Цифровизация коснулась многих сфер человеческой жизни, и трудовые отношения не стали исключением. Россиянам доступен сравнительно новый формат учета стажа — электронная трудовая книжка (ЭТК). С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек. Это означает, что трудовой стаж граждан теперь преимущественно фиксируется в цифровом формате, что делает процесс записи в трудовой эл книжке особенно актуальной темой для кадровиков и работников.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) появилась в России несколько лет назад. Это цифровой аналог бумажной трудовой, где информация о трудовом стаже, приемах на работу, переводах и увольнениях хранится на защищенных серверах Социального фонда России. Переход на ЭТК стал удобным и сразу привлек внимание как крупных работодателей, так и сотрудников, которые теперь могут оперативно отслеживать свой стаж через личный кабинет на портале Госуслуг.
Особенности внесения записей в ЭТК
С появлением электронных трудовых книжек действует новый порядок записей, который несколько облегчает работу кадровиков. Однако ошибок при заполнении по-прежнему не избежать, поэтому важно соблюдать строгие правила.
Как заполнять ЭТК при приеме на работу
Как отмечают эксперты, при приеме нового сотрудника работодатель обязан подать соответствующие сведения в контролирующие органы. Запись в электронной трудовой формируется на основе данных, которые компания передает в виде отчетов (например, СЗВ-ТД). Важно учитывать:
- Сроки подачи: данные о приеме на работу или переводе должны быть переданы не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
- Точность данных: информация, сохраненная на цифровом носителе, должна полностью соответствовать приказу работодателя.
- Отсутствие дублирования: если сотрудник перешел на ЭТК и принес бумажную трудовую, записи что подано письменное заявление в ней уже не дублируются в электронном виде старым работодателем.
Запись о переводе
Перевод сотрудника на другую должность или в другое подразделение также подлежит обязательной фиксации. Возникает закономерный вопрос: как в трудовую книжку внести пропущенную запись о переводе после записи об увольнении? В электронном формате это решается путем подачи корректирующих или дополняющих сведений. Кадровику необходимо сформировать новый отчет, в котором будет указана ранее пропущенная информация с обязательной ссылкой на дату и номер приказа о переводе.
Запись об увольнении
При увольнении сотрудника кадровая служба также обязана оперативно подать сведения. В Роструде сообщили, что трудовое законодательство не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнительные записи, не предусмотренные законом. Главное — четко указать статью Трудового кодекса РФ, по которой произведено увольнение, и дату расторжения договора.
Новые законодательные инициативы
Процесс совершенствования кадрового документооборота продолжается. Недавно в Госдуму поступил законопроект о так называемом «нулевом рабочем месте». Согласно ему, предлагается вносить в трудовые книжки (в т.ч. электронные) запись о прохождении сотрудником определенного периода без фактического выполнения трудовых функций, но с сохранением рабочего места. Это нововведение призвано защитить работников в периоды длительных простоев или вынужденных отпусков.
Бумажная и электронная трудовая: как они сосуществуют?
Несмотря на полный переход на электронный кадровый документооборот, который прогнозировался и стартовал в 2025 году, бумажные бланки все еще остаются на руках у работников. Часто возникает ситуация: сотрудник принес бумажную трудовую книжку и говорит, что перешел на электронную трудовую. В этом случае:
- Работодатель прекращает вести записи в бумажном варианте.
- Бумажная трудовая выдается на руки сотруднику с соответствующей записью о подаче заявления о переходе на ЭТК.
- Все последующие записи ведутся исключительно в электронном виде путем подачи отчетов.
Частые ошибки и их исправление
Несмотря на кажущуюся простоту автоматизированного заполнения, у новичков часто возникают вопросы: каким способом лучше воспользоваться для исправления ошибки, как добиться хорошего качества и корректности данных. Если в электронной трудовой книжке допущена ошибка (например, неверно указана должность или дата), работодатель обязан подить корректирующую форму. Важно помнить: нельзя просто удалить или перезаписать неверные данные. Информация, сохраненная в системе, корректируется только через подачу специальных отчетов с пометкой об отмене предыдущих сведений.
Ведение записей в электронной трудовой книжке — это современный стандарт кадрового учета. Около 24 млн работников в России уже переведены на этот формат, что подтверждает его масштабность и востребованность. Главное для кадровых специалистов — внимательно следить за актуальностью передаваемых данных и соблюдать сроки подачи отчетов, чтобы трудовой стаж каждого сотрудника был учтен безупречно.