С 1 января 2021 года в России действует обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). При приёме на работу работодатель обязан оформить отношения с учётом выбранного сотрудником способа ведения трудовой книжки – бумажного или электронного. Ниже подробно рассмотрен порядок действий, необходимые документы и образцы заявлений.

Как убедиться, что у кандидата электронная трудовая книжка?

• Запрос документов – при собеседовании попросите предъявить:
  • паспорт гражданина РФ;
  • СНИЛС;
  • выписку из электронной трудовой книжки формы СТД‑Р (или СТД‑СФР при работе в государственном секторе).
• Проверка через ПФР – работодатель может направить запрос в Пенсионный фонд России (через личный кабинет на сайте ПФР или через систему «Госуслуги») с указанием СНИЛС кандидата. Фонд вернёт подтверждение наличия электронной записи;
• Заявление работника – если кандидат заявляет, что ведёт трудовую книжку в электронном виде, он обязан подать письменное заявление о выборе этого способа ведения (см. раздел 2).

Заявление работника о ведении трудовой книжки в электронном виде

Согласно ст. 66.1 ТК РФ и Федеральному закону от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ, работник, желающий вести трудовую книжку в электронном формате, должен подать работодателю письменное заявление (можно в свободной форме, но рекомендуется использовать утверждённый образец).

Основные требования к заявлению

1. Указание ФИО, даты рождения и СНИЛС работника.
2. Чёткое выражение желания вести трудовую книжку в электронном виде.
3. Ссылка на нормативный акт (ФЗ № 439‑ФЗ, ст. 66.1 ТК РФ).
4. Дата и подпись работника.
5. При необходимости – отметка о получении копии заявления работодателем (для подтверждения факта подачи).

Образец заявления

Заявление
о ведении трудовой книжки в электронном виде

Я, Иванов Иван Иванович, родившийся ,
СНИЛС 123‑456‑789 00,
прошу вести мою трудовую книжку в электронном виде
в соответствии с Федеральным законом от № 439‑ФЗ
и статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Подпись: _______________ /Иванов И.И./

После получения заявления работодатель обязан:

• внести запись о принятии на работу в бумажную трудовую книжку (если она выдаётся на руки);
• сформировать и передать сотруднику выписку из электронной трудовой книжки формы СТД‑Р (или СТД‑СФР) в течение трёх рабочих дней;
• обеспечить подачу сведений о трудовой деятельности в ПФР через форму ЕФС‑1 (с января 2023 года).

Что выдаёт работодатель при приёме на работу?

Если работник выбрал электронный способ ведения трудовой книжки, работодатель выдаёт:

• Выписку формы СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности) – заверенный документ с электронной подписью работодателя, содержащий все сведения о предыдущих местах работы, должностях, периодах и т.д.;
• при работе в государственном секторе – форму СТД‑СФР (аналог СТД‑Р для федеральных органов власти).

Выписка выдаётся в течение трёх рабочих дней с момента подачи заявления о приёме на работу или с момента получения заявления о переходе на электронный вид трудовой книжки.

Особенности оформления при приёме впервые (с 1 января 2021 г.)

Для лиц, которые впервые устраиваются на работу после :

• бумажная трудовая книжка не заводится;
• работодатель сразу создаёт электронную трудовую книжку в системе ПФР;
• работник получает только выписку формы СТД‑Р (или СТД‑СФР) и, при желании, может запросить бумажный дубликат для личного архива (но это не является обязательным трудовым документом).

Переход с бумажной на электронную трудовую книжку при приёме на работу

Если кандидат уже имел бумажную трудовую книжку и хочет перейти на электронный вид, порядок действий следующий:

1. Работник подаёт заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец см. в разделе 2).
2. Кадровик вносит в бумажную трудовую книжку запись о приёме на работу (в разделе «Сведения о работе»).
3. Затем делается запись о переходе на электронную трудовую книжку (формулировка может быть стандартной, например: «С [дата] перехожу на ведение трудовой книжки в электронном виде в соответствии с ФЗ № 439‑ФЗ»).
4. После этого бумажная трудовая книжка выдаётся сотруднику на руки, а работодатель формирует электронную запись и выдаёт выписку формы СТД‑Р.

Какие документы запрашивать при приёме на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой?

• Паспорт гражданина РФ.
• СНИЛС.
• Выписка из электронной трудовой книжки формы СТД‑Р (или СТД‑СФР).
• Трудовой договор и приказ о приёме на работу (если работодатель их издаёт).
• Заявление работника о ведении трудовой книжки в электронном виде (если ещё не подано).

Сроки и ответственность

Согласно законодательству:

• Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки должно быть подано не позднее дня приёма на работу.
• Работодатель обязан выдать выписку формы СТД‑Р в течение трёх рабочих дней после получения заявления.
• Несвоевременная выдача выписки или неправильное оформление может повлечь административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 1 000 до 5 000 руб для должностных лиц).

Полезные ссылки и ресурсы

• Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
• Приказ Минтруда России от № 584н «Об утверждении формы СТД‑Р и порядка её заполнения».
• Система «Госуслуги» – раздел «Электронная трудовая книжка» (просмотр и запрос выписки).
• Контур.Экстерн – инструкция по подаче сведений через форму ЕФС‑1 (с января 2023 года).

Соблюдение указанных правил обеспечивает корректное оформление трудовых отношений, защищает права работника и минимизирует риски для работодателя при переходе на электронные трудовые книжки.