Трудовая книжка – это основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданы. Она обязательна для большинства работников, однако её оформление и требования к её хранению зависят от формы занятости, отрасли и типа работодателя. Ниже перечислены организации и ситуации, в которых оформление и ведение трудовой книжки являются необходимыми.
Организации, где требуется обязательное ведение бумажной или электронной трудовой книжки
В соответствии со статьёй 66 ТК РФ, все работники, заключившие трудовой договор, должны иметь трудовую книжку. При этом работодатель обязан оформить её в установленной форме. Существует два варианта:
- Бумажная трудовая книжка – традиционный вариант, оформляемый в виде бумажного документа.
- Электронная трудовая книжка – цифровой аналог, хранящий информацию в базе СФР (Социальный фонд России).
Электронная форма вступила в силу с 1 января 2020 года, однако работники могут самостоятельно выбирать способ ведения трудовой деятельности (бумажный или электронный), если не отказываются от бумажного варианта.
Какие сведения включаются в электронную трудовую книжку?
Электронная трудовая книжка содержит сведения о:
- Трудовом стаже.
- Заработной плате.
- Социальных выплатах.
- Оформлении и расторжении трудовых отношений.
Эти данные хранятся в базе СФР и доступны работнику в любой момент через личный кабинет.
Кто обязан оформить трудовую книжку?
Трудовую книжку оформляют все работники, которые:
- Принимаются на работу впервые в 2026 году (или в последующие годы, если ранее не оформлялась).
- Заключили трудовой договор с работодателем, который ведёт учёт в СФР.
Оформление производится в течение 30‑дневного срока с даты начала работы, если работник не предоставил собственный документ.
Кто может отказаться от бумажной формы?
Работник имеет право выбрать электронный вариант, но только если он не написал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. При этом работодатель обязан оформить оба варианта одновременно, если такой запрос есть.
Какие организации обязаны вести учёт и отчитываться о трудовой деятельности?
В соответствии с требованиями СФР, в организации обязаны подавать сведения о трудовой деятельности работников в следующем виде:
- Форма ЕФС‑1 – отчёт, который отправляеться в СФР для каждой единицы трудового договора.
- Отчётность подаётся ежегодно, а также при изменениях в трудовом статусе (увольнение, перевод, повышение и т.д.).
Эти документы подтверждают, что работодатель соблюдает требования ТК РФ и правильно оформляет трудовые отношения.
Особенности оформления при увольнении
Если работник увольняется и его бумажная трудовая книжка отправляется по почте, работодатель обязан:
- Внести запись об отправке в Книге движения трудовых книжек.
- Сообщить об этом в СФР, чтобы обновить электронные данные.
Эта процедура гарантирует, что информация о завершении трудовых отношений будет учтена в полном объёме.
Практические рекомендации для работников
Чтобы избежать проблем с потерей или опозданием документов, рекомендуется:
- Сохранять копию (бумажную или электронную) своей трудовой книжки.
- Регулярно проверять, правильно ли внесены сведения о стаже и заработной плате.
- При необходимости запрашивать у работодателя подтверждение внесения изменений в электронную форму.
- При увольнении убедиться, что в книге движения трудовых книжек поставлена отметка об отправке.
Трудовая книжка – обязательный документ для большинства работников России. Её оформление требуется в:
- Организациях, где заключаются трудовой договор.
- Всех работодателях, которые ведут учёт в СФР.
- Сотрудникам, которые впервые пришли на работу в 2026 году (или в последующие годы, если ранее не оформлялась).
С 2020 года возможен переход на электронную форму, однако бумажный вариант остаётся актуальным, особенно при необходимости подтверждения опыта в традиционных документах. Правильное ведение и своевременное обновление данных в книге движения трудовых книжек – залог юридической защиты как работодателя, так и работника.