С 1 января 2020 года в России стартовал переход на новый формат учета стажа — электронную трудовую книжку (ЭТК). К 2026 году этот механизм стал привычной частью кадрового делопроизводства‚ однако вопросы о правилах ведения‚ перехода на цифровой формат и правах работников остаются актуальными. В данной статье мы подробно разберем‚ как ведутся электронные трудовые книжки‚ кто имеет право выбора формата и какие обязанности лежат на работодателе.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка — это не отдельный файл или документ‚ который можно «получить на руки»‚ а информационная система‚ содержащая сведения о трудовой деятельности гражданина.

Ключевые особенности:

• Данные хранятся в единой базе Социального фонда России (СФР).
• С 2020 года фиксируются только события‚ произошедшие после 1 января 2020 года. Более ранний стаж сохраняется в бумажных архивах или базах данных ПФР‚ но в саму ЭТК вносится только с момента начала реформы.
• Суть и содержание записей остались прежними: прием на работу‚ увольнение‚ переводы‚ награждения и переименования компаний.

Кто и как переходит на электронный формат?

Правила формирования электронной трудовой книжки зависят от того‚ когда человек впервые устроился на работу.

Сотрудники‚ впервые поступающие на работу с 1 января 2021 года

Для этой категории работников бумажные трудовые книжки больше не заводятся.

• Сведения о их трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде.
• Работодатель обязан формировать отчетность и передавать данные в СФР.
• У таких сотрудников физически нет бумажного документа‚ вся их история хранится в цифре.

Сотрудники‚ работавшие до 2021 года

Для тех‚ кто имел трудовой стаж до 1 января 2021 года‚ действовал переходный период в 2020 году‚ когда нужно было выбрать формат ведения книжки:

• Выбор в пользу электронной: Работник подавал письменное заявление. С этого момента работодатель вел только электронную версию‚ а бумажную выдавал на руки работнику для хранения.
• Отказ от перехода (или отсутствие заявления): Если работник в 2020 году не подал заявления (находился в отпуске‚ на больничном или просто не изъявил желания)‚ его бумажная трудовая книжка продолжает вестись параллельно с электронной.
• Работодатель вносит записи и в бумажный бланк‚ и передает данные в электронном виде в СФР.
• Право выбрать электронную версию у таких сотрудников сохраняется в любой момент по их желанию.

> Важно: Закон не отнимает у работников право выбора. Даже если в 2020 году сотрудник не подал заявление‚ он может сделать это позже‚ и тогда бумажную книжку ему выдадут на руки‚ продолжив вести только электронную.

Обязанности работодателя: как правильно вести ЭТК

Работодатель является главным оператором‚ который формирует первичные данные. Процесс ведения электронной трудовой книжки строго регламентирован Федеральным законом № 439-ФЗ.

Алгоритм действий работодателя:

Фиксация кадровых событий: При приеме на работу‚ увольнении‚ переводе на другую должность или переименовании организации работодатель обязан подготовить данные.
Формирование отчетности: Сведения оформляются в виде формы СЗВ-ТД (или через новые интеграционные сервисы взаимодействия с СФР).
Сроки передачи:

• При приеме и увольнении данные передаются не позднее следующего рабочего дня.
• Остальные изменения (переводы‚ подача заявлений о выборе формата) передаются ежемесячно‚ до 15-го числа следующего месяца.

Выдача выписки: По письменному заявлению работника работодатель обязан предоставить ему заверенную выписку из электронной трудовой книжки (копию сведений‚ переданных в СФР).

Где работнику посмотреть свою электронную трудовую?

Одно из главных преимуществ цифровизации — доступность информации. Работник может в любой момент проверить актуальность записей несколькими способами:

• Личный кабинет на портале Госуслуг: Самый быстрый способ. Здесь отображается вся история‚ переданная работодателями в СФР.
• Клиентские службы СФР: Можно получить бумажную выписку‚ заверенную печатью фонда.
• Через работодателя: Как упоминалось выше‚ кадровая служба обязана выдать заверенную копию по запросу сотрудника.
• МФЦ: Центры «Мои документы» также предоставляют услуги по выдаче выписок.

Почему важно следить за записями?

Хотя бумажный формат для многих остался привычным‚ электронная трудовая книжка обладает рядом преимуществ:
Безопасность: Данные в базе СФР невозможно потерять‚ сжечь или испортить‚ в отличие от бумажного бланка.
Дистанционность: Для подтверждения стажа при оформлении пенсии или получении кредита не нужно нести оригинал бумажной книжки или запрашивать архивы.
Прозрачность: Работник видит все действия работодателя в реальном времени и может оперативно выявить ошибки.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку‚ если перешел на электронную?
Да‚ необходимо. В электронной версии содержатся сведения только с 2020 года. Весь предыдущий стаж подтверждается именно бумажным документом. При выходе на пенсию оба формата (или бумажный + выписка из ЭТК) могут потребоваться для полного подтверждения стажа.

Что делать‚ если в электронной трудовой ошибка?
Необходимо обратиться к работодателю‚ допустившему ошибку. Он обязан подать корректирующую форму в СФР. Если ошибка допущена прошлым работодателем‚ который ликвидирован‚ исправлением занимается текущий работодатель на основании архивных документов или текущего работодатель по месту последней работы.

Грозят ли штрафы за нарушение правил ведения?
Да‚ несвоевременная передача сведений или отказ в формировании электронной трудовой книжки влекут административную ответственность для должностных лиц и организаций.

Переход на электронные трудовые книжки к 2026 году стал свершившимся фактом. Для новых работников это единственный возможный формат‚ а для опытных специалистов, удобный цифровой двойник бумажного документа. Главная задача работодателя — своевременно и accurately передавать данные в Социальный фонд‚ а задача работника — периодически проверять свою историю на портале Госуслуг‚ чтобы быть уверенным в сохранности своего стажа.