21 мая 2026 г․, 21:13 – в современной российской трудовой практике электронная трудовая книжка (ЭТК) стала не просто удобством, а обязательным требованием для большинства работодателей․ Ниже подробно рассматриваем, почему так происходит, какие сроки и правила действуют, а также как правильно оформить переход на цифровой формат․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника, начиная с определённого года․ По данным КонсультантПлюс, с 1 января 2021 года ЭТК стала основным и обязательным форматом ведения кадровой документации․
1․1 Ключевые особенности ЭТК
- Фиксация сведений начиная с 2020 года (для новых сотрудников – с даты начала работы)․
- Отсутствие необходимости вести одновременно бумажную версию․
- Все изменения вносятся в единую электронную систему, что упрощает контроль и аудит․
Кто обязан вести электронную трудовую книжку?
Согласно информации из УБРиР и КонсультантПлюс, с 1 января 2020 года работодатели обязаны вести ЭТК для всех новых сотрудников, а также для тех, кто начал работу после 31 декабря 2020 года․ Для остальных работников возможность выбора – бумажный или электронный формат – сохраняется до 31 декабря 2020 года (переходный период)․
2․1 Какие категории работников обязательно получают ЭТК?
- Лица, впервые поступившие на работу после 31 декабря 2020 года․
- Работники, которые не имели бумажной трудовой книжки до указанного срока․
- Все новые сотрудники, для которых работодатель должен оформить трудовые отношения с начала 2021 года․
Сроки перехода и обязательные даты
Вариант перехода на электронный формат был продиктован рядом нормативных актов, среди которых:
- 2020 год – начало обязательного ведения ЭТК (с 1 января)․
- 2021 год – стать датой, когда ЭТК стала основным форматом․
- 2024–2025 годы – планируется полное внедрение системы КЭДО (кадровый электронный документооборот)․
По данным Инфотекс Интернет Траст, к 2025 году все российские работодатели должны полностью перейти на электронное ведение трудовых книжек․
Как оформить электронную трудовую книжку?
Процесс оформления описан в инструкции Сбербанка и в рекомендациях КонсультантПлюс․ Ниже перечислены основные шаги:
- Подача заявления от работника о выборе формата (бумажный или электронный)․
- Регистрация в системе кадрового электронного документооборота (КЭДО)․
- Внесение данных о трудовом месте,периоде работы, должностных обязанностях и др․
- Подтверждение информации работником через электронную подпись или личный кабинет․
Важно помнить, что при сохранении бумажной трудовой книжки работодатель обязан одновременно вести её электронную копию, чтобы избежать расхождений в данных․
Какие выгоды получают работодатели?
- Сокращение бумажной волокиты – меньше листов, меньше риска потери документов․
- Упрощение аудита – все изменения фиксируются в единой системе, что облегчает проверку контролирующими органами․
- Быстрый доступ к информации – кадровые службы могут мгновенно получать данные о трудовом стаже, месте работы и других деталях․
- Соответствие законодательству – выполнение требований Минтруда и избегание штрафов за нарушение требований к ведению кадровой документации․
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Вопрос: Можно ли оставить бумажную трудовую книжку после 2021 года?
Ответ: Да, но только если работник подал заявление до 1 января 2021 года и работодатель согласен вести одновременно обе версии․ - Вопрос: Что делать, если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, оформленная до 2020 года?
Ответ: Такие документы сохраняются, но новые сведения начиная с 2020 года заносятся только в электронную форму․ - Вопрос: Как передать электронную трудовую книжку новому работодателю?
Ответ: Через электронный документ, подписанный цифровой подписью, либо через защищённый онлайн‑кабинет, где данные доступны только уполномоченным лицам․
Электронная трудовая книжка – это современный подход к ведению кадровой документации, который уже стал обязательным для большинства работодателей в России․ Переход на ЭТК требует соблюдения определённых сроков, правильного оформления заявлений и использования официальных систем (КЭДО)․ При правильном внедрении работодатели получают значительные преимущества: упрощённые процессы, снижение рисков и полное соответствие законодательству․
Если ваша организация ещё не перешла на электронный формат, рекомендуется как можно скорее подготовить рабочую процедуру, обучить персонал и начать использовать электронные трудовые книжки уже в 2025 году, чтобы избежать штрафов и упростить работу с персоналом․