С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон № 439-ФЗ «О государственной системе электронных правовых актов», который обязывает работодателей вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Однако до 1 января 2021 года работники, которые были трудоустроены до этого срока, могут отказать от перехода на электронный формат и продолжать использовать бумажную трудовую книжку. В 2026 году завершится переходный период, после чего бумажные ТК будут полностью отменены.
Правовые основы
- ФЗ 439-ФЗ – устанавливает обязательность формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
- Переходный период – 2020‑2026 годы, в течение которых обе версии ТК (бумажная и электронная) имеют равную юридическую силу.
- Социальный фонд России (СФР) – центральный орган, куда работодатели передают данные о сотрудниках. В базе СФР формируется электронная трудовая книжка.
Когда необходимо вести запись в бумажной ТК
Если работник был трудоустроен до 1 января 2021 года и отказался переходить на электронный вариант, работодатель обязан вносить записи в бумажную ТК. При этом обе версии сохраняют юридическую силу.
Как правильно оформить запись при приёме на работу
- Проверить статус сотрудника: если до 1 янв 2021 года – бумажная ТК обязательна.
- Сотрудник подаёт заявление о выборе способа ведения (бумажной или электронной) в письменной форме.
- В бумажной ТК делается запись о выборе ЭТК: «Выбор электронного способа ведения трудовой книжки».
- Работодатель подписывает запись, выдаёт сотруднику бумажную ТК с отметкой о переходе.
- Сформировать форму ЕФС‑1 и подать в СФР не позднее 25‑го числа месяца после приёма.
Перевод сотрудника в другую организацию
При переводе необходимо внести запись о переводе в обеих ТК (если работник использует бумажную). В электронном формате запись формируется автоматически после передачи данных в СФР.
Увольнение и выход из трудовых отношений
При увольнении работника в бумажной ТК фиксируется дата увольнения, причина и подпись руководителя. В ЭТК запись создаётся автоматически после обновления данных в СФР.
Примеры записей
- Приём на работу (бумажная ТК)
«1 января 2026 г. – приём на работу в должность: менеджер по продажам. Стаж: 0 лет. Подпись работодателя»
- Перевод (бумажная ТК)
«15 февраля 2026 г. – перевод в отдел маркетинга. Стаж: 2 года. Подпись руководителя»
- Увольнение (бумажная ТК)
«30 марта 2026 г. – увольнение по собственному желанию. Стаж: 3 года. Подпись руководителя»
- Переход на ЭТК (бумажная ТК)
«10 апреля 2026 г. – выбор электронного способа ведения трудовой книжки. Подпись сотрудника и руководителя»
Как получить выписку из ЭТК
- Подтвердить учётную запись пользователя в системе СФР.
- Войти в раздел «Услуги» → «Работа и занятость» → «Трудовое право».
- Выбрать пункт «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Нажать кнопку «Получить выписку» и дождаться её формирования (обычно в течение 24 ч).
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отказаться от бумажной ТК?
Да, если работник был трудоустроен после 1 янв 2021 года, он может выбрать только электронный формат. До этого срока бумажная ТК обязательна.
- Как проверить наличие ЭТК?
Проверить можно через портал Госуслуги или в личном кабинете СФР, где отображается статус «Электронная трудовая книжка».
- Что делать, если данные не обновились?
Обратиться в службу поддержки СФР или в кадровый отдел работодателя для уточнения статуса передачи данных.
Правильное ведение записей в трудовой книжке – ключ к соблюдению законодательства и защите прав работников. В 2026 году переходный период завершится, и электронная трудовая книжка станет единственным официальным документом. Поэтому работодателям важно своевременно подавать данные в СФР, оформлять записи в бумажной ТК при необходимости и обучать сотрудников работе с ЭТК.