Современные технологии существенно изменили подход к оформлению и хранению трудовых книжек. Вместо традиционного бумажного варианта всё чаще применяется электронная трудовая книжка (ЭТК), которая ведётся и хранится в информационных системах, таких как 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП). В данной статье подробно рассмотрены правила ведения ЭТК, способы получения выписки, особенности работы в программах 1С и ответы на часто задаваемые вопросы.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, содержащий сведения о трудовой деятельности работника: приёмы, переводы, увольнения, награды и другие записи. Данные хранятся в единой государственной информационной системе и доступны как работнику, так и работодателю через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в специализированных программах учёта.

Основные преимущества ЭТК:

• Отсутствие риска потери или повреждения документа;
• Быстрый доступ к выписке и справкам;
• Возможность автоматической формировки отчётности в ПФР и другие фонды;
• Снижение трудозатрат отдела кадров при ведении трудовых книжек.

Как оформить электронную трудовую книжку?

Оформление ЭТК возможно двумя способами:

1. Через портал «Госуслуги» – работник подаёт заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде. После одобрения заявления в личном кабинете появляется раздел «Электронная трудовая книжка», где можно заказать выписку или справку.
2. Через программное обеспечение работодателя – при приёме на работу сотрудник даёт согласие на ведение ЭТК. Работодатель вносит необходимые сведения в свою учётную систему (например, 1С:ЗУП) и формирует отчёт ЕФС‑1 подраздел 1.1 для подачи в ПФР.

Важно помнить, что обратный переход с электронной трудовой книжки на бумажную невозможен (Письмо Минтруда от N 142/ООГ-18054).

Получение выписки из электронной трудовой книжки

Выписка из ЭТК может понадобиться для подтверждения трудового стажа при приёме на новую работу, получения пособий, оформления кредита и т.д. Получить её можно следующими способами:

Через портал «Госуслуги»

1. Войти в личный кабинет на gosuslugi.ru (или через мобильное приложение).
2. Выбрать раздел Услуги → Работа и занятость → Трудовое право → Выписка из электронной трудовой книжки.
3. Нажать кнопку Получить выписку.
4. Срок формирования – до трёх рабочих дней.
5. После готовности выписку можно сохранить на компьютер или мобильное устройство, отправить на e‑mail или распечатать.

Через программы 1С

Если работодатель ведёт ЭТК в 1С:ЗУП, выписку можно получить непосредственно из программы:

• Открыть карточку сотрудника.
• Перейти во вкладку Трудовая деятельность.
• Выбрать пункт Получить выписку/справку.
• Указать период, за который нужна выписка, и сформировать документ в формате PDF или печатной формы.

Выписка, полученная из 1С, имеет такую же юридическую силу, как и выписка, полученная через портал «Госуслуги».

Ведение электронной трудовой книжки в 1С:ЗУП

Для корректного ведения ЭТК в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 необходимо выполнить несколько шагов:

Установка флагов

В карточке сотрудника установить следующие флаги:

• Начало трудовой деятельности – указывает, что с данного момента начинается ведение трудовой книжки.
• Отразить в трудовой книжке – обеспечивает запись всех кадровых событий (приём, перевод, увольнение, награждение) в ЭТК.

Ввод сведений о трудовой деятельности

При каждом кадровом событии программа автоматически формирует запись в ЭТК, содержащую:

• Дата события;
• Наименование организации;
• Должность, профессия или specialty;
• Тип события (приём, перевод, увольнение и т.д.);
• Основание (приказ, договор и т.п.).

Формирование отчётности

Для подачи сведений в ПФР необходимо формировать отчёт ЕФС‑1 подраздел 1.1; В 1С:ЗУП это делается через меню:

1. Зарплата → Отчёты → Отчётность в ПФР → ЕФС‑1.
2. Выбрать подраздел 1.1 (Сведения о трудовой деятельности).
3. Установить период и нажать Сформировать.

Программа автоматически проверяет корректность введённых данных и предупреждает о возможных ошибках перед отправкой.

Преимущества и недостатки ведения ЭТК в 1С

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК, ведётся бумажная книжка. После подачи заявления и согласия работодателя ведётся только электронная форма.

Что делать, если сотрудник хочет вернуться к бумажной трудовой книжке?

Обратный переход невозможен по действующему законодательству. Сотрудник может получить дубликат бумажной книжки только при первоначальном оформлении (при приёме на работу) до подачи заявления об ЭТК.

Где хранится электронная трудовая книжка?

Основные сведения хранятся в государственной информационной системе «Электронная трудовая книжка», доступ к которой обеспечивается через портал «Госуслуги» и через учётные системы работодателей (например, 1С:ЗУП).

Нужно ли заверять выписку из ЭТК нотариусом?

Нет. Выписка, полученная через официальные каналы (Госуслуги или 1С), имеет юридическую силу без дополнительного заверения.

Сколько времени хранится электронная трудовая книжка?

Сведения хранятся бессрочно, пока не будет прекращено трудовое отношение и не будет подано заявление о прекращении ведения ЭТК (например, при выходе на пенсию).

Электронная трудовая книжка – это современный инструмент, который значительно упрощает ведение кадрового учёта, снижает риски потери документов и ускоряет получение необходимых справок. Работодателям, использующим 1С:Зарплата и управление персоналом, рекомендуется настроить флаги «Начало трудовой деятельности» и «Отразить в трудовой книжке», регулярно формировать отчёт ЕФС‑1 подраздел 1.1 и обучать сотрудников работе с модулем ЭТК. Работники же могут легко получить выписку через портал «Госуслуги» или непосредственно у своего работодателя, что делает процесс подтверждения трудового стажа максимально прозрачным и удобным.

Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете эффективно перейти на электронный формат ведения трудовых книжек и использовать все преимущества цифрового документооборота в своей организации.