С 1 января 2026 г. в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). С этого момента каждый работник имеет право оформить свою трудовую книжку в электронном виде, а работодатель обязан вести её в соответствии с требованиями законодательства. В статье подробно рассматриваются правовые основы, порядок выбора электронного варианта, обязанности сторон и практические рекомендации.

Правовое регулирование электронных трудовых книжек

Электронная трудовая книжка была введена в действие в 2020 году и закреплена в следующих нормативных актах:

• Федеральный закон № 311‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (2020) – вводит понятие «электронной трудовой книжки».
• Приказ Минтруда РФ от № 442н – регламентирует порядок ведения, передачи и хранения ЭТК.
• Постановления Правительства РФ и приказы Росстата, определяющие технические требования к системе «Электронная трудовая книжка».

С 1 января 2026 г. переходный период завершён, что означает:

1. Все новые трудовые отношения оформляются в электронном виде, если работник не подал заявление об отказе.
2. Для уже существующих бумажных книжек предусмотрена возможность их перевода в электронный формат.
3. Работодатели обязаны вести реестр сотрудников в системе ЭТК и своевременно передавать сведения в Социальный фонд России (СФР).

Как работник выбирает электронный вариант трудовой книжки

Заявление работника

Для перехода на электронный вариант необходимо, чтобы работник:

• Подал письменное заявление о выборе электронного формата (можно в виде электронного письма, если это допускает внутренний регламент компании).
• Указал в заявлении свои контактные данные (номер мобильного телефона, e‑mail) – они будут использованы для доступа к системе ЭТК.

Если работник не подал заявление об отказе от электронного формата, считается, что он согласен на электронную трудовую книжку.

Регистрация в системе ЭТК

После получения заявления работодатель:

1. Создаёт в системе ЭТК профиль сотрудника, используя данные из паспорта и СНИЛС.
2. Отправляет работнику SMS‑сообщение с ссылкой для активации личного кабинета.
3. Работник проходит процедуру подтверждения личности (ввод кода из SMS, загрузка скан‑копии паспорта).

После подтверждения работник получает доступ к своей электронной трудовой книжке через мобильное приложение «ЭТК» или веб‑портал.

Обязанности работодателя при оформлении ЭТК

• Внести сведения о трудоустройстве в течение 3 рабочих дней с момента начала работы.
• Обеспечить конфиденциальность и защиту персональных данных сотрудника.
• Своевременно передавать в СФР сведения о перерывах в стаже, переводах, увольнении и других изменениях.
• Сохранять копию заявления работника о выборе электронного формата в личном деле.
• При необходимости предоставить работнику печатную выписку из ЭТК (по его запросу).

Преимущества электронного варианта трудовой книжки

Электронный формат решает многие проблемы, связанные с традиционной бумажной книжкой:

• Отсутствие риска потери документа – все записи хранятся в облачной системе.
• Удобный доступ в любой момент через смартфон или компьютер.
• Автоматическое передача данных в Пенсионный фонд и СФР, что ускоряет начисление пенсии.
• Сокращение административных расходов работодателя (нет необходимости в печати, хранении и пересылке бумажных книжек).
• Повышение прозрачности трудовых отношений – работник может в реальном времени проверять актуальность записей.

Возможные проблемы и пути их решения

Технические сбои

Если система ЭТК недоступна, работодатель обязан:

1. Сохранить запись в внутреннем реестре и передать её в СФР в течение 5 дней после восстановления доступа.
2. Уведомить работника о временной невозможности доступа к ЭТК.

Отказ работника от электронного формата

Работник имеет право отказаться от ЭТК, подав письменное заявление. В этом случае:

• Работодатель обязан оформить бумажную трудовую книжку в течение 10 дней.
• Все последующие записи вносятся в бумажный документ, а сведения в СФР передаются в обычном порядке.

Ошибки в записях

При обнаружении ошибки работник или работодатель могут подать заявление об исправлении в СФР. Процедура включает:

1. Подготовку письменного запроса с указанием конкретных ошибок.
2. Приложение подтверждающих документов (трудовой договор, приказ о переводе и т;д.).
3. Ожидание решения СФР (обычно в течение 30 дней).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Пошаговый алгоритм перехода на электронный вариант трудовой книжки

1. Сбор данных: паспорт, СНИЛС, контактный телефон.
2. Получение заявления от работника о выборе электронного формата.
3. Создание профиля в системе ЭТК и отправка кода активации.
4. Подтверждение личности сотрудником через мобильное приложение.
5. Внесение первой записи (дата приема, должность, условия труда) в течение 3 дней.
6. Регулярное обновление записей при переводах, повышениях, увольнении.
7. Контроль качества: проверка статуса передачи в СФР раз в квартал.

Выбор работником электронного варианта трудовой книжки – это современный шаг к цифровизации трудовых отношений в России. Он упрощает процесс ведения кадровой документации, повышает её достоверность и уменьшает риск потери важных сведений о стаже. Для работодателя важно соблюдать установленный порядок оформления, своевременно передавать данные в СФР и обеспечивать защиту персональных данных. При правильном подходе электронная трудовая книжка становится удобным инструментом как для компаний, так и для их сотрудников.

Если у вас возникли вопросы по внедрению ЭТК в вашей организации, рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву или в службу поддержки системы «ЭТК».

Дата публикации: 23 мая 2026 г.