Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это современный формат ведения учета трудовой деятельности, который постепенно вытесняет традиционные бумажные книжки. Особенно актуальна ЭТК для руководителей, которым необходимо отслеживать трудовой стаж сотрудников, вести учет рабочего времени и выполнять другие кадровые функции. В этой статье мы подробно рассмотрим, что такое электронная трудовая книжка, как она работает, какие преимущества она предоставляет и как ее использовать для эффективного управления персоналом.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, содержащий информацию о трудовой деятельности работника. Она хранится в электронном виде в специализированной системе, доступной как работодателю, так и работнику. С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам должны заполнять только электронные трудовые книжки.

Преимущества использования электронной трудовой книжки для руководителя

Переход на электронную трудовую книжку предоставляет руководителям ряд значительных преимуществ:

• Удобство и доступность: Руководитель может в любой момент получить доступ к информации о трудовой деятельности сотрудника, не тратя время на поиск бумажных документов.
• Безопасность: Электронная трудовая книжка защищена от физического повреждения, потери или кражи, что гарантирует сохранность важных данных.
• Оперативность: Внесение изменений в электронную трудовую книжку происходит быстро и легко, что позволяет оперативно реагировать на изменения в трудовой деятельности сотрудника.
• Экономия ресурсов: Отсутствие необходимости в бумажных книжках, печати и хранении экономит ресурсы компании.
• Прозрачность: Электронная трудовая книжка обеспечивает прозрачность учета трудовой деятельности сотрудников, что способствует укреплению доверия между работодателем и работником.
• Автоматизация процессов: ЭТК интегрируется с другими кадровыми системами, что позволяет автоматизировать многие процессы, связанные с управлением персоналом.
• Проверка работником: Сотрудник может самостоятельно проверить информацию о своей трудовой деятельности, что повышает его удовлетворенность работой.

Как работает электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка ведется в специализированной системе, которая интегрирована с Социальным фондом России (СФР). Информация о трудовой деятельности сотрудника вносится работодателем в электронный вид.

Основные этапы работы с ЭТК:

Прием на работу: При приеме на работу в электронную трудовую книжку вносится информация о должности, заработной плате и других условиях труда.
Внесение изменений: При изменении должности, заработной платы, даты увольнения и других данных в электронную трудовую книжку вносятся соответствующие изменения.
Увольнение: При увольнении в электронную трудовую книжку вносится информация об основании увольнения и сумме выходного пособия (если оно предусмотрено).
Проверка: Работник может самостоятельно проверить информацию о своей трудовой деятельности в электронном виде.
Передача в СФР: Работодатель автоматически передает информацию о трудовой деятельности сотрудника в Социальный фонд России.

Как проверить наличие электронной трудовой книжки?

Проверить наличие электронной трудовой книжки можно несколькими способами:

• Через портал Госуслуг: На портале Госуслуг можно получить доступ к своей электронной трудовой книжке.
• Через сайт Социального фонда России: На сайте Социального фонда России также можно проверить наличие электронной трудовой книжки.
• Обратиться в отдел кадров компании: В отделе кадров компании можно запросить информацию о наличии электронной трудовой книжки.

Заполнение электронной трудовой книжки: что нужно знать руководителю

Руководитель не заполняет электронную трудовую книжку напрямую. Эта задача возложена на специалистов отдела кадров. Однако руководителю необходимо следить за тем, чтобы информация о трудовой деятельности сотрудников вносилась в электронную трудовую книжку своевременно и правильно.

Важные моменты при заполнении ЭТК:

• Информация должна соответствовать фактической трудовой деятельности сотрудника.
• Внесение изменений в электронную трудовую книжку должно производиться на основании соответствующих документов (например, приказа о переводе на другую должность или приказа об увольнении).
• Не допускается внесение изменений в электронную трудовую книжку без письменного согласия работника (за исключением случаев, предусмотренных законодательством).

Что делать при увольнении сотрудника?

При увольнении сотрудника в электронную трудовую книжку вносится информация об основании увольнения и сумме выходного пособия (если оно предусмотрено). После увольнения электронная трудовая книжка сотрудника остается в архиве компании в течение 50 лет.

Бумажная трудовая книжка и ЭТК: возможно ли совместное использование?

Да, возможно одновременное применение электронного и бумажного вариантов. Однако, если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки, то работодатель обязан вести трудовую книжку в бумажном виде.

Важные ссылки

• [Официальный сайт Социального фонда России](https://sfr.gov.ru/)
• [Портал Госуслуг](https://www.gosuslugi.ru/)

Электронная трудовая книжка – это современный и удобный инструмент для управления персоналом. Переход на ЭТК позволяет повысить эффективность кадровых процессов, обеспечить сохранность информации о трудовой деятельности сотрудников и укрепить доверие между работодателем и работником; Руководителям необходимо активно использовать возможности ЭТК для эффективного управления персоналом и соблюдения требований законодательства.