С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к их электронным аналогам — электронным трудовым книжкам (ЭТК). К 2026 году этот процесс достиг своего пика: более 70% россиян уже используют ЭТК, а большинство работодателей полностью перешли на цифровой формат ведения кадрового учёта. В этой статье вы найдёте подробное, пошаговое руководство по всем аспектам электронной трудовой книжки — от её сущности до оформления и перехода.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это не отдельный документ, а электронная база данных, хранящаяся в системе Социального фонда России (СФР). В ней фиксируются все сведения о трудовой деятельности гражданина:

• Места работы (наименование организации)
• Должности и профессии
• Дата приёма на работу и увольнения
• Основания для прекращения трудовых отношений
• Награды, поощрения, переводы
• Информация о стаже и пенсионных правах

Важно! В законодательстве РФ (Трудовой кодекс) нет понятия «электронная трудовая книжка» как отдельного документа. Это не PDF-файл, который вы получаете на руки. Это цифровая запись, доступная через личные кабинеты на Госуслугах и СФР.

Зачем нужна электронная трудовая книжка?

Преимущества ЭТК очевидны как для работников, так и для работодателей:

Для работников:

• Доступ в любое время — можно проверить свою трудовую историю 24/7 через Госуслуги или личный кабинет СФР.
• Надёжность — данные не потеряются, не испортятся, не будут подделаны.
• Удобство при смене работы, не нужно носить с собой бумажную книжку, не нужно ждать, пока её заполнят.
• Автоматический расчёт стажа — СФР сам формирует пенсионные права на основе данных ЭТК.
• Возможность получить выписку в формате PDF или XML для подачи в банк, вуз, на работу за границу.

Для работодателей:

• Снижение административной нагрузки — больше не нужно заполнять, хранить, учитывать бумажные книжки.
• Автоматизация — данные передаются в СФР через специальные программы (1С, Контур, Бизнес-СФР и др.)
• Снижение рисков — исключаются ошибки при заполнении, потери документов, штрафы за нарушения.
• Соответствие закону — с 2023 года все новые трудовые отношения оформляются только через ЭТК, если работник не заявил иное.

Кто обязан переходить на ЭТК? Обязательно ли?

С 1 января 2020 года вступили в силу изменения в Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1). Согласно им:

• Все работодатели (включая ИП) обязаны вести учёт трудовой деятельности в электронном виде.
• Новые работники, принятые на работу с 2020 года, автоматически получают ЭТК, если не подадут письменное заявление об отказе.
• Работники, уже имеющие бумажную трудовую книжку, могут выбрать формат: сохранить бумажную или перейти на электронную.

Важно! С 2023 года новые бланки бумажных трудовых книжек выдаются только тем, кто подал заявление об отказе от ЭТК. Все остальные — только электронные.

Пошаговая инструкция для работников: как оформить ЭТК

Шаг 1: Проверьте, есть ли у вас ЭТК

Зайдите на портал Госуслуги или СФР и авторизуйтесь через ЕСИА.

Перейдите в раздел: «Трудовая деятельность» → «Электронная трудовая книжка».

Если вы видите данные о вашей работе — ЭТК уже существует. Если пусто, значит, работодатель ещё не передал информацию.

Шаг 2: Выберите формат ведения

Если у вас ещё есть бумажная трудовая книжка, и вы хотите перейти на ЭТК:

1. Подготовьте заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец ниже).
2. Подайте его работодателю в письменной форме (на бумаге или в электронном виде, если есть корпоративный портал).
3. Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней передать ваши данные в СФР.
4. После передачи данных вы увидите их в личном кабинете на Госуслугах.

Образец заявления о переходе на ЭТК:

Заявление
Я, [ФИО полностью], паспорт: серия ____ № ______, выдан ____________, зарегистрирован по адресу: ____________,

прошу перейти с ведения трудовой книжки в бумажной форме на ведение электронной трудовой книжки в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.
Шаг 3: Получите выписку из ЭТК
Если вам нужна выписка (например, для получения кредита, приёма на новую работу, оформления пенсии):

Зайдите на Госуслуги → «Каталог услуг» → «Трудовая деятельность» → «Получение выписки из электронной трудовой книжки».
Выберите формат: PDF (для печати и просмотра) или XML (для передачи в системы бухгалтерии).
Нажмите «Получить» — выписка сформируется моментально.
Скачайте, распечатайте или отправьте по электронной почте.

Пошаговая инструкция для работодателей: как вести ЭТК
Шаг 1: Определите, как будете передавать данные
Работодатель обязан передавать сведения о трудовой деятельности в СФР в течение 1 рабочего дня после:

Приёма на работу
Перевода на другую должность
Увольнения
Изменения реквизитов организации

Способы передачи:

Через программу 1С (с подключённым модулем «Электронная трудовая книжка»)
Через сервис «Контур;Электронная трудовая книжка»
Через личный кабинет работодателя на сайте СФР (для малых компаний)
Через оператора ЭДО (электронного документооборота)

Шаг 2: Получите согласие работника
Если работник ещё не выбрал формат ведения:

С 1 января 2020 года — новые работники автоматически получают ЭТК, если не подали заявление об отказе.
Для старых работников с бумажной книжкой — обязательно нужно получить письменное согласие на переход на ЭТК.

Важно! Если работник не подал заявление — вы обязаны вести ЭТК. Если подал заявление об отказе — продолжаете вести бумажную книжку.
Шаг 3: Передайте данные в СФР
Пример для 1С:

Откройте модуль «Электронная трудовая книжка».
Выберите сотрудника, с которым заключён трудовой договор.
Заполните реквизиты приёма/увольнения.
Нажмите «Отправить в СФР».
Проверьте статус отправки — должен быть «Успешно».

После передачи данных работник получит уведомление в личном кабинете на Госуслугах.
Шаг 4: Храните бумажные книжки (если есть)
Если у вас есть сотрудники с бумажными трудовыми книжками:

Вы обязаны хранить их до момента, пока работник не запросит выписку или не уволится.
После увольнения, выдать книжку работнику в день увольнения (как и раньше).
Не уничтожайте старые книжки — они могут понадобиться для подтверждения стажа.

Как проверить, передаёт ли работодатель данные в СФР?
Работник может самостоятельно проверить, передаёт ли работодатель сведения:

Зайдите на СФР → «Личный кабинет» → «Электронная трудовая книжка».
Если в списке работодателей есть ваша организация — данные передаются.
Если после увольнения или приёма на работу данные не появились через 3 дня — обратитесь в бухгалтерию или в СФР по телефону ###-###-####.

Что делать, если данные в ЭТК неверные?
Если вы обнаружили ошибку (например, неверная должность, дата увольнения, отсутствует место работы):

Соберите доказательства: трудовой договор, приказы, выписки из старой книжки.
Напишите заявление работодателю с просьбой исправить данные.
Работодатель обязан в течение 5 рабочих дней направить исправленные данные в СФР.
Если работодатель игнорирует — обратитесь в Государственную инспекцию труда или в СФР напрямую.

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?
Да, можно. Каждый работник имеет право:

Подать заявление об отказе от ЭТК до 31 декабря 2026 года (срок может быть продлён).
После отказа работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку.
После отказа можно в любой момент вернуться к ЭТК, подав новое заявление.

Важно! Отказ от ЭТК не освобождает работодателя от обязанности передавать сведения в СФР — он должен вести оба формата: бумажную книжку и электронную базу.
Где хранятся данные ЭТК? Безопасно ли?
Все данные электронной трудовой книжки хранятся в защищённой базе Социального фонда России в соответствии с ФЗ-152 «О персональных данных».

Доступ имеют только: сам работник, работодатель (для передачи данных), СФР, Пенсионный фонд, органы соцзащиты.
Используется электронная цифровая подпись (ЭЦП) для передачи данных.
Нет риска утечки — данные не хранятся на облачных сервисах, не передаются третьим лицам.

Что будет с бумажными трудовыми книжками?
Бумажные трудовые книжки не отменены и не упразднены. Они остаются:

Для тех, кто подал заявление об отказе от ЭТК.
Для подтверждения стажа до 2020 года (если ЭТК не содержит этих данных).
Как юридический документ при оформлении пенсии, льгот, загранпаспорта.

С 2023 года новые бумажные книжки выдаются только на новых бланках с водяными знаками и защитой от подделок.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Можно ли получить ЭТК без Госуслуг?
Нет. Для доступа к ЭТК требуется авторизация на портале Госуслуг или в личном кабинете СФР. Без регистрации — доступ невозможен.
Вопрос 2: Что делать, если я уволился, а ЭТК не обновилась?
Свяжитесь с бухгалтерией бывшего работодателя. Если они не передали данные — подайте жалобу в СФР или трудовую инспекцию.
Вопрос 3: Нужно ли при устройстве на работу показывать ЭТК?
Нет. Работник не обязан предъявлять ЭТК. Работодатель сам запрашивает данные через СФР. Но может запросить выписку в PDF для архива.
Вопрос 4: Можно ли использовать ЭТК за границей?
Да. Выписка в формате PDF с электронной подписью СФР признаётся в большинстве стран ЕС, Китае, Турции и других. Для некоторых стран может потребоваться апостиль.
Вопрос 5: Сколько стоит оформление ЭТК?
Полностью бесплатно. Ни работодатель, ни работник не платят за создание, хранение или выдачу выписок из ЭТК.
Электронная трудовая книжка — это не просто цифровая замена бумажной. Это революция в кадровом учёте, которая делает трудовую историю каждого россиянина прозрачной, надёжной и доступной в любое время. К 2026 году ЭТК стала нормой, а не исключением.
Для работников — это свобода и контроль. Для работодателей, экономия времени, денег и рисков. Для государства — точные данные о занятости, стаже и пенсионных правах.
Главное правило: не игнорируйте ЭТК. Проверяйте свои данные хотя бы раз в год. Если что-то не так — действуйте сразу. Ваша трудовая история — это ваша будущая пенсия.
🔗 Полезные ссылки:

Госуслуги — Электронная трудовая книжка
Личный кабинет СФР
Официальный сайт Пенсионного фонда России
Роструд — рекомендации по ЭТК