С 2020 года в России введён институт электронной трудовой книжки (ЭТК). Это цифровой документ, который хранит сведения о трудовой деятельности работника в базе данных Пенсионного фонда России (ПФР) и в системе «Система Фондового Регистра» (СФР). Электронная ТК заменяет традиционную бумажную форму, но при переходе необходимо соблюсти ряд обязательных процедур, предусмотренных Трудовым кодексом РФ и нормативными актами.
Содержание статьи
- Правовая база и основные понятия
- Как оформить ЭТК сотруднику
- Обязанности работодателя
- Как просматривать и получать выписки
- Часто задаваемые вопросы
Правовая база и основные понятия
Нормативные документы, регламентирующие электронные трудовые книжки:
- Трудовой кодекс РФ (статьи 66‑1, 66‑2, 66‑3);
- Постановление Правительства РФ от 28 июля 2020 г. № 1065 «Об организации и ведении электронных трудовых книжек»;
- Приказ Минтруда России от 30 июня 2020 г. № 322н «Об утверждении Положения о порядке ведения электронных трудовых книжек»;
- Инструкции ПФР и СФР по работе с ЭТК (обновляются ежегодно).
Ключевые термины:
- ЭТК – электронная трудовая книжка, хранящаяся в базе ПФР.
- СФР – Система Фондового Регистра, в которой фиксируются сведения о трудовой деятельности.
- Выписка из ЭТК – документ в формате PDF с электронной подписью, выдаваемый через портал Госуслуги, МФЦ или непосредственно работодателем.
Как оформить ЭТК сотруднику
Оформление начинается с инициативы работника (заявление) или работодателя (переход на электронный формат). Ниже – пошаговый алгоритм.
Подача заявления
- Работник заполняет заявление о переходе на электронный формат трудовой книжки. Образец заявления можно скачать на сайте Госуслуг или в отделе кадров.
- Заявление подписывается сотрудником (в бумажном виде) и передаётся в отдел кадров.
- Если сотрудник отказывается от ЭТК, работодатель обязан выдать ему бумажную трудовую книжку и оформить запись о выдаче согласно ст. 66.1 ТК (см. ниже).
Регистрация в системе СФР
- Отдел кадров вносит сведения о переходе в Книгу учёта движения трудовых книжек (бумажный журнал).
- В системе СФР создаётся запись о сотруднике с указанием:
- ФИО, дата рождения, СНИЛС;
- Трудовой стаж до г. (в этом случае сведения из бумажной ТК не переносятся в ЭТК);
- Дата начала работы в текущей организации;
- Номер электронного документа (уникальный идентификатор).
- Система автоматически генерирует QR‑код, который привязывается к личному кабинету работника в ПФР.
Уведомление сотрудника
После успешной регистрации работодатель обязан:
- Сообщить сотруднику о готовности ЭТК;
- Предоставить инструкцию по входу в личный кабинет ПФР (логин — СНИЛС, пароль — по SMS).
- Разъяснить порядок получения выписки из ЭТК (через Госуслуги, МФЦ или напрямую у работодателя).
Выдача бумажной ТК (если требуется)
Если сотрудник по желанию требует бумажный вариант, работодатель обязан:
- Сделать запись о выдаче в книге учёта (ст. 66.1 ТК);
- Внести в бумажную ТК отметку о переходе на электронный формат (вкладка «ЭТК»);
- Передать бумажный документ сотруднику под расписку.
Обязанности работодателя
Ведение учёта
Работодатель обязан вести два параллельных реестра:
- Книга учёта движения трудовых книжек (бумажный журнал);
- Электронный реестр в системе СФР.
Внесение записей в ЭТК
Каждое событие, связанное с трудовыми отношениями, фиксируется в ЭТК в течение трёх рабочих дней:
- Приём на работу (дата, должность, условия труда);
- Изменение условий труда (перевод, повышение зарплаты, изменение графика);
- Приостановление или прекращение трудового договора (увольнение, отпуск без сохранения заработной платы, командировка за границу);
- Восстановление в связи с болезнью, декретом и т.п.
Технические требования
Для работы с ЭТК организации используют специализированные сервисы, например:
- Контур.Экстерн – позволяет оформлять и вести ЭТК в онлайн‑режиме, интегрировать с 1С и другими HR‑системами;
- Государственная информационная система «Электронный документооборот» (ЭДО);
- Личный кабинет работодателя на портале ПФР.
Ответственность
За непредставление сведений о трудовой деятельности должностным лицам организации грозит штраф от 30 000 руб. до 200 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Поэтому своевременное внесение данных в ЭТК критически важно.
Как просматривать и получать выписки из ЭТК
Через портал «Госуслуги»
- Войдите в личный кабинет, используя СНИЛС и пароль (или подтверждение по SMS).
- Перейдите в раздел «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Выберите период (по умолчанию – весь трудовой стаж) и нажмите «Сформировать».
- Документ будет готов в формате PDF с электронной подписью ПФР. Его можно скачать, распечатать или отправить по электронной почте.
Через МФЦ
Если у сотрудника нет доступа к Интернету, он может обратиться в любой МФЦ, предъявив паспорт и СНИЛС. Оператор выдаст выписку в течение 15 минут.
Через работодателя
Работодатель может сформировать выписку в своей системе (Контур.Экстерн, 1С:Зарплата и кадры и т.п.) и передать её сотруднику в электронном виде или в виде распечатанного PDF.
Что включается в выписку
- Все записи о приёме, переводе, изменении условий труда и увольнении, внесённые после г.;
- Сведения о периодах, не учтённых в ЭТК (до 2020 г.) – в выписку они не попадают, но могут быть указаны в примечании.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
| Вопрос | Ответ |
|---|---|
| Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную ТК? | Да. При переходе на ЭТК работник получает бумажную ТК с отметкой о переводе. Оба документа могут использоваться до полного перехода. |
| Что происходит с данными, внесёнными в бумажную ТК до 2020 г.? | Эти сведения в ЭТК автоматически не переносятся. При необходимости их можно добавить в виде отдельного примечания в выписке, но официально они остаются только в бумажной ТК. |
| Как быстро работодатель обязан внести запись о приёме на работу? | В течение трёх рабочих дней с момента подписания трудового договора. |
| Можно ли изменить запись в ЭТК после её внесения? | Изменения допускаются только в случае обнаружения ошибки. Требуется подача исправительного заявления и согласование с ПФР. |
| Какие штрафы грозят работодателю за несвоевременное ведение ЭТК? | От 30 000 руб. до 200 000 руб. в зависимости от тяжести нарушения (КоАП РФ, ст. 5.27). |
| Можно ли использовать ЭТК для получения пенсии? | Да. ПФР использует сведения из СФР (в т.ч. из ЭТК) при расчёте пенсионных прав. |
Электронная трудовая книжка – современный инструмент, который упрощает ведение кадрового учёта, ускоряет обмен информацией между работодателем, ПФР и работником. Однако переход требует строгого соблюдения нормативных требований:
- Оформление заявления сотрудника и запись в книге учёта движения трудовых книжек;
- Регистрация в системе СФР и своевременное внесение всех кадровых событий;
- Обеспечение доступа сотрудника к личному кабинету ПФР и к выпискам через Госуслуги или МФЦ;
- Контроль за соблюдением сроков (не более 3 рабочих дней) и за технической корректностью данных.
При правильном подходе ЭТК повышает прозрачность трудовых отношений, облегчает процесс получения справок и выписок, а также снижает риск штрафных санкций для работодателя.
Помните: без надлежащего оформления и своевременного ввода данных электронная трудовая книжка не будет иметь юридической силы, а последствия могут быть финансовыми и репутационными.
Дата актуализации информации: