Обновлено: 22 мая 2026 года

С 1 января 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки․ Этот процесс был инициирован для цифровизации системы учета трудовой деятельности и предоставления гражданам удобного доступа к информации о своем трудовом стаже․

Согласно законодательству:

• Для граждан, начавших трудовую деятельность после 1 января 2020 года, трудовая книжка ведется только в электронном формате
• Работники с трудовым стажем до 2020 года могут выбрать:
  • вести бумажную трудовую книжку
  • вести электронную трудовую книжку
  • вести обе книжки одновременно

Права работников: что говорит закон

Для сотрудников с опытом работы до 2021 года

Сотрудники, имеющие трудовой стаж до 2021 года, имеют право:

1. Продолжать вести бумажную трудовую книжку наряду с электронной
2. Полностью перейти на электронный формат, подав соответствующее заявление работодателю
3. Оставить только бумажный вариант, если не подали заявление о переходе на электронный формат

Для новых сотрудников (стаж после 2020 года)

Для граждан, впервые устроившихся на работу после 1 января 2020 года:

• Трудовая книжка ведется только в электронном формате
• Бумажная трудовая книжка не оформляется
• Все записи о трудовой деятельности вносятся в электронную трудовую книжку

Что делать с бумажной трудовой книжкой при наличии электронной

Вариант 1: Оставить бумажную трудовую книжку

Если вы не хотите переходить на электронный формат, вам необходимо:

• Не подавать заявление о переходе на электронную трудовую книжку
• Продолжать хранить бумажную трудовую книжку у работодателя
• Получать обновления в бумажный вариант при каждом изменении трудовой деятельности

Вариант 2: Перейти на электронную трудовую книжку

Если вы решили перейти на электронный формат, выполните следующие действия:

1. Подайте заявление работодателю о переходе на электронную трудовую книжку
2. Получите бумажную трудовую книжку на руки с отметкой о сделанном выборе
3. Все последующие записи будут вноситься только в электронный формат

Образец заявления можно найти на сайте Пенсионного фонда России или у работодателя․

Вариант 3: Вести обе книжки одновременно

Возможно совмещение форматов:

• Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя
• Электронная трудовая книжка ведется параллельно
• Все изменения вносятся в оба формата

Это возможно только для сотрудников с трудовым стажем до 2021 года․

Что делать с бумажной трудовой книжкой при увольнении

Если вы выбрали электронный формат

При увольнении:

• Работодатель выдает вам бумажную трудовую книжку с отметкой о переходе на электронный формат
• Все записи о трудовой деятельности дублируются в электронном формате
• Вы получаете бумажную книжку на руки с последней записью

Если вы сохранили бумажный формат

При увольнении:

• Работодатель выдает вам бумажную трудовую книжку с последней записью
• Все изменения вносились только в бумажный вариант
• Электронная трудовая книжка содержит дублирующую информацию

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Преимущества электронной трудовой книжки

• Удобный доступ: информацию можно получить через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуг
• Защита от потери: электронный документ невозможно потерять или повредить
• Автоматическое обновление: записи вносятся автоматически при смене места работы
• Цифровая доступность: возможность быстро предоставить информацию при устройстве на работу

Недостатки электронной трудовой книжки

• Технические сбои: возможны проблемы с доступом к информации при неполадках в системе
• Зависимость от интернета: для доступа к информации требуется подключение к сети
• Ограниченный доступ: не все работодатели могут оперативно предоставить информацию из ЭТК
• Невозврат к бумаге: после перехода на электронный формат вернуться к бумажному варианту нельзя

Часто задаваемые вопросы

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, это возможно․ Для сотрудников с трудовым стажем до 2021 года закон позволяет вести обе книжки одновременно․ Для этого не нужно предпринимать никаких дополнительных действий, кроме как не подавать заявление о переходе на электронный формат․

Что будет, если я не подам заявление о переходе на электронную трудовую книжку?

Если вы не подадите заявление, работодатель продолжит вносить записи в вашу бумажную трудовую книжку․ Электронная трудовая книжка будет формироваться параллельно, но изменения в бумажный вариант вноситься не перестанут․

Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на электронную?

Нет, это невозможно․ После того как вы подали заявление о переходе на электронный формат и получили бумажную трудовую книжку с соответствующей отметкой, вернуться к ведению только бумажного варианта уже нельзя․

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки при устройстве на работу?

Вы можете предоставить:

• Выписку из электронной трудовой книжки (доступна через личный кабинет на сайте ПФР)
• Справку о трудовом стаже из Пенсионного фонда
• Заверенную копию записи из электронной трудовой книжки

Рекомендации для работников

• Проверьте свой статус: уточните у работодателя, какая форма ведения трудовой книжки у вас используется
• Сохраните бумажную книжку: даже если вы перешли на электронный формат, бумажный вариант может пригодиться в некоторых ситуациях
• Следите за обновлениями: регулярно проверяйте информацию в электронной трудовой книжке на наличие ошибок
• Подавайте заявление осознанно: переход на электронный формат необратим, поэтому хорошо подумайте перед тем, как его сделать
• Получите консультацию: при возникновении вопросов обращайтесь в Пенсионный фонд или к работодателю

Переход на электронные трудовые книжки — это часть цифровой трансформации в России․ Хотя бумажные аналоги пока не отменены, их роль постепенно уменьшается․ Работники имеют право выбирать формат ведения трудовой книжки, но должны помнить о последствиях своих решений․

Если у вас остались вопросы, обратитесь к работодателю или в Пенсионный фонд России для получения дополнительной информации и консультации․

Помните: ваш выбор должен быть осознанным, так как после перехода на электронный формат вернуться к бумажному варианту будет невозможно․