Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это современный способ ведения трудовой документации, который заменил бумажный аналог. После увольнения сотрудника возникает вопрос: куда переходит электронная трудовая книжка и как её можно получить? Ниже подробно рассматриваем все возможные варианты хранения, права доступа и процедуры получения.
Кто хранит электронную трудовую книжку после увольнения
Согласно Трудовому кодексу РФ и Федеральному закону «О персональных данных», электронная трудовая книжка является персональным документом работника. После увольнения она не передаётся в государственные органы автоматически, а остаётся в ведении:
- Работодака – в течение всего срока действия трудовых отношений и после их прекращения.
- Службы кадров или HR‑отдела организации.
- Архиву компании (если он оформлен в соответствии с нормами хранения документов).
Организация обязана обеспечить сохранность ЭТК в течение 5 лет после увольнения (или дольше, если это предусмотрено внутренними нормативными актами). После истечения срока конфиденциальные данные подлежат уничтожению в соответствии с законом о персональных данных.
Возможность передачи в другую организацию
Если новый работодатель требует увидеть ЭТК, уволенного сотрудника могут передать копию или выписку из неё. Делается это только по его письменному запросу и с согласия текущего работодателя. При передаче данных необходимо соблюдать требования ФЗ-152 о защите персональных данных.
Как получить электронную трудовую книжку после увольнения
Получить ЭТК может только сам сотрудник или его уполномоченный представитель. Ниже перечислены основные шаги:
- Подача письменного запроса в отдел кадров или в отдел по работе с персоналом.
- Указание цели получения (например, устройство в новой компании, оформление документов и т.д.).
- Предоставление копии паспорта и, при необходимости, доверенности представителя.
- Получение выписки или полного протокола ЭТК.
Важно помнить, что работодатель не может отказывать в предоставлении ЭТК, если запрос оформлен правильно и не противоречит закону.
Онлайн‑доступ к ЭТК
В некоторых компаниях сотрудники могут пользоваться персональным кабинетом на корпоративном портале, где доступна электронная трудовая книжка в режиме 24/7. После увольнения доступ обычно блокируется, но в течение определённого времени (обычно 30 дней) сотрудник может запросить выгрузку данных.
Что делать, если работодатель отказывается выдавать ЭТК
Если по какой‑то причине работодатель отказывается предоставить электронную трудовую книжку, у сотрудника есть несколько легальных путей защиты прав:
- Обращение в трудовую инспекцию – подача жалобы на нарушение Трудового кодекса.
- Письменное требование в течение 30 дней с даты увольнения.
- Обращение в суд – в случае невозможности решить вопрос мирным путём.
В большинстве случаев работодатель вынужден предоставить копию ЭТК в течение 10‑15 рабочих дней после получения официального запроса.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1. Можно ли хранить ЭТК в личных электронных хранилищах (например, в облаке)?
Ответ: Да, при условии, что вы используете надёжный сервис с шифрованием данных и сохраняете доступ к нему. Однако официально хранить её в личных облаках не рекомендуется – лучше держать копию в официальных документах у текущего или бывшего работодателя.
Вопрос 2. Сколько времени можно хранить ЭТК после увольнения?
Ответ: По закону – до 5 лет. После истечения срока данные подлежат уничтожению, если иное не предусмотрено коллективным договором или внутренними нормами компании.
Вопрос 3. Можно ли получить ЭТК в электронном виде (PDF) после увольнения?
Ответ: Да, большинство организаций предоставляют выписку в формате PDF или в виде скана оригинального документа. При этом важно, чтобы документ имел электронную подпись работодателя, подтверждающую его подлинность.
Электронная трудовая книжка после увольнения остаётся в собственности бывшего работодателя, однако сотрудник имеет право запросить её копию или выписку. Главное – своевременно подать письменный запрос, соблюдать сроки и знать свои права. При возникновении спорных ситуаций рекомендуется обращаться в трудовую инспекцию или в суд.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению или получению ЭТК, оставляйте комментарий ниже – мы постараемся помочь!
Источники:
- Трудовой кодекс РФ, статья 64.
- Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных».
- Руководство по хранению и уничтожению кадровых документов (Методические рекомендации Министерства труда).