Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Часто возникают ситуации, когда сотруднику необходимо получить этот документ на руки: для оформления кредита, пенсии, загранпаспорта или визы. Но можно ли просто попросить его в отделе кадров? Разберемся в нюансах законодательства и правилах выдачи.
Что говорит закон?
Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день его увольнения. В течение всего периода работы документ хранится у работодателя, и он несет ответственность за его сохранность.
Выдача трудовой книжки на руки работающему сотруднику — это исключение, а не правило. Законодательство прямо запрещает просто так отдавать документ сотруднику на время, так как в случае его утери ответственность ляжет на работодателя.
Когда можно взять трудовую книжку на руки?
Существует всего несколько законных оснований для получения трудовой книжки без увольнения:
- Оформление пенсии. Если сотруднику необходимо предоставить оригинал трудовой книжки в Пенсионный фонд для назначения или перерасчета пенсии, работодатель обязан выдать документ по письменному заявлению работника.
- Оформление социальных выплат или льгот. В редких случаях, предусмотренных федеральными законами, для подтверждения стажа может потребоваться оригинал документа.
Во всех остальных случаях (оформление кредита, ипотеки, визы и т.д.) работодатель не обязан выдавать оригинал. Вместо этого отдел кадров может предоставить заверенную копию трудовой книжки или выписку из нее, которая имеет равную юридическую силу для большинства инстанций.
Как оформить выдачу документа?
Если вы подходите под категорию лиц, которым положена выдача оригинала (например, для оформления пенсии), процедура выглядит следующим образом:
- Написание заявления. Вы должны написать письменное заявление на имя руководителя с просьбой выдать трудовую книжку с указанием причины.
- Регистрация выдачи. В отделе кадров делают запись в книге учета движения трудовых книжек. Также работник расписывается в личной карточке.
- Получение документа. Трудовая книжка выдается строго под роспись работника.
Сроки возврата
По закону работник обязан вернуть трудовую книжку работодателю не позднее 3 рабочих дней со дня получения ее из Пенсионного фонда или другой организации. В случае задержки работодатель может направить работнику уведомление о необходимости возврата документа.
Что делать, если отказывают в выдаче?
Если работодатель незаконно отказывает в выдаче трудовой книжки при увольнении или отказывается предоставить заверенную копию по запросу, вы имеете право:
- Написать претензию на имя руководителя в двух экземплярах (один с отметкой о принятии остается у вас);
- Обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) с жалобой.
- Подать иск в суд. За каждый день незаконной задержки выдачи трудовой книжки при увольнении работодатель обязан выплатить работнику средний заработок.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новый формат
С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки. По последним данным, миллионы работников уже переведены на этот формат. Это кардинально меняет ситуацию с получением документа на руки.
Особенности ЭТК:
- Нет физического носителя у работодателя. Данные хранятся на серверах Социального фонда России (СФР). Работодатель лишь вносит в них изменения, но не хранит бумажный бланк.
- Доступ в любое время. Если вы перешли на ЭТК, вам больше не нужно брать оригинал в отделе кадров. Сведения о стаже можно посмотреть через портал «Госуслуги» или личный кабинет на сайте СФР.
- Выписки и распечатки. При необходимости вы можете самостоятельно распечатать сведения о трудовой деятельности, заверенные электронной подписью уполномоченного органа.
Однако важно помнить: если вы сохранили бумажную трудовую книжку (не подали заявление о переходе на электронный формат), работодатель по-прежнему ведет и хранит ваш бумажный бланк. Правила его выдачи остаются прежними.
Взять оригинал трудовой книжки с работы, не увольняясь, можно только в исключительных случаях, прямо прописанных в законе (например, для Пенсионного фонда). На это дается всего 3 дня. Для банков и визовых центров всегда достаточно заверенной копии. А благодаря внедрению электронных трудовых книжек проблема получения документа на руки постепенно уходит в прошлое — ваш цифровой стаж всегда доступен вам онлайн.