С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек (ЭТК). С 2026 года все сведения о трудовой деятельности работника формируются работодателем в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд РФ (ПФР) для хранения. В этой статье мы разберём пошагово, как оформить ЭТК, какие требования предъявляются к работодателю и как работник может получить доступ к своим данным.
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это электронный реестр сведений о трудовой деятельности работника, который хранится в информационных ресурсах ПФР. В отличие от бумажной трудовой книжки, ЭТК создаётся и обновляется работодателем через электронный документооборот (ЭДО) и автоматически передаётся в ПФР.
- Содержит сведения о стаже работы, должностях, окладах, отработанных днях;
- Выписка из ЭТК формируется в PDF‑формате и заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью ПФР.
- Работник может получить доступ к данным через личный кабинет ПФР.
Юридические основы
Основные нормативные акты:
- Федеральный закон от 1 января 2020 года «Об электронных трудовых книжках».
- Трудовой кодекс РФ (поправки, внесённые в 2020 г.)
- Постановления ПФР, регламентирующие порядок формирования и передачи данных.
Обязанности работодателя:
- Обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности.
- Уведомить каждого работника до 30 июня 2020 г. включительно в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве и о праве выбора: сохранить бумажную трудовую книжку или вести её в электронном виде.
Что нужно для начала работы с ЭТК?
Для работодателя:
- Подключение к системе электронного документооборота (ЭДО) ПФР.
- Установка и настройка бухгалтерского ПО (например, 1С: Зарплата и управление персоналом).
- Обучение кадрового отдела работе с программой.
- Получение сертификата усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЕП) для передачи данных в ПФР.
Для работника:
- Регистрация в личном кабинете ПФР (через электронный ключ, BankID, Дія и т.д.).
- Возможность просматривать данные о стаже и получать выписки.
Как оформить электронную трудовую книжку работодателю
- Подключение к ПФР
Зарегистрируйтесь в системе ПФР как юридическое лицо. Получите доступ к порталу www.pfr.gov.ru и настройте электронный документооборот. - Настройка бухгалтерского ПО
Включите модуль «ЭТК» в 1С: Зарплата и управление персоналом. Укажите параметры компании: ИНН, ОГРН, КПП, адрес. - Обучение персонала
Проведите инструктаж для кадрового отдела: как вводить данные о найме, увольнении, смене должности, окладах. - Регистрация работника в системе
При приёме нового сотрудника создайте запись в системе. Введите ФИО, дату рождения, паспортные данные, дату начала работы. - Ввод сведений о трудовой деятельности
При каждом изменении в трудовом статусе работника (увольнение, перевод, повышение, смена оклада) обновляйте запись. Система автоматически формирует пакет данных для ПФР. - Передача данных в ПФР
Через ЭДО отправьте пакет данных. ПФР подтверждает получение и сохраняет сведения в реестре. - Проверка корректности
Регулярно проверяйте статус отправки в личном кабинете ПФР. При ошибках исправьте данные и повторно отправьте.
Как работник получает доступ к своей ЭТК
- Регистрация в личном кабинете ПФР
Перейдите по ссылке www.pfr.gov.ru/ru/PersonalAccount и авторизуйтесь через электронный ключ, BankID или Дія. - Просмотр сведений о стаже
В разделе «Трудовая книжка» вы увидите все записи, которые работодатель передал в ПФР. - Запрос выписки
Если вам нужна выписка в виде формы СТД‑Р (для текущего работодателя) или СТД‑ПФР (для всех работодателей), нажмите кнопку «Запросить выписку» и следуйте инструкциям. В ответ вы получите PDF‑файл, заверенный усиленной квалифицированной электронной подписью.
Как получить выписку из ЭТК (пример из практики)
Согласно статье Контур.Экстерн:
- Для сведений о работе в текущей организации – форма СТД‑Р.
- Для сведений о стаже по всем работодателям – форма СТД‑ПФР, которую можно запросить в Социальном фонде.
Как избежать ошибок при работе с ЭТК
- Проверяйте корректность вводимых данных (паспортные данные, даты начала/окончания работы).
- Не забывайте обновлять сведения при каждом изменении в трудовом статусе.
- Регулярно проверяйте статус отправки в ПФР (отсутствие ошибок – ключ к своевременному хранению данных).
- Обеспечьте резервное копирование данных в системе.
Преимущества электронных трудовых книжек
- Упрощённый доступ к данным для работника.
- Сокращение бумажной работы и затрат на печать.
- Быстрое получение выписок и подтверждений.
- Повышение прозрачности и надёжности хранения данных.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?
Да, но работодатель обязан уведомить работника о праве выбора. После выбора электронного формата бумажная книжка не требуется. - Что делать, если данные в ПФР не совпадают с данными в компании?
Свяжитесь с кадровым отделом для уточнения. При необходимости подайте запрос в ПФР через личный кабинет. - Как быстро получить выписку?
Обычно выписка формируется в течение 1–2 рабочих дней после запроса. - Можно ли оцифровать бумажную трудовую книжку самостоятельно?
Да, работник может самостоятельно отсканировать страницы и загрузить их в личный кабинет ПФР, но это не заменит официальную ЭТК, созданную работодателем.
Где посмотреть официальную информацию и последние обновления?
- Официальный портал ПФР: www.pfr.gov.ru
- Постановления ПФР по электронным трудовым книжкам (последние версии 2025‑09‑19, 2026‑05‑22).
- Блог «Пенсионный фонд РФ» – новости и инструкции.
Оформление электронных трудовых книжек в 2026 году – это обязательный шаг для всех работодателей, работающих в России. Следуя приведённому плану, вы сможете быстро и надёжно перейти на электронный формат, обеспечить доступ работникам к своим данным и выполнить все требования законодательства.
Если у вас возникли вопросы, не стесняйтесь обращаться в службу поддержки ПФР или к специалистам по кадровому учёту.