С 2021 года в России начался постепенный переход от традиционных бумажных трудовых книжек к современной электронной системе учёта трудовой деятельности, электронной трудовой книжке (ЭТК). К 2026 году этот процесс завершён в своей основной фазе: все новые сотрудники получают исключительно электронные записи, а владельцы бумажных книжек могут добровольно перейти на цифровой формат. В этой статье мы подробно разберём, как проходит переход, какие шаги нужно предпринять, где посмотреть данные и какие документы оформлять — для работников и работодателей.

Почему происходит переход на электронную трудовую книжку?

Переход на ЭТК обусловлен несколькими ключевыми причинами:

• Устранение рисков потери или порчи — бумажные книжки могут быть утеряны, испорчены, подделаны.
• Упрощение учёта — работодатели больше не ведут ручной учёт, а передают данные напрямую в Пенсионный фонд РФ (ПФР).
• Доступность информации — сотрудник может в любое время проверить свою трудовую историю через порталы Госуслуг или Личный кабинет на сайте ПФР.
• Снижение административной нагрузки, автоматизация процессов сокращает ошибки и время на оформление кадровых документов.

Кто и когда должен получать электронную трудовую книжку?

Правила различаются в зависимости от даты трудоустройства:

С 1 января 2021 года

Все новые сотрудники, которые трудоустраиваются впервые, получают только электронную трудовую книжку; Бумажная книжка им не выдаётся и не заводится.

С 1 января 2022 года

Это правило стало обязательным для всех работодателей без исключения. Даже если сотрудник ранее имел бумажную книжку, при повторном трудоустройстве (если он не подал заявление о сохранении бумажного варианта) ему создаётся ЭТК.

Для сотрудников с бумажной трудовой книжкой

Работники, имеющие бумажную трудовую книжку, могут добровольно перейти на электронный формат в любое время. Переход не является обязательным, никто не может заставить сотрудника отказаться от бумажной книжки.

Как оформить переход на электронную трудовую книжку: пошаговая инструкция

Шаг 1: Подача заявления сотрудником

Сотрудник должен написать письменное заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Заявление можно подать:

• в бумажном виде — лично или через почту;
• в электронном виде — через корпоративный портал, ЭДО (электронный документооборот) или сервисы типа Nopaper, СБИС, 1С.

Образец заявления:

Заявление
Я, [ФИО полностью], [дата рождения], паспорт: [серия, номер, кем и когда выдан], [адрес регистрации], прошу перевести мою трудовую книжку в электронный формат в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Подпись: _______________ [ФИО]

Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Работодатель обязан внести запись о переходе в бумажную трудовую книжку в течение трёх рабочих дней с момента получения заявления.

Форма записи:

Запись в трудовой книжке:
«На основании письменного заявления работника от «___» ___________ 2026 г. сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.»

Запись делается в графе «Сведения о работе» — в последнюю строку, после последней записи о трудоустройстве. Номер и дата записи указываются по порядку.

Шаг 3: Выдача бумажной трудовой книжки на руки

После внесения записи бумажная трудовая книжка выдаётся сотруднику на руки под расписку. В книге учёта движения трудовых книжек в графе 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» делается запись:

«Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.»

Шаг 4: Передача данных в Пенсионный фонд РФ

Работодатель обязан в течение не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем подачи заявления, передать в ПФР сведения о переходе с помощью формы ЕФС-1 (подраздел 1.1).

Форма ЕФС-1 подаётся в электронном виде через:

• СБИС (Сбербанк-Информационные системы);
• 1С:Предприятие (с модулем «Электронная трудовая книжка»);
• Электронный кабинет работодателя на сайте ПФР;
• Другие аккредитованные операторы ЭДО.

Важно! Без передачи ЕФС-1 электронная трудовая книжка не будет сформирована, даже если заявление подано и запись внесена.

Где посмотреть электронную трудовую книжку?

Сотрудник может получить доступ к своей ЭТК через следующие официальные каналы:

1. Портал «Госуслуги» — после регистрации и подтверждения профиля перейти в раздел «Кадровые документы» → «Электронная трудовая книжка».
2. Личный кабинет на сайте Пенсионного фонда РФ — https://es.pfrf.ru (требуется подтверждённая учётная запись на Госуслугах).
3. Мобильное приложение «Пенсионный фонд России» — доступно для iOS и Android.
4. МФЦ — можно заказать выписку из ЭТК в бумажном виде (бесплатно).

В электронной трудовой книжке отображаются:

• все места работы с датами;
• должности и специальности;
• причины увольнения;
• награды и поощрения (если указаны в приказах);
• сведения о переводах и дополнительных обязанностях.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода?

После перехода на ЭТК бумажная трудовая книжка не уничтожается и не изымается. Она остаётся у сотрудника как:

• документ, подтверждающий трудовой стаж до перехода;
• источник информации для расчёта пенсии;
• доказательство трудового стажа при оформлении льгот, компенсаций, пособий.

Работодатель обязан хранить бумажные трудовые книжки в течение 50 лет после увольнения сотрудника — как и раньше.

Частые вопросы и мифы

Миф: «Электронная трудовая книжка заменяет бумажную полностью»

Факт: Нет. Бумажная книжка остаётся действительной и важной. ЭТК — это дополнительный, цифровой формат учёта, а не замена.

Миф: «Работодатель может заставить перейти на ЭТК»

Факт: Переход исключительно добровольный. Любое принуждение — нарушение Трудового кодекса РФ (ст. 66.1).

Миф: «Нужно сдавать бумажную книжку в ПФР»

Факт: Нет. Бумажная книжка остаётся у сотрудника. ПФР получает только электронные данные через форму ЕФС-1.

Миф: «ЭТК нельзя использовать при устройстве на новую работу»

Факт: Новая организация может запросить выписку из ЭТК через Госуслуги или ПФР. Сотрудник также может предоставить распечатку с личного кабинета, она имеет юридическую силу.

Что делать работодателю в 2026 году?

Для работодателей ключевые действия:

1. Для новых сотрудников — не заводить бумажные трудовые книжки. Создавать ЭТК автоматически при приёме на работу.
2. Для действующих сотрудников — при получении заявления — внести запись в бумажную книжку и выдать её на руки в течение 3 рабочих дней.
3. Сдать ЕФС-1 (подраздел 1.1) — не позднее 25 числа следующего месяца.
4. Обновить внутренние регламенты — включить процедуру перехода на ЭТК в положение об учёте трудовой деятельности.
5. Обучить кадровиков — работа с ЭТК требует знания новых форм и сроков.

Переход от бумажной трудовой книжки к электронной, это не просто техническое обновление, а важный шаг в цифровизацию кадрового учёта в России. Он повышает прозрачность, снижает риски ошибок и упрощает жизнь как сотрудникам, так и работодателям.

Главное правило: переход на ЭТК, добровольный, но если сотрудник решил перейти — работодатель обязан соблюсти все формальности: получить заявление, внести запись, выдать книжку и передать данные в ПФР в установленные сроки.

С 2026 года электронная трудовая книжка — это не будущее, а настоящее. Уже более 70% россиян имеют ЭТК. Оставайтесь в курсе изменений — и ваша кадровая служба будет работать эффективно, безопасно и в полном соответствии с законом.

Полезные ссылки:
— Официальный сайт Пенсионного фонда РФ
— Портал Госуслуги
— КонсультантПлюс, ТК РФ, ст. 66.1