С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — новый формат учёта трудового стажа, который постепенно заменяет традиционные бумажные документы. К 2026 году переходный период завершён, и теперь работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности всех сотрудников в электронном виде. Однако никто не имеет права заставлять вас отказаться от бумажной трудовой книжки. В этой статье мы подробно разберём: что говорит закон, как правильно оформить заявление, можно ли отказаться от ЭТК и что делать, если вас «заставляют» подписать документ.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). В ней автоматически отражаются все сведения о вашей трудовой деятельности: места работы, должности, причины увольнения, награды и другие данные, которые работодатель передаёт в ПФР.

Преимущества ЭТК:

• Нет риска потери или порчи документа;
• Доступ к данным — в любое время через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
• Ускорение процессов при трудоустройстве и оформлении пенсии;
• Меньше бюрократии и ошибок при учёте стажа.

Законодательная база: что говорит Трудовой кодекс РФ?

Основной нормативный акт — статья 66.1 Трудового кодекса РФ. В ней чётко прописано:

1. Работник имеет право выбора: вести трудовую книжку в бумажном виде, в электронном виде или в обоих форматах одновременно.
2. Работодатель не вправе принуждать сотрудника к переходу на ЭТК.
3. Если работник ранее выбрал бумажную книжку, он может в любой момент подать заявление о переходе на электронный формат.
4. Если работник не подаст заявление — работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку и одновременно передаёт сведения в ПФР (это обязательное требование с 2020 года).

Важно! С 1 января 2026 года все работодатели обязаны вести учёт трудовой деятельности только в электронном виде, но это не означает, что бумажная книжка упразднена. Если вы не подавали заявление о переходе — ваша бумажная книжка остаётся действительной, и работодатель обязан её хранить и обновлять.

Могут ли заставить написать заявление на электронную трудовую книжку?

Нет, не могут. Любое давление, угрозы, ультиматумы или манипуляции (например: «Если не подпишете, не получите премию», «Без заявления не оформим отпуск», «Это обязательно») — это нарушение трудового законодательства.

Согласно статье 22 ТК РФ, работодатель не вправе ограничивать права работника или создавать неблагоприятные условия труда. Подписание заявления на ЭТК — это добровольное действие.

Что делать, если вас заставляют?

• Попросите письменное объяснение — почему это «обязательно».
• Запишите разговор (если возможно) или сохраните переписку.
• Обратитесь в трудовую инспекцию (Роструд) или прокуратуру.
• Подайте жалобу на сайт Госуслуги или в ПФР — они обязаны реагировать на нарушения.

Как правильно написать заявление на электронную трудовую книжку?

Унифицированной формы заявления не существует. Вы можете написать его в свободной форме — от руки или на компьютере. Главное — соблюсти структуру делового письма и указать ключевые данные.

Образец заявления на электронную трудовую книжку

Ниже приведён корректный и юридически грамотный образец заявления, соответствующий требованиям ТК РФ и рекомендациям КонсультантПлюс и ПФР:

Заявление

Я, [ФИО полностью], [дата рождения], [должность], [табельный номер — при наличии],
прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Также прошу выдать мне на руки мою бумажную трудовую книжку с отметкой о переходе на электронный формат.

Подпись: _____________

Ф.И.О. (расшифровка): ______________

Что обязательно нужно указать в заявлении?

• Ваше полное ФИО;
• Дата рождения;
• Должность и табельный номер (если есть);
• Чёткую просьбу: «Вести трудовую книжку в электронном виде»;
• Просьбу о выдаче бумажной книжки на руки — это важно, чтобы работодатель прекратил нести ответственность за её хранение;
• Дата и подпись — без подписи заявление не имеет юридической силы.

Где подавать заявление?

Заявление подаётся непосредственно работодателю, в кадровую службу или лично руководителю. Лучше подавать в двух экземплярах: один оставляете у себя с отметкой о принятии (подпись, дата, печать).

Что происходит после подачи заявления?

1. Работодатель вносит запись в личное дело сотрудника: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде на основании заявления от [дата]».
2. Работодатель выдаёт вам бумажную трудовую книжку с отметкой: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронном виде» (по форме СТД-Р).
3. После этого работодатель больше не ведёт бумажную книжку — все новые записи (приёмы, увольнения, перевода) передаются в ПФР в электронном виде.
4. Вы можете в любое время получить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуги.

Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке?

Да, можно. Если вы передумали и хотите снова использовать бумажную трудовую книжку — вы вправе подать новое заявление. Работодатель обязан прекратить передачу данных в ПФР и начать вести бумажную книжку. Однако учтите: все сведения, уже переданные в ЭТК, останутся в электронной базе ПФР — их нельзя удалить.

Что делать, если вы потеряли бумажную трудовую книжку?

Если вы подали заявление на ЭТК и потеряли бумажную книжку — это не проблема. Все данные о вашем стаже хранятся в ПФР. Вы можете:

• Запросить выписку из ЭТК через Госуслуги или ПФР;
• При трудоустройстве предоставить эту выписку вместо бумажной книжки;
• Если работодатель требует бумажную книжку — укажите, что она заменена ЭТК, и приложите выписку.

Частые ошибки и мифы

Миф 1: «ЭТК — это обязательный переход»

Ложь. Выбор остаётся за вами. Даже если все коллеги перешли на ЭТК — это не означает, что вы обязаны.

Миф 2: «Без заявления на ЭТК я не смогу устроиться на работу»

Ложь. Работодатель обязан принять вас и вести бумажную трудовую книжку, если вы не подали заявление на ЭТК.

Миф 3: «Я потеряю стаж, если не подпишу заявление»

Ложь. Стаж автоматически учитывается в ПФР по СНИЛС. Даже без ЭТК и без бумажной книжки — ваш стаж будет учтён, если работодатель правильно отчитывается в ПФР.

Миф 4: «Заявление нужно подавать до 31 декабря 2020 года»

Ложь. Это был срок для первоначального перехода. Сейчас вы можете подать заявление в любой момент — даже через 10 лет.

Никто не имеет права заставлять вас писать заявление на электронную трудовую книжку. Это ваше личное решение, защищённое законом. Если вы хотите удобства — переходите на ЭТК. Если вам комфортнее с бумажной книжкой — оставайтесь с ней. Главное — не поддавайтесь давлению.

Если вы всё же решили перейти на ЭТК, используйте приведённый выше образец заявления. Он прост, понятен и соответствует закону. Сохраните копию заявления и получите бумажную книжку с отметкой — это ваша страховка на будущее.

Помните: ЭТК — это не замена вашему праву на трудовую книжку, а её цифровое развитие. Вы — хозяин своей трудовой истории. И ваш выбор всегда должен быть свободным.

Скачать образец заявления

Вы можете скачать готовый бланк заявления в формате DOCX по ссылке: Скачать образец заявления на электронную трудовую книжку (DOCX)

Все документы соответствуют законодательству РФ на 2026 год.

Информация проверена юристами и соответствует Трудовому кодексу РФ, ФЗ-439-ФЗ и рекомендациям ПФР.