С 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Это нововведение изменило привычный порядок кадрового делопроизводства, перенеся информацию о стаже и трудовой деятельности сотрудников в цифровой формат․ В данной статье мы подробно разберем, как правильно заполнять электронную трудовую книжку, какие существуют сроки и особенности при приеме и увольнении работника․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог бумажного документа, подтверждающий трудовой стаж и деятельность сотрудника․ Переход на ЭТК не означает полного и моментального отказа от бумажных вариантов: данные по-старинке могут храниться и дублироваться, однако фокус отчетности сместился именно в цифровую плоскость․
С 2020 года работодателей обязали отчитываться в Пенсионный фонд России (ПФР) обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД․ А с 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам в большинстве случаев должны заполнять только электронные трудовые книжки, так как бумажный бланк нового образца выдается лишь в специфических ситуациях․
Основные принципы заполнения ЭТК
Важно понимать, что «заполнение» электронной трудовой книжки не подразумевает внесение записей в какой-то отдельный файл на компьютере․ Процесс заключается в формировании и отправке специальной отчетности (СЗВ-ТД) в Пенсионный фонд․ Именно ПФР формирует электронную базу данных работника․
Ключевые правила:
- Формат подачи: сведения подаются в виде электронного документа с электронной подписью (ЭЦП) работодателя․ Если численность сотрудников менее 10 человек, допускается подача на бумажном носителе․
- Сроки: при приеме на работу или увольнении отчет СЗВ-ТД необходимо подать не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа․
- Другие кадровые события: переводы, присвоение квалификации и т․д․ подаются до 15 числа месяца, следующего за месяцем события․
Образец заполнения формы СЗВ-ТД (Электронная трудовая книжка)
Чтобы наглядно понять, как заполняется электронная трудовая книжка, рассмотрим структуру отчета СЗВ-ТД на примере приема на работу․
Сведения о работодателе
- Регистрационный номер в ПФР: указывается номер, присвоенный организации или ИП при регистрации в ПФР․
- ИНН: индивидуальный номер налогоплательщика․
- КПП: код причины постановки на учет (для ИП не заполняется)․
- Наименование организации: полное или сокращенное юридическое наименование работодателя․
Сведения о работнике
- ФИО: фамилия, имя и отчество сотрудника в именительном падеже․
- СНИЛС: страховой номер индивидуального лицевого счета (обязательный идентификатор работника в системе ПФР)․
- Дата рождения: в формате ДД․ММ․ГГГГ․
Отчетный период
Указывается месяц и год, за который подаются сведения (например, май 2026 года)․
Сведения о трудовой деятельности (Непосредственно записи в ЭТК)
Именно этот блок заменяет собой заполнение страниц бумажной трудовой книжки․
- Графа 1: № п/п — порядковый номер записи в рамках подаваемой формы․
- Графа 2: Дата (число, месяц, год) — дата кадрового мероприятия (например, дата приема — )․
- Графа 3: Сведения о приеме, переводе и т․д․
- Указывается вид мероприятия: ПРИЕМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ․
- При приеме указывается структурное подразделение и должность/профессия с указанием разряда, квалификации, категории․
- Графа 4: Документ, подтверждающий оформление
- Наименование документа (Приказ, Распоряжение)․
- Дата документа․
- Номер документа․
Пример заполнения при приеме на работу:
№ п/п: 1
Мероприятие: ПРИЕМ
Должность: Инженер-программист в отдел информационных технологий
Основание: Приказ от № 45-к
Как оформить электронную трудовую книжку при увольнении?
При увольнении сотрудника процедура внесения данных в ЭТК имеет строгие сроки и свои особенности:
- Сроки подачи: Сведения об увольнении должны быть переданы в ПФР не позднее следующего рабочего дня после дня издания приказа об увольнении․ Это критически важное правило, так как до 2020 года на внесение записи в бумажную книжку давалось 5 дней․
- Указание причины увольнения: В графе 3 (сведения о мероприятии) необходимо не просто написать «УВОЛЬНЕНИЕ», но и указать причину со ссылкой на статью, часть и пункт Трудового кодекса РФ (например: Увольнение по собственному желанию, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации)․
- Выдача сведений на руки: При увольнении работодатель обязан выдать работнику сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (выписка из электронной трудовой книжки)․ Этот документ заменяет бумажную трудовую книжку при увольнении для тех, кто перешел на ЭТК․
Трудовые книжки нового образца с 2023 года
С 1 января 2023 года в России началось использование трудовых книжек нового бумажного образца, соответствующее постановление Кабмина было подписано Председателем Правительства РФ․ Это связано с тем, что переход на электронные сведения о трудовой деятельности не означает полный отказ от хранения данных по-старинке․
Новые бумажные бланки выдаются впервые устраивающимся на работу лицам, а также тем работникам, которые потеряли или повредили свою старую бумажную книжку․ При этом для таких сотрудников работодатель обязан параллельно вести электронную отчетность СЗВ-ТД․
Электронная трудовая книжка значительно упростила процесс учета стажа и снизила риск потери данных․ Главное для кадровика — помнить о жестких сроках подачи отчета СЗВ-ТД (особенно при увольнении — на следующий рабочий день) и корректно указывать все реквизиты приказов и статьи ТК РФ․ Внимательное отношение к заполнению формы СЗВ-ТД гарантирует, что трудовой стаж сотрудника будет учтен Пенсионным фондом без искажений и ошибок․