С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон № 262‑ФЗ, который вводит электронную трудовую книжку (ЭТК) как обязательный документ для всех работников, у которых нет бумажной трудовой книжки или у которых трудовой стаж начинается после 1 января 2021 года. Система хранит зашифрованные сведения о трудовой деятельности гражданина в базе Фонда пенсионного и социального страхования РФ (СФР).
Кто заполняет ЭТК?
- Работодатель – формирует и передаёт в СФР отчёт ЕФС‑1 (или форму СТД‑Р) с данными о трудоустройстве, перемещении, увольнении и прочих кадровых событиях.
- СФР – принимает отчёт, проверяет корректность и сохраняет сведения в электронном реестре.
- Сотрудник – может просматривать свои данные через «Госуслуги», личный кабинет ПФР или выписку в формате PDF, полученную от работодателя.
Что необходимо подготовить перед заполнением?
- Регистрацию организации в системе Контур.Экстерн (или аналогичной системе, поддерживающей отправку ЕФС‑1).
- Получение электронной подписи (ЭП) для подписи отчётов.
- Сбор полной информации о сотруднике:
- ФИО, дата и место рождения;
- СНИЛС, ИНН (при наличии);
- Гражданство;
- Должность, код ОКДП (если есть);
- Дата приёма на работу, дата начала испытательного срока;
- Трудовой договор (номер, дата заключения);
- Сведения о предыдущих местах работы (если они фиксируются в ЭТК).
- Подготовка шаблона отчёта ЕФС‑1 в соответствии с актуальной формой, действующей с 30 декабря 2025 года (см. инструкцию Системы Кадры).
Пошаговая инструкция по заполнению ЭТК
Шаг 1. Авторизация в системе отправки отчётов
Войдите в личный кабинет Контур.Экстерн (или иной сервис, подключённый к СФР) используя логин, пароль и ЭП. Убедитесь, что у вас есть права «Кадровый специалист».
Шаг 2. Создание нового карточного события
В разделе «Кадры → Задачи → Электронная трудовая книжка» выберите действие «Приём на работу». Откроется форма ввода данных.
Обязательные поля формы ЕФС‑1
| Поле | Описание |
|---|---|
| СНИЛС | Идентификационный номер в системе ПФР |
| ФИО | Полное имя сотрудника |
| Дата рождения | ДД.ММ.ГГГГ |
| Гражданство | Код страны |
| Должность | Наименование должности согласно ОКДП |
| Дата приёма | Дата начала трудовых отношений |
| Дата начала испытательного срока | Если предусмотрен |
| Трудовой договор №/дата | Ссылка на документ |
| Основание приема | Трудовой договор, приказ, договор подряда и т.п. |
Шаг 3. Заполнение реквизитов о работодателе
Укажите:
- Полное наименование организации (по ОКПО);
- ИНН, КПП;
- Код ОКВЭД (вид деятельности);
- Адрес места нахождения.
Шаг 4. Прикрепление документов
К отчёту рекомендуется прикрепить сканы:
- Трудового договора;
- Приказа о приёме на работу;
- Согласия сотрудника на обработку персональных данных.
Шаг 5. Подписание и отправка отчёта
После проверки всех полей нажмите «Подписать ЭП» и «Отправить в СФР». Система выдаёт квитанцию об отправке с уникальным номером сообщения.
Шаг 6. Проверка статуса в СФР
Через 1‑2 рабочих дня в личном кабинете появиться статус «Принято». При ошибках система вернёт сообщение с указанием полей, требующих корректировки.
Шаг 7. Формирование выписки для сотрудника
Для выдачи сотруднику выписки выполните:
- Перейдите в раздел «Справки → Выписки из ЭТК»;
- Выберите сотрудника, укажите период и тип выписки (полная/краткая);
- Сформируйте PDF‑документ с электронной печатью СФР;
- Передайте файл сотруднику (по email, в личном кабинете или через МФЦ).
Особенности заполнения при разных кадровых событиях
Перевод внутри организации
Заполняется форма «Перевод (смена должности)». В отчёте указываются новые реквизиты должности, дата перевода и ссылка на приказ о переводе.
Увольнение
Для увольнения используется тип события «Увольнение». Необходимо указать:
- Дата увольнения;
- Основание (по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.);
- Наличие расчётов (выплата компенсаций, выходное пособие).
Временное приостановление работы (отпуск без сохранения заработной платы, командировка)
Эти события фиксируются отдельными записями, где указывается дата начала и окончания приостановления, а также причина.
Как сотруднику просмотреть свою электронную трудовую книжку?
- Зайдите на портал Госуслуги и авторизуйтесь.
- В разделе «Пенсионные услуги» выберите «Электронная трудовая книжка».
- Нажмите «Просмотр», система отобразит все записи, внесённые работодателем.
- При необходимости сформировать выписку – нажмите «Сформировать выписку», выберите формат PDF.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли исправить ошибку в уже отправленном отчёте?
Да. В случае обнаружения ошибки необходимо отправить корректирующий отчёт ЕФС‑1 (корректировка) с указанием оригинального номера сообщения и исправленными данными.
Какие сроки передачи данных в ЭТК?
Согласно ТК РФ, сведения о приёме, переводе и увольнении должны быть переданы в СФР не позднее 3 рабочих дней со дня соответствующего кадрового действия.
Нужна ли подпись сотрудника в электронном виде?
Для приёма на работу подпись сотрудника не требуется в ЭТК, но в трудовом договоре и приказе о приёме должна быть подпись (бумажная или электронная) в соответствии с внутренними правилами организации.
Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовые книжки?
Да, но в случае наличия ЭТК обязательным считается её ведение. Если у сотрудника уже есть бумажная книжка, в ней делается отметка «Электронная трудовая книжка ведётся в системе СФР», а дальнейшие записи вносятся только в ЭТК.
Полезные ссылки и ресурсы
- Официальный портал ПФР – справочная информация о ЭТК.
- Контур.Экстерн – сервис для формирования и отправки ЕФС‑1.
- Госуслуги – просмотр и получение выписок из ЭТК.
- Минтруд России – нормативные акты и методические рекомендации.
Электронная трудовая книжка упрощает процесс учёта трудового стажа, повышает прозрачность и ускоряет обмен информацией между работодателем, ПФР и работником. Главное – правильно собрать данные, своевременно сформировать и подписать отчёт ЕФС‑1, а также контролировать статус его обработки в СФР. При соблюдении всех требований процесс будет безошибочным, а сотрудник получит возможность быстро получить выписку о своём трудовом стаже в любой момент.
Дата публикации: