Ситуация, когда сотрудник получает отпуск, а уже в его период планирует уволится, встречается довольно часто. В таком случае работодателю необходимо правильно оформить окончательный расчёт, оформить приказ об увольнении и, конечно же, выдать трудовую книжку. Ошибки в сроках могут привести к штрафам со стороны трудовой инспекции и к судебным спорам.

Правовая база

• Статья 84.1 Трудового кодекса РФ – в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку, справку о заработке и все документы, связанные с расчётом.
• Статья 127 ТК РФ (п. 2, 3) – последний день трудового договора считается последним рабочим днём, если работник находится в отпуске.
• Постановление Минтруда от № 123 «О порядке проведения окончательного расчёта при увольнении в отпуске» – уточняет, что расчёт и выдача документов должны быть произведены в последний рабочий день перед началом отпуска или в последний день самого отпуска (в зависимости от того, когда подписан приказ об увольнении).

Каков порядок действий?

1. Подготовка приказа об увольнении.
   Приказ может быть подписан до начала отпуска (по заявлению работника) или в самом отпуске (по инициативе работодателя). В любом случае в приказе указывается дата прекращения трудового договора – последний день отпуска.
2. Окончательный расчёт.
   Согласно рекомендациям Минтруда, расчёт производится в последний рабочий день перед отпуском (если приказ уже подписан) или в последний день отпуска (если приказ подписан в отпуске). В расчёт включаются:
   • неиспользованные отпускные дни;
   • заработная плата за отработанное время;
   • компенсация за неотгулённый отпуск (если таковой имеется);
   • выплаты по коллективному договору, премии, надбавки и т.д.
3. Выдача трудовой книжки и сопроводительных документов.
   По ст. 84.1 ТК РФ трудовую книжку необходимо выдать в день прекращения трудового договора. При увольнении в отпуске это:
   • в последний рабочий день перед отпуском, если приказ об увольнении подписан до отпуска;
   • в последний день отпуска, если приказ подписан уже в отпуске.

   Важно, чтобы работник получил книжку «на руки», а не по почте, если иное не предусмотрено соглашением.

4. Подписание акта приёма‑передачи.
   Работник подписывает акт, подтверждающий получение трудовой книжки, справки о заработке и расчёта. Этот документ хранится у работодателя как доказательство соблюдения сроков.

Практический пример

Ситуация: Сотруднику предоставлен ежегодный отпуск с 4 сентября 2023 года. 24 августа он подал заявление об увольнении, желая выйти из компании после отпуска.

Порядок действий работодателя:

1. 24 августа – подготовка и подписание приказа об увольнении с датой прекращения трудового договора 4 сентября 2023 (последний день отпуска).
2. 23 августа (последний рабочий день перед отпуском) – проведение окончательного расчёта, включающего отпускные за неиспользованные дни, зарплату за отработанное время и прочие выплаты.
3. 23 августа – выдача трудовой книжки, справки о заработке и акта приёма‑передачи.
4. 4 сентября – сотрудник официально считается уволенным; в этот день он уже находится в отпуске, но трудовой договор считается прекращённым.

Если бы приказ был подписан уже в отпуске (например, 10 сентября), то расчёт и выдача книжки произошли бы в последний день отпуска – 4 сентября, а не в день подписания приказа.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Когда именно считается «последний рабочий день»?

Это последний календарный день, когда сотрудник фактически работает. Если он находится в отпуске, то последний рабочий день – день, предшествующий началу отпуска.

Можно ли отложить выдачу трудовой книжки на несколько дней после отпуска?

Нет. По ст. 84.1 ТК РФ книжка должна быть выдана в день прекращения трудового договора. Откладывание может привести к штрафу от трудовой инспекции (до 30 000 рублей за каждое нарушение).

Что делать, если работник отказался от бумажной трудовой книжки?

Если работник отказался от бумажного варианта, он может оформить электронную трудовую книжку (ЭТК). В этом случае работодатель обязан передать данные в электронный реестр в тот же срок – в день увольнения.

Какие документы ещё необходимо выдать вместе с трудовой книжкой?

• Справка о заработке (форма 2‑н);
• Акт расчёта с указанием всех выплат;
• Приказ об увольнении (копия);
• Справка о наличии (отсутствии) задолженности перед работодателем.

Что будет, если работник уходит в отпуск без подачи заявления об увольнении, а в отпуске подаёт его?

В этом случае приказ об увольнении подписывается в отпуске, а расчёт и выдача книжки производятся в последний день отпуска. Работодатель обязан выполнить расчёт в тот же день, иначе нарушает закон.

Последствия несоблюдения сроков

• Штраф от Федеральной службы по труду и занятости (ФСТР) – до 30 000 рублей за каждый случай несвоевременной выдачи трудовой книжки.
• Риск признания увольнения недействительным в суде, если работник докажет, что не получил необходимые документы в установленный срок.
• Увеличение расходов работодателя: необходимость повторного расчёта, возможные компенсации за просрочку.

Краткий чек‑лист для работодателя

При увольнении сотрудника, находящегося в отпуске, ключевым моментом является точное определение «дня прекращения трудового договора». В большинстве случаев это последний рабочий день перед отпуском, если приказ об увольнении подписан заранее, либо последний день самого отпуска, если приказ подписан в отпуске. В любой из этих дат работодатель обязан:

• провести окончательный расчёт;
• выдать трудовую книжку и сопроводительные документы;
• получить подпись работника в акте приёма‑передачи.

Соблюдение указанных сроков защищает интересы обеих сторон и избавляет от риска штрафов и судебных разбирательств.

Дата актуализации статьи: