В 2026 году вопросы ведения бумажных трудовых книжек остаются актуальными, несмотря на повсеместный переход на электронные форматы․ Особое внимание кадровые специалисты уделяют ситуациям, когда сотрудник принимается на работу временно — например, для замещения отсутствующего основного работника или в рамках срочного трудового договора․ В этой статье мы подробно разберем, как правильно вносить такие записи, какие существуют нюансы и чего категорически нельзя делать при заполнении документа․
Нормативная база: что изменилось к 2026 году?
Основным документом, регламентирующим порядок ведения трудовых книжек, является Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек»․ Эти правила действуют с 1 сентября 2021 года и продолжают применяться в 2026 году․
Важно помнить следующие ключевые моменты:
- Новые бумажные трудовые книжки работникам, поступающим на работу впервые, не заводятся․ Для них ведется только электронная трудовая книжка (ЭТК)․
- Бумажные книжки заполняются только тем сотрудникам, которые уже имеют их на руках (полученные до 2021 года), либо при выдаче дубликата․
- Все записи вносятся на русском языке․ Допускается дублирование записей на государственном языке республики РФ, если это предусмотрено законодательством региона․
Главный принцип: «Временно» в трудовой не пишется
Самая распространенная ошибка работодателей — попытка указать в трудовой книжке, что работник принят «временно» или на период декретного отпуска основного сотрудника․ Это запрещено․
Согласно действующим правилам, в графе 3 раздела «Сведения о работе» вносится запись о приеме на работу без указания срока и без уточнения причины временного характера работы․ Формулировка «принят временно» или «принят на время отсутствия основного работника» в трудовой книжке не допускается․
Почему так? Потому что срок действия трудового договора (срочный он или нет) определяется самим договором, а трудовая книжка фиксирует факт наличия трудовых отношений, должность и структурное подразделение․ Если с работником заключен срочный трудовой договор, это не меняет стандартную формулировку записи о приеме․
Правильный алгоритм заполнения при временном приеме
При приеме сотрудника на должность отсутствующего работника (например, в декрете) или на сезонную работу, запись вносится по стандартной схеме:
- Графа 1 (№ записи): Указывается порядковый номер записи (сквозная нумерация)․
- Графа 2 (Дата): Дата приема на работу (число, месяц, год арабскими цифрами)․
- Графа 3 (Сведения о работе): Пишется полное и сокращенное наименование организации, затем: «Принят(а) в [название отдела] на должность [название должности]»․
Важно: Никаких приписок «временно», «на 0,5 ставки» (если это не совместительство, о котором ниже) или «для замещения» здесь быть не должно․ - Графа 4 (Основание): Указывается дата и номер приказа (распоряжения) о приеме на работу․
Пример записи:
ООО «Вектор»
Принята в отдел продаж на должность менеджера․
Приказ от № 45-к
Особенности работы по совместительству
Часто временная работа оформляется как совместительство․ Здесь правила заполнения отличаются в зависимости от того, где хранится трудовая книжка․
Внешнее совместительство
Если сотрудник работает у вас по совместительству, но его трудовая книжка находится у основного работодателя:
- Запись о приеме на работу в вашу компанию вносит основной работодатель․
- Для этого работник должен предоставить документальное подтверждение (копию приказа о приеме, справку от второго работодателя)․
- Запись вноситься на основании документов, предоставленных работником․ В графе 4 указываются реквизиты приказа второго работодателя․
- Записи о совместительстве могут вноситься не в хронологическом порядке (например, сразу прием и увольнение, если сотрудник уже уволился со второй работы)․
Внутреннее совместительство
Если сотрудник совмещает должности внутри одной организации, запись о приеме на вторую должность вносится в общем порядке в раздел «Сведения о работе» той же трудовой книжки․
Что делать при увольнении временного сотрудника?
Поскольку при приеме мы не указывали, что работа временная, то и при увольнении формулировка будет стандартной, но с указанием конкретной статьи Трудового кодекса РФ․
Если истекает срок срочного трудового договора (на который был фактически принят сотрудник):
- Графа 3: «Трудовой договор прекращен в связи с истечением срока трудового договора, пункт 2 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации»․
- Графа 4: Реквизиты приказа об увольнении․
Если сотрудник увольняется по собственному желанию или соглашению сторон, запись делается соответствующая этим основаниям․ Главное, дата увольнения должна совпадать с последним рабочим днем․
Технические требования к заполнению в 2026 году
Во избежание ошибок и признания трудовой книжки недействительной, соблюдайте следующие технические нормы:
- Чернила: Только световодостойкие (черные, синие или фиолетовые)․ Использование гелевых ручек допускается, если они не размываются․
- Без сокращений: Нельзя писать «пр․» вместо «приказ», «расп․» вместо «распоряжение», «врем․» вместо «временный»․ Все слова пишутся полностью․
- Аккуратность: Записи должны быть четкими․ Помарки и исправления (замазывание корректором) запрещены․ Если ошибка допущена, она исправляется путем внесения новой записи с указанием, какая запись является недействительной․
- Печать и подпись: Каждая запись заверяется подписью уполномоченного лица и печатью организации (если печать используется в компании)․ Подпись самого работника в графе 4 не требуется, но он должен расписаться в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек․
Частые вопросы (FAQ)
Нужно ли делать запись, если сотрудник принят на срок менее 5 дней?
Да, если заключается трудовой договор, запись в трудовую книжку вносится независимо от срока работы․ Исключение составляют случаи, когда работа выполняется в порядке совместительства и работник не изъявил желания вносить такую запись․
Можно ли сделать запись задним числом?
Записи вносятся в хронологическом порядке․ Если запись не была сделана вовремя, она вносится текущей датой, но с указанием периода, к которому она относится, либо через процедуру признания предыдущей записи недействительной и внесения новой корректной․
Что делать, если бланк трудовой книжки старого образца?
Бланки трудовых книжек старого образца (выпущенные до 2023 года) действительны и подлежат заполнению до их полного использования․ Обменивать их на новые бланки не нужно․
Правильное заполнение трудовой книжки при временном приеме на работу требует от кадровика внимательности и знания одного золотого правила: в графе 3 мы пишем только факт приема на должность, игнорируя временный характер работы․
Соблюдение требований Приказа № 320н, использование полных формулировок и отсутствие сокращений гарантируют юридическую чистоту документа и защиту прав работника при подсчете стажа и назначении пенсии․
Помните: трудовая книжка — это документ строгой отчетности․ Любая лишняя информация (например, слово «временно») может создать проблемы работнику в будущем․