Запись о благодарности – один из способов официального признания заслуг сотрудника. Правильное оформление такой записи важно как для работодателя, так и для работника: от этого зависит юридическая сила поощрения и возможность использовать её в дальнейшем (например, при повышении квалификации, переводе или увольнении). В статье рассмотрим:

• законодательную основу;
• кто имеет право выдавать благодарность;
• какой документ нужен для внесения записи;
• пошаговую инструкцию заполнения трудовой книжки;
• образцы формулировок и приказов;
• часто задаваемые вопросы.

Законодательная база

Согласно части 4 статьи 66 Трудового кодекса РФ сведения о работнике, выполняемой им работе, а также сведения о награждениях за успехи в работе вносятся в трудовую книжку. Дополнительно регламентирует порядок внесения такие сведения пункт 24 Правил ведения трудовых книжек (утверждённые приказом Минтруда РФ от № 354н). В этих документах указано, что в трудовую книжку вносятся:

1. государственные награды и знаки отличия;
2. поощрения, предусмотренные трудовым законодательством, коллективным договором, локальными актами работодателя;
3. иные формы признания заслуг, в т.ч. благодарность.

Кто может выдать благодарность?

Благодарность может быть выдана:

• руководителем организации (директор, генеральный директор, заместитель руководителя);
• руководителем структурного подразделения (начальник отдела, цеха и т.п.);
• уполномоченным лицом, если это предусмотрено локальными нормативными актами (приказом о делегировании полномочий).

Если сотрудник работает по совместительству, благодарность может быть оформлена как по основному месту работы, так и по месту совместительства, но в каждом случае необходимо иметь заверенную копию приказа о приёме на работу по совместительству и заявление работника о внесении записи (см. ниже).

Какой документ служит основанием для записи?

Запись в трудовую книжку делается только на основании приказа работодателя. Приказ должен содержать:

• полный номер и дату издания;
• наименование документа, на основании которого делается запись (например, «Благодарность за успешную реализацию проекта XYZ»);
• ФИО сотрудника, должность, подразделение;
• краткую формулировку причины благодарности;
• подпись руководителя и печать организации.

Пошаговая инструкция внесения записи

Шаг 1. Подготовка приказа

Пример формулировки приказа:

Приказ № 57/2026
от г.

О благодарности Иванову Петровичу Станиславовичу,
инженеру‑конструктору, за успешное завершение проекта
«Разработка новой модели С-2026», проявленную инициативу
и высокую профессиональную компетентность.

Основание: благодарственное письмо от г.

Руководитель организации ___________________ /Сидоров А. В./

Шаг 2. Сбор сопроводительных документов

• Копия приказа о приёме на работу (для совместителей);
• Заявление работника о внесении записи (по желанию, но рекомендуется);
• Согласие работника (подписанное заявление о согласии на внесение записи).

Шаг 3. Заполнение раздела «Сведения о награждении» в трудовой книжке

Трудовая книжка имеет специальный раздел (обычно страница 5‑6) с четырьмя графами:

Пример заполнения:

1
Благодарность за успешное завершение проекта «Разработка новой модели С‑2026».
Приказ № 57/2026 от г.

Шаг 4. Срок внесения записи

Согласно практике, запись в трудовую книжку должна быть внесена в течение пяти рабочих дней с момента издания приказа. После внесения запись подписывается и ставится печать отдела кадров.

Шаг 5. Информирование сотрудника

Работнику вручается копия приказа и подтверждение о внесении записи. При желании сотруднику предоставляется возможность проверить запись в своей трудовой книжке.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить благодарность без приказа?

Нет. Трудовое законодательство требует наличия официального приказа. Благодарственное письмо без приказа не вносится в трудовую книжку.

Где именно в трудовой книжке делается запись?

Запись вносится в раздел «Сведения о награждении»; Если раздел уже заполнен, запись продолжается на следующей странице того же раздела.

Можно ли записать благодарность в «вкладыш»?

Вкладыш (справка о награждении) может использоваться только в случае, если в трудовой книжке закончились страницы раздела. В таком случае в книгу вносятся реквизиты вкладыша.

Нужно ли согласие работника?

Согласие не является обязательным, но рекомендуется получить подпись работника, чтобы избежать споров о добровольности поощрения.

Как оформить благодарность за совместительство?

Для совместителей необходимо приложить к приказу копию приказа о приёме на работу по совместительству и оформить отдельный приказ, где указано, что благодарность относится к совместительному месту работы.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие номера и даты приказа. Без этих реквизитов запись будет признана недействительной.
• Неправильный раздел. Записывать благодарность в раздел «Сведения о трудовой деятельности» нельзя – это должно быть в разделе «Сведения о награждении».
• Сроки. Вносить запись позже 5 рабочих дней без уважительной причины может привести к штрафу для работодателя.
• Ошибки в ФИО, должности. Любая опечатка требует исправления штампом «Исправлено» и подписи ответственного лица.
• Отсутствие печати отдела кадров. Без печати запись считается незаверенной.

Запись о благодарности в трудовую книжку – простой, но формально важный процесс. Он подтверждает заслуги сотрудника, повышает его мотивацию и служит документом при дальнейшем карьерном росте. Чтобы запись была юридически корректной, необходимо:

1. Подготовить приказ с полными реквизитами;
2. Собрать необходимые сопроводительные документы (приказ о совместительстве, заявление работника);
3. Внести запись в раздел «Сведения о награждении» в течение пяти рабочих дней;
4. Обеспечить подпись руководителя и печать отдела кадров.

Соблюдая эти правила, работодатель гарантирует законность поощрения, а работник получает официальное подтверждение своей благодарности.

Дата публикации: