Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Пока человек работает, оригинал его трудовой книжки хранится у работодателя, а на руки выдается только в редких случаях (например, при увольнении). Однако в жизни нередко возникают ситуации, когда требуется подтвердить факт работы, должность или стаж. Именно в таких случаях на помощь приходит заверенная копия. В этой статье мы подробно разберем, для чего она нужна и почему простая ксерокопия не подойдет.
Главные цели: для чего запрашивают заверенную копию
Заверенная копия трудовой книжки чаще всего требуется тогда, когда нужно официально подтвердить информацию о вашей работе. Простая незаверенная ксерокопия не имеет юридической силы, так как любой человек может подделать документ. Заверение же гарантирует его подлинность.
Оформление банковского кредита или займа
Это самая частая причина обращения за копией. Кредитные специалисты просят копию трудового документа с целью подтверждения фактической официальной занятости на момент оформления займа. Банку важно убедиться, что у заемщика есть стабильный источник дохода, и он сможет выплачивать долг. Также копия помогает банку оценить стаж работы в текущей организации и частоту смены мест работы.
Подтверждение трудового стажа
Заверенная копия бумажной трудовой книжки нужна для подтверждения трудового стажа работника. Это может понадобиться:
- При оформлении пенсии (для подтверждения выслуги лет);
- При получении различных государственных льгот и субсидий;
- В судебных разбирательствах (например, при спорах о стаже);
- Для подтверждения стажа работы при трудоустройстве по совместительству на другое место работы.
Оформление виз и загранпаспортов
Многие паспортно-визовые центры и консульства требуют предоставить информацию о месте работы заявителя. Заверенная копия служит для подтверждения трудового стажа, должности или факта работы, что помогает консульству убедиться в надежности заявителя и его привязке к родине.
Почему заверение критически важно?
Наличие заверительной надписи и печати защищает не только получателя документа, но и самого работника, а также организацию. Предоставление подложного документа преследуется по закону. Стоит отметить важный юридический нюанс: само по себе предъявление подложного документа в виде его копии лицом, осознающим, что совершения указанных действий достаточно для реализации преступного умысла, не свидетельствует об ошибочности квалификации содеянного. Доводы защитника о том, что ненадлежащим образом заверенные копии трудовой книжки и трудового договора не могут выступать предметом преступления, судами отклоняются. Именно поэтому правильное заверение — гарант юридической чистоты документа.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Чтобы копия имела законную силу, работодатель обязан оформить её строго по правилам. Заверьте бумажную трудовую книжку с учетом требований ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Шаг 1. Изготовление копии
Работодатель готовит копию трудовой книжки, строго соответствующую оригиналу. Все страницы, включая оборотные, должны быть полностью скопированы.
Шаг 2. Выбор способа заверения
Поскольку трудовая книжка — это многостраничный документ, у работодателя есть два варианта:
- Заверить каждый лист копии отдельно.
- Заверить все листы вместе. Для этого страницы нужно пронумеровать, прошить и проставить заверительную отметку на прошивке.
Шаг 3. Проставление заверительной надписи
Копию трудовой книжки для банка и любых других целей оформляют и заверяют одинаково. На последней странице копии после последней записи обязательно пишут: «Работает по настоящее время».
Если работнику нужна копия, чтобы подать в другую организацию (для внешнего использования), обязательно нужно указать место, где хранится оригинал. Согласно ГОСТу, для проставления отметки работодатель может использовать специальный штамп или написать от руки.
Образец заверения обязательно содержит такую строку:
«Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле … за … год».
Эта надпись необходима, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала. Запись завизируется печатью или штампом работодателя.
Особые случаи заверения
- Если копию заверяет не руководитель: Если копия трудовой книжки заверена лицом, которое не имеет права действовать от лица организации без доверенности (например, кадровиком или бухгалтером), то для подтверждения его полномочий по заверению документов необходимо указать его должность и основание полномочий.
- Если работник безработный: Если гражданин безработный и трудовая книжка у него на руках, ему нужно обратиться к нотариусу. В нотариальной конторе заверят копию трудовой и работающему человеку — для этого он просит у работодателя оригинал документа под расписку, относит нотариусу, а затем возвращает его обратно в организацию.
Заверенная копия трудовой книжки, это важнейший документ, который служит официальным подтверждением вашей занятости, должности и стажа. Будь то оформление кредита, получение визы или устройство на работу по совместительству — правильное заверение документа по ГОСТу гарантирует, что ваши интересы будут защищены, а инстанции получат достоверную информацию. Всегда следите за тем, чтобы на копии стояли все необходимые отметки, печать и подпись уполномоченного лица.