Перевод сотрудника на другую должность или в другое структурное подразделение – одна из самых распространённых кадровых процедур. Правильное оформление такого перехода в трудовой книжке имеет важное значение как для работника (сохранение непрерывного трудового стажа), так и для работодателя (соблюдение требований ТК РФ и избежание споров). В данной статье подробно рассмотрены нормативные основания, виды переводов, порядок оформления документов и образец записи в трудовой книжке.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие перевод работника, содержатся в:

• Трудовом кодексе РФ (ст. 66, 66.1, 70, 72, 72.1, 77, 81, 178);
• Правилах ведения и хранения трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда России от № 782н);
• Федеральном законе «О персонифицированном учёте» (ст. 6, 11).

Согласно ст. 66 ТК РФ, запись о переводе на другую работу (должность) вносится в трудовую книжку каждый раз, когда перевод носит постоянный характер. Временное исполнение иных функций без изменения трудового договора не отражается в книжке.

Виды переводов

В зависимости от условий перевода выделяют три основных случая:

1. Перевод на новую должность в том же подразделении того же работодателя;
2. Перевод в другое структурное или региональное подразделение того же работодателя;
3. Перевод к другому работодателю (включая переход внутри одной группы компаний).

При переводе к другому работодателю процедура оформляется как увольнение по п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ и последующее приём на работу в новой организации.

Порядок оформления перевода

Подготовка согласия работника

Перевод возможен только с добровольного согласия сотрудника, выраженного в письменном заявлении или в рамках дополнительного соглашения к трудовому договору.

Издание приказа работодателя

После получения согласия издаётся приказ о переводе (форма Т-8 или иная, утверждённая внутренними нормативными актами). Приказ должен содержать:

• дату вступления перевода в силу;
• наименование прежней и новой должности (или подразделения);
• основание (заявление работника, дополнительное соглашение и т.п.).

Внесение записи в трудовую книжку

Запись делает уполномоченное лицо (как правило, специалист отдела кадров) не позднее дня издания приказа. Запись вносится в раздел «Сведения о работе» (графа 3) и состоит из следующих элементов:

• дата (число, месяц, год) – арабскими цифрами, месяц и день двузначными;
• наименование организации (если меняется работодатель);
• должность, на которую осуществлён перевод;
• примечание о характере перехода (постоянный перевод, перевод по инициативе работника и т.д.).

Оформление в новой организации (при переводе к другому работодателю)

Служба персонала новой компании:

• заключает трудовой договор;
• издаёт приказ о приёме на работу;
• вносит запись о приёме в трудовую книжку (графа 3).

Образец записи в трудовой книжке

Ниже приведён типовой вариант оформления постоянного перехода сотрудника на другую должность в рамках одного работодателя.

2026 05 23 ООО «Пример» Перевод на должность ведущего специалиста отдела продаж (постоянный перевод)

Если перевод осуществляется к другому работодателю, запись выглядит так:
2026 05 23 ООО «Предыдущий» Уволен в связи с переводом к другому работодателю (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) -026 05 23 ООО «Новый» Принят на работу на должность менеджера по работе с клиентами

Примечание: даты указываются полностью (год – четыре цифры, месяц и день – двумя цифрами). Все записи делаются черными чернилами, без сокращений, за исключением общепринятых аббревиатур (например, «г.» для года).
Особенности и нюансы
Временный перевод
Если сотрудник временно выполняет иные функции (например, замещает absent коллегу) без изменения трудового договора, запись в трудовой книжке не делается.
Перевод с изменением места работы
При переводе в другую местность по инициативе работодателя необходимо известить сотрудника не менее чем за два месяца. В случае отказа – возможное увольнение по п. 9 ч. 1 ст. 77 ТК РФ с выплатой выходного пособия (ст. 178 ТК РФ).
Перевод внутри группы компаний
Даже если организации входят в одну группу, переход считается переводом к другому работодателю и оформляется через увольнение и приём на работу.
Сохранение льгот и гарантий
Согласно ст. 70 ТК РФ, при приёме на работу в порядке перевода сохраняются гарантии и компенсации, предусмотренные предыдущим трудовым договором, если они не исключены новым договором.
Правильное оформление перевода в трудовой книжке – залог законности кадровых действий и защиты прав обеих сторон. Соблюдение требований ТК РФ, правил ведения трудовых книжек и внутренних нормативных актов позволяет избежать споров, штрафов и восстановления трудовых прав через суд. Рекомендуется всегда иметь под рукой образец приказа о переводе и инструкцию по внесению записи, а также консультироваться с юристом или специалистом по кадрам при возникновении сомнений.