Самое главное помнить: С 2026 года электронная трудовая книжка (ЭТК) является основным форматом ведения трудовых сведений․ Бумажная книжка выдается только по письменному заявлению работника․ Порядок оформления и ведения ЭТК строго регламентирован Трудовым кодексом РФ (ст․ 66, 66․1) и правилами Социального фонда России (СФР)․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка — это официальный цифровой документ, который является выпиской из индивидуального лицевого счета работника в системе СФР․ По содержанию она идентична бумажной: содержит всю информацию о трудовой деятельности (работодатели, должности, даты приема и увольнения, основания прекращения, сведения об отпусках и т․д․)․ Ключевые отличия:
- Хранение: Данные хранятся на защищенных серверах СФР, а не у работника․
- Доступ: Получить актуальную выписку можно в любое время через Госуслуги или личный кабинет на сайте СФР․
- Безопасность: Исключается риск утери, порчи или подделки․
Когда и кому оформляют ЭТК?
Работодатель обязан вести электронную трудовую книжку на всех сотрудников, за исключением случаев, когда:
- Сотрудник подал письменное заявление о желании иметь бумажную трудовую книжку․ В этом случае работодатель выдает ему бумажный бланк и продолжает вести сведения о нем в ЭТК в СФР․
- У сотрудника уже есть действующая бумажная трудовая книжка (выданная до 2021 года или оформленная после по заявлению)․ Новые записи вносятся и в бумажный бланк, и в электронную форму в СФР․
Важно! Если сотрудник трудоустраивается впервые в жизни (не имел ранее никакой трудовой книжки, бумажной или электронной), компания обязана оформить ему именно электронную трудовую книжку в системе СФР․
Пошаговая инструкция: как оформить ЭТК новому сотруднику
Процесс состоит из двух параллельных действий: 1) регистрация в СФР и 2) информирование работника․
Шаг 1: Получение согласия сотрудника
При приеме на работу необходимо:
- Объяснить работнику его право на выбор формата (бумажный или электронный)․
- Получить от него письменное заявление․ Если заявление не подано, считается, что сотрудник согласен на электронный формат․
- Образец заявления можно разработать самостоятельно, указав в нем ФИО, паспортные данные и фразу: «Прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде» (или «․․․в бумажном виде»)․
Шаг 2: Подготовка и отправка сведений в СФР
Все данные о приеме на работу (приказ, запись в трудовой) работодатель обязан передать в СФР в электронном виде․ Это делается через:
- Сервисы СБИС, Контур․Экстерн, 1С и другие программы для бухгалтерского учета, имеющие интеграцию с СФР․
- Личный кабинет работодателя на сайте СФР․
Что передавать: ФИО, СНИЛС, данные паспорта, дату приема, подразделение, должность, условия труда, основание приема (трудовой договор), номер и дату приказа․
Шаг 3: Информирование сотрудника
После того как СФР подтвердит создание/обновление ЭТК, работодатель должен:
- Сообщить сотруднику, что его электронная трудовая книжка создана․
- Разъяснить, как получить выписку из ЭТК через Госуслуги (нужен аккаунт и подтвержденная личность) или на сайте СФР․
- Если сотрудник выбрал бумажный формат — оформить ему бумажную книжку (внести первую запись, поставить печать и подпись) и выдать на руки․
Как вести ЭТК в процессе работы?
При каждом событии (перевод, увольнение, отпуск, изменение условий труда) работодатель обязан:
- Издать соответствующий приказ (распоряжение)․
- Внести запись в электронную форму через свою бухгалтерскую систему или ЛК СФР․ Форма записи строго регламентирована․
- При увольнении: обязательно указать точное основание прекращения трудового договора со ссылкой на пункт части статьи 77 или 78 ТК РФ․ Это критически важно для расчета пенсии․
- При переводе на другого работодателя (если это одна организация с разными ОКПО): передавать сведения в СФР в установленном порядке․
Важно: Даже если сотрудник имеет бумажную книжку, все новые записи обязательно вносятся и в нее (рукописно), и в электронную форму в СФР․
Где и как сотрудник может посмотреть свою ЭТК?
Работник имеет полный доступ к своим данным:
- Через Госуслуги: в разделе «Трудовая книжка» после авторизации․
- Через сайт СФР: в личном кабинете после регистрации․
- Получить официальную выписку из ЭТК (она имеет юридическую силу) можно в электронном виде (с усиленной квалифицированной электронной подписью) или на бумаге (заказав в отделении СФР или МФЦ)․
Частые вопросы (FAQ)
Вопрос: Что делать, если сотрудник уволен, а запись в ЭТК не внесена?
Ответ: Это грубое нарушение․ Работодатель обязан внести запись в течение 3 рабочих дней с даты издания приказа․ За несвоевременное внесение сведений предусмотрена административная ответственность (ст․ 5․27 КоАП РФ)․
Вопрос: Можно ли восстановить утерянную бумажную книжку, если велась ЭТК?
Ответ: Да․ На основании выписки из ЭТК, полученной из СФР, в отделе кадров или через МФЦ можно оформить дубликат бумажной трудовой книжки․ Основание для выдачи дубликата — наличие сведений в системе СФР․
Вопрос: Нужно ли хранить у себя копии приказов, если данные уже в ЭТК?
Ответ: Да․ Нормативные акты (приказы, распоряжения) о приеме, увольнении, переводе должны храниться у работодателя в деле кадров в соответствии с номенклатурой дел․ ЭТК в СФР — это отдельный, но не заменяющий документ․
Вопрос: Как оформить ЭТК сотруднику, который уже работал в других компаниях?
Ответ: При приеме на работу работодатель запрашивает у сотрудника выписку из его существующей ЭТК (если она уже есть) или бумажную трудовую книжку․ На основании этих документов вносит в свою систему и отправляет в СФР запись о приеме на работу․ Предыдущие записи уже есть в лицевом счете СФР․
Краткий итог и важные ссылки
Оформление электронной трудовой книжки в 2026 году — это стандартная процедура, которая:
- Упрощает жизнь работнику (не нужно носить с собой, всегда доступна онлайн)․
- Облегчает работодателю отчетность (единый канал с СФР)․
- Повышает прозрачность и защищенность трудового стажа․
Главное правило: Все кадровые события (прием, увольнение, изменение) должны быть отражены одновременно в локальных документах организации (приказ, личная карточка Т-2) и в электронном виде отправлены в СФР․
Официальные источники для проверки:
- Сайт Социального фонда России (СФР) — инструкции, формы, сервисы․
- Портал Госуслуг — раздел «Трудовая книжка»․
- Трудовой кодекс РФ, статьи 66, 66․1․
Статья подготовлена на основе актуальных нормативных требований и практики ведения электронных трудовых книжек в 2026 году․