Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это современный способ документировать трудовую деятельность сотрудника в цифровом виде. Она заменяет традиционную бумажную форму и хранится в единой базе данных Социального фонда России (СФР). Ниже представлен пошаговый гайд‚ который поможет работодателю правильно оформить и вести ЭТК.
Что такое ЭТК и зачем она нужна
- Единая база данных – все сведения о трудовой деятельности сотрудника находятся в едином месте.
- Преимущества:
- Быстрый доступ к информации.
- Сокращение бумажного документооборота.
- Упрощение расчётов с Пенсионным фондом и другими органами.
- Повышение прозрачности и безопасности данных.
- ЭТК позволяет в любой момент получить выписку о стаже‚ подтверждающую наличие работы у конкретного работодателя.
Подготовка к созданию ЭТК
- Получить доступ к системе – войдите в личный кабинет на портале Госуслуг или в личный кабинет СФР.
- Утвердить права – убедитесь‚ что у вас есть роль «Работодатель» или «Кадровик»‚ позволяющая создавать и редактировать ЭТК.
- Подготовить документы:
- Копию паспорта работника.
- Скан бумажной трудовой книжки (если она есть).
- Сведения о предыдущих местах работы (договоры‚ справки).
- Выбрать форму – в системе доступна форма «СТД‑Р» (Сведения о трудовой деятельности)‚ которая используется для создания ЭТК.
Пошаговая инструкция по созданию ЭТК
Шаг 1. Открытие раздела «Электронные документы»
После входа в кабинет выберите пункт Электронные документы → Трудовая книжка.
Шаг 2. Создание новой записи
Нажмите кнопку Создать и выберите тип документа Электронная трудовая книжка.
Шаг 3. Заполнение реквизитов
- ФИО сотрудника – введите полностью.
- Дата рождения – укажите точную дату.
- Номер страхового свидетельства – при необходимости.
- Место работы – укажите название организации‚ даты приёма на работу и увольнения (если уже произошло).
- Должность – укажите текущую должность.
- Ставка – укажите размер оклада или иные выплаты.
Шаг 4. Прикрепление подтверждающих документов
Загрузите сканы:
- Трудового договора.
- Справки о работе.
- Копию бумажной трудовой книжки (если имеется).
Шаг 5. Сохранение и отправка
После заполнения всех полей нажмите Сохранить. Документ будет отправлен в СФР для подтверждения.
Шаг 6. Получение выписки
Через несколько дней (обычно 1‑3 рабочих дня) вы получите электронную выписку‚ которая и является готовой ЭТК. Её можно распечатать‚ отправить будущему работодателю или сохранить на компьютере.
Как вести ЭТК в течение года
После создания ЭТК необходимо регулярно обновлять её данные:
- Приём на работу – в течение 3‑5 рабочих дней после начала работы сотрудника в системе формируется запись о приёме.
- Изменения в трудовом статусе – при повышении‚ переводе‚ изменении ставки или увольнении необходимо обновить соответствующие поля.
- Отчётность – работодатели обязаны в установленные сроки (см. постановление Правительства РФ №590 от ) отправлять в Пенсионный фонд сведения о трудовой деятельности (форма ЕФС‑1).
- Периодический контроль – проверяйте актуальность данных минимум раз в квартал‚ чтобы избежать расхождений.
Преимущества использования ЭТК
- Моментальный доступ к информации о стаже сотрудника.
- Сокращение ошибок при вводе данных.
- Удобство передачи информации между работодателями‚ ПФР и СФР.
- Экономия ресурсов – отсутствие необходимости хранить и обслуживать бумажные документы.
- Повышение доверия со стороны сотрудников к компании.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Что делать‚ если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки?
Ответ: В этом случае все сведения о предыдущей работе вносятся на основе справок‚ договоров и иных подтверждающих документов‚ которые работодатель предоставляет в электронном виде.
Вопрос: Как получить выписку из ЭТК через Госуслуги?
Ответ: После входа в личный кабинет выберите раздел Электронные документы → Трудовая книжка → Получить выписку. Вы можете загрузить её в PDF‑формате.
Вопрос: Сколько времени сохраняются данные ЭТК?
Ответ: По закону данные хранятся в течение 75 лет с даты увольнения сотрудника‚ если иное не предусмотрено договором.
Создание электронной трудовой книжки – это простой‚ но важный процесс‚ который позволяет:
- Сохранить всю информацию о трудовой деятельности сотрудника в едином цифровом виде.
- Упростить взаимодействие с ПФР и СФР.
- Сократить административные расходы.
- Повысить прозрачность и доверие между работодателем и сотрудником.
Следуя описанной инструкции‚ вы сможете быстро оформить ЭТК‚ вести её в актуальном состоянии и использовать как официальный документ‚ подтверждающий стаж сотрудника.