отчетности, снижение рисков при проверках, упрощение кадрового делопроизводства.
• Юридический аспект: сведения в ЭТК имеют такую же юридическую силу, что и записи в бумажной книжке. Отказ от оформления ЭТК влечет административную ответственность.

Пошаговая инструкция: как завести электронную трудовую книжку при приеме

Шаг 1: Получение согласия работника

При приеме на работу необходимо:

1. Включить в трудовой договор пункт об оформлении электронной трудовой книжки. Пример формулировки: «Стороны договорились об оформлении трудовой книжки в электронном виде с внесением сведений о трудовой деятельности работника в Единую информационную систему в сфере труда».
2. Получить от сотрудника письменное заявление (можно в свободной форме) о желании получить ЭТК. Если заявление не подано — по умолчанию оформляется электронный вариант.
3. Запросить у работника СНИЛС (страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования). Это ключевой идентификатор для работы с ЕИС Труд.

Шаг 2: Подготовка данных в программе 1С:ЗУП

Для автоматической передачи сведений в реестр необходима корректная настройка. Здесь важно помнить: 1С любит структурированные данные. Она работает со справочниками и классификаторами.

• Трудовые функции и коды ОКЗ: Для каждой должности в справочнике «Должности» или «Трудовые функции» необходимо указать соответствующий код Общероссийского классификатора занятий (ОКЗ). Это критически важно для корректного отражения деятельности в ЭТК.
• Настройка параметров выгрузки: В разделе «Настройка» -> «Параметры» -> «Электронная трудовая книжка» активируйте функцию передачи данных. Укажите реквизиты организации (ИНН, КПП) и подключите сервис «СБИС» или другого аккредитованного оператора ЕИС Труд (часто это встроено в облачные версии 1С).
• Проверка данных: Перед первой передачей убедитесь, что у всех сотрудников заполнены обязательные реквизиты: ФИО, дата рождения, СНИЛС, серия и номер паспорта.

Шаг 3: Первичная передача сведений (прием на работу)

После оформления приказа о приеме на работу и ввода данных о новом сотруднике в 1С:

1. В карточке сотрудника найдите раздел «Трудовая книжка» или «Электронная трудовая книжка».
2. Сформируйте и отправьте первичный сведения (форма ЕФС-1). В этом документе указываются:
   • Данные работодателя.
   • Данные работника (включая СНИЛС).
   • Дата приема на работу.
   • Наименование должности/профессии с указанием кода ОКЗ.
   • Основание приема (номер и дата приказа/трудового договора).
3. После успешной отправки система ЕИС Труд присвоит работнику уникальный идентификатор трудовой деятельности (УИТД). Его нужно сохранить и сообщить сотруднику. УИТД — это аналог номера бумажной книжки.

Шаг 4: Информирование работника

Сообщите сотруднику:

• О том, что его трудовая книжка оформлена в электронном виде.
• О присвоенном УИТД.
• Об инструкции по проверке своих данных через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Трудовая деятельность»).
• Что подпись работодателя в книжке не ставится, а достоверность сведений подтверждается электронной подписью (ЭП) организации.

Технические нюансы и работа с 1С:ЗУП

Как отмечают специалисты, 1С:ЗУП не любит работать с незнакомой для нее информацией. Она любит справочники и классификаторы. Поэтому:

• Все должности и профессии должны быть строго закодированы по ОКЗ. Используйте встроенные в 1С справочники или актуальные классификаторы с сайта Росстата.
• При увольнении или переводе также необходимо отправлять соответствующие сведения (формы ЕФС-1, ЕФС-2 и т;д.). Процесс аналогичен: формируем документ в 1С -> отправляем через оператора.
• Если в программе нет нужной трудовой функции или кода ОКЗ, их необходимо добавить в соответствующие справочники перед отправкой.
• Для работы с ЕИС Труд требуется квалифицированная электронная подпись (КЭП) организации. Убедитесь, что она действует и правильно подключена в настройках 1С.

Частые ошибки и как их избежать

1. Не указан или указан неверный код ОКЗ. Проверяйте соответствие названия должности и кода. Ошибка приведет к отклонению данных реестром.
2. Отсутствие или ошибка в СНИЛС. Это главный идентификатор. Перепроверяйте цифры у работника.
3. Не отправлен первичный документ (ЕФС-1) при приеме. Без этого в реестре не появится запись о начале трудовой деятельности.
4. Забыли про УИТД. Его необходимо сообщить работнику. Без него он не сможет идентифицировать себя в системе.
5. Использование устаревшей версии 1С. Убедитесь, что ваша конфигурация и типовые обработки для работы с ЭТК обновлены до актуальных версий, поддерживающих новые форматы обмена.

Что делать, если работник хочет бумажную книжку?

Если сотрудник подал письменное заявление на выдачу бумажного документа:

• Вы оформляете бумажную трудовую книжку в традиционном порядке (проставляете запись о приеме, ставите печать и подпись).
• Одновременно вы обязаны отправить сведения о приеме в ЕИС Труд (то есть, фактически, завести и электронную запись).
• В дальнейшем все записи (о переводах, увольнениях) будут вноситься и в бумажную, и в электронную книжку. Это дублирование, но закон требует и то, и другое.

Оформление электронной трудовой книжки при приеме на работу — это стандартная, но ответственная процедура. Ключ к успеху — точность первичных данных (особенно СНИЛС и код ОКЗ) и своевременная отправка первичного сведения (ЕФС-1) через настроенный канал обмена в 1С. Наладив этот процесс, вы обеспечиваете соблюдение закона и защиту интересов как работодателя, так и самого сотрудника.

Дата актуализации информации: 22 мая 2026 года. Перед применением проверяйте актуальность нормативных требований на официальных источниках.