Переименование должности – обычное явление в современных компаниях. Однако иногда в трудовой книжке сотрудника отсутствует запись об этом изменении. Это может вызвать вопросы при проверке работодателем, при оформлении документов в Пенсионном фонде, при смене работы и т.д. Ниже приведены основные причины, как правильно оформить запись и что делать, если её нет.
Почему запись может отсутствовать?
- Недостаток информированности работодателя: Руководитель не знает, что при изменении названия должности необходимо внести запись в трудовую книжку.
- Отсутствие согласия работника: Переименование возможно только при согласии сотрудника. Если согласие не получено, запись не делается.
- Неправильное оформление дополнительного соглашения: Если соглашение не подписано должным образом, работодатель может не включить запись.
- Технические ошибки: Внутренние системы учета не обновили данные, а бумажная копия осталась без изменений.
- Отсутствие приказа/решения: Запись в трудовой книжке обязана быть основана на приказе или решении руководства.
Законодательная база
Согласно статье 57 Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и Порядку 320н «Запись сведений о работе в должности в трудовой книжке»:
- При изменении названия должности в трудовом договоре работник обязан подписать дополнительное соглашение.
- В трудовой книжке в графе 4 (дата и номер приказа) фиксируется дата и номер приказа, на основании которого должность была переименована.
- Запись должна быть сделана в течение 30 дней с момента вступления изменений в силу.
Как оформить запись о переименовании должности
Подготовка документов
- Приказ/решение руководства: Номер, дата, содержание (переименование должности).
- Дополнительное соглашение к трудовому договору: Содержит согласие работника на изменение названия должности.
- Согласие работника: Подпись сотрудника (может быть в виде электронного подписания).
- Форма записи в трудовой книжке: Внутренний бланк, который обычно находится в отделе кадров.
Шаги по внесению записи
- Получите приказ/решение о переименовании.
- Подготовьте дополнительное соглашение и получите подпись работника.
- Заполните форму записи в трудовой книжке: в графу 4 укажите дату и номер приказа, в графу 5 – новое название должности, в графу 6 – дату начала работы в новой должности.
- Подпишите запись и поставьте печать организации.
- Сохраните копию в личном деле сотрудника и в электронном архиве.
Пример записи
Графа 4 (Дата и номер приказа): № 45/ПР
Графа 5 (Наименование должности): Старший менеджер по продажам
Графа 6 (Дата начала работы в должности):
Что делать, если запись отсутствует?
- Проверка документов: Убедитесь, что у вас есть приказ/решение и дополнительное соглашение.
- Обратитесь в отдел кадров: Попросите внести запись в трудовую книжку. Предоставьте все необходимые документы.
- Проверьте согласие работника: Если согласие отсутствует, получите его. Без согласия запись не будет внесена.
- Проверьте сроки: Если прошло более 30 дней с момента переименования, уточните у руководства, можно ли внести запись с задержкой.
- Письменное подтверждение: Если запись не внесена по какой-либо причине, попросите работодателя выдать письменное подтверждение о переименовании должности, которое можно приложить к резюме и другим документам.
Как избежать пропуска записи в будущем
- Создайте чеклист для отдела кадров: «Переименование должности».
- Внедрите периодический контроль сроков внесения записей (ежемесячно).
- Обучите руководителей и HR-специалистов правилам оформления трудовых книжек.
- Используйте электронный документооборот с автоматическим напоминанием о необходимости внесения записи.
Практический совет от экспертов
Согласно опыту консультантов (КонсультантПлюс, Современный предприниматель), важно не только оформить запись, но и хранить копию приказа и соглашения в личном деле сотрудника. Это поможет в случае проверки со стороны государственных органов или при переходе сотрудника в другую компанию.
Отсутствие записи о переименовании должности в трудовой книжке – не редкость, но это может создать сложности в дальнейшем. Следуя законодательным требованиям и описанным выше шагам, вы сможете своевременно и корректно оформить запись, а также избежать ошибок в будущем. Если запись всё же пропала, не откладывайте решение – обратитесь в отдел кадров с полным комплектом документов и получите подтверждение о переименовании.