Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ‚ в котором фиксируються сведения о трудовой деятельности работника․ После увольнения место хранения и доступ к ней регулируются рядом нормативных актов․ Ниже подробно рассматриваем‚ где находится ЭТК после прекращения трудовых отношений․
Основные принципы хранения ЭТК
ЭТК не хранится на физическом носителе‚ а размещается в электронных базах Социального фонда России (СФР)․ Данные вносятся работодателем через форму ЕФС‑1 и обновляются в онлайн‑сервисе․
Кто отвечает за хранение?
- Работодатель (владелец организации) передаёт сведения в СФР․
- Сам СФР обеспечивает защищённый доступ к базе данных․
- При необходимости выдаётся бумажная выписка из ЭТК․
Что происходит с ЭТК после увольнения?
После того как сотрудник официально уходит с работы‚ в ЭТК появляется запись об увольнении с указанием причины․ Далее следует несколько вариантов дальнейшего обращения с документом․
Хранение на серверах организации
Обычно ЭТК остаётся на серверах организации‚ где работал сотрудник․ Доступ к ней может быть предоставлен только через защищённый портал после подтверждения личности (ЭЦП или СМС)․
Выдача работнику
Если работник подал заявление менее чем за три рабочих дня до увольнения‚ он имеет право получить ЭТК не позднее дня увольнения (п․ 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек‚утв․ приказом Минтруда России от № 320н)․
Хранение в архиве предприятия
Если после увольнения документ не был получен работником и он не дал согласия на получение по почте‚ он помещается в архив организации до момента‚ когда его потребуют (п․ 43 Приказа о ТК)․
Как получить доступ к ЭТК после увольнения?
Доступ к электронным сведениям открывается через несколько каналов:
- Личный кабинет на портале «Госуслуги» – застрахованные лица могут просматривать сведения своей ЭТК‚ подтвердив личность․
- Мобильные приложения – официальные приложения СФР и Минтруда позволяют просматривать ЭТК в любое время․
- Печать бумажной выписки – при необходимости в любой МФЦ можно запросить выписку из ЭТК․
Особенности передачи данных в Социальный фонд России
Передача сведений о сотруднике в СФР регулируется Федеральным законом от № 27‑ФЗ․ Этот процесс включает:
- Формирование данных работодателем в формате ЕФС‑1․
- Отправку информации в СФР в течение установленного срока․
- Обновление записи об увольнении в электронной базе․
Краткое резюме
После увольнения электронная трудовая книжка обычно остаётся на серверах организации‚ но доступ к ней открывается через:
- Защищённый портал СФР (после подтверждения личности)․
- Личный кабинет на портале «Госуслуги»․
- Мобильные приложения․
- Бумажную выписку‚ которую можно получить в МФЦ․
Если работник не получил ЭТК в установленный срок‚ документ может быть сохранён в архиве организации до его запроса․
Автор статьи: информационный материал‚ собранный из открытых источников‚ актуален на 22 мая 2026 года․