В 2026 году ведение трудовых книжек остается важным аспектом кадрового делопроизводства, несмотря на активный переход на электронные форматы. Для бумажных документов действуют строгие регламенты, установленные Постановлением Правительства РФ от № 1250 и Приказом Минтруда России от № 320н. Эти нормативные акты заменили устаревшую Инструкцию № 69 и ввели новые бланки, которые стали обязательными к использованию с 1 января 2023 года.

Ниже представлен подробный разбор того, как правильно заполнять трудовую книжку, если сотрудник продолжает работать по настоящее время, с учетом актуальных требований 2026 года.

Нормативная база и новые бланки

С 2023 года в обороте находятся только бланки нового образца. Старые формы (утвержденные в 2003 году) действительны до их полного израсходования работодателем, но новые записи в них вносятся по новым правилам. Основные изменения коснулись:

• Формы бланка (добавлены поля для электронного учета);
• Порядка внесения исправлений;
• Требований к печати записей (только чернилами черного, синего или фиолетового цвета, без сокращений).

Заполнение ьного листа

ьный лист заполняется при первичном заведении книжки или при выдаче нового бланка взамен утерянного. Важно помнить, что любые изменения в данных работника (фамилия, образование) вносятся на основании документов и заверяются подписью ответственного лица и печатью организации.

Основные поля ьного листа:

1. ФИО: Пишется полностью, без сокращений, разборчивым почерком.
2. Дата рождения: Формат ДД.ММ.ГГГГ.
3. Образование: Указывается уровень образования на момент заполнения (например, «высшее», «среднее профессиональное»). Основание, диплом или аттестат.
4. Профессия/специальность: Записывается точно так, как в документе об образовании.
5. Дата заполнения: Текущая дата внесения записи.
6. Подпись работника: Обязательна.
7. Подпись ответственного лица и печать: Печать ставится так, чтобы она частично захватывала подпись работника (если организация использует печать).

Раздел «Сведения о работе»: образец заполнения при продолжении работы

Самый частый вопрос возникает при заполнении графы, где фиксируется текущее место работы. Если сотрудник работает в организации по настоящее время, запись вносится в раздел «Сведения о работе».

Важное правило: Фраза «работает по настоящее время» в трудовую книжку не вписывается в графу 3 при приеме на работу. Эта формулировка используется только в справках о месте работы или при заверении копий.

Как выглядит правильная запись о приеме:

При приеме на работу в графе 3 («Сведения о приеме на работу…») указывается:

Общество с ограниченной ответственностью «Вектор»;

Принят в отдел продаж на должность менеджера.

В графе 4 («Наименование, дата и номер документа…») указывается приказ о приеме: Приказ от № 12-к.

Что делать, если нужна справка о том, что человек работает?

Если сотруднику требуется подтвердить, что он работает по настоящее время (для банка, визы или госорганов), работодатель выдает справку в свободной форме или по установленному шаблону, где пишется:

«Дана Иванову И.И. в том, что он действительно работает в ООО «Вектор» с по настоящее время в должности менеджера».

В саму трудовую книжку эта фраза не вносится до момента увольнения.

Правила внесения записей и исправлений

Согласно актуальным правилам 2026 года, категорически запрещено:

• Использовать корректирующую жидкость («замазку»);
• Зачеркивать ошибочные записи (кроме ьного листа);
• Делать сокращения слов (например, «пр.» вместо «приказ», «соб.жел.» вместо «собственному желанию»).

Как исправить ошибку:

1. В графе 1 ставится следующий порядковый номер.
2. В графе 2 указывается дата внесения исправления.
3. В графе 3 пишется: «Запись за номером [номер] недействительна». Ниже вносится правильная запись.
4. В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого вносится исправление (или номер приказа об отмене предыдущего).

Особенности 2026 года: Электронные трудовые

Хотя бумажные трудовые книжки сохраняют силу, с 2020 года в России внедрена система электронных трудовых книжек (СТД-Р); Работодатель обязан передавать сведения в Пенсионный фонд (СФР) в электронном виде. Если работник вел бумажную книжку до 2020 года и не отказался от нее, она ведется параллельно с электронной. Однако, все записи в бумажном варианте должны строго соответствовать данным, переданным в СФР.

Правильное заполнение трудовой книжки в 2026 году требует внимательности к деталям и соблюдения новых форматов бланков. Главное, что нужно помнить: фраза «работает по настоящее время» не вносится в раздел «Сведения о работе» — там фиксируются только факты приема, перевода и увольнения. Для подтверждения текущего статуса работы выдается отдельная справка. Соблюдение этих правил гарантирует отсутствие проблем при проверках и при оформлении пенсии сотруднику в будущем.