Электронная трудовая книжка (ЭТК) – современный документ, фиксирующий трудовую историю работника в цифровом виде. При увольнении возникает вопрос: какие документы получает сотрудник и какие действия обязан выполнить работодатель? В статье подробно рассматриваются все необходимые формальности, их правовое основание и практические рекомендации.

Правовое основание

С 2019 года в России действует нормативно-правовая база, регулирующая электронные трудовые книжки:

• Федеральный закон «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (частично).
• Постановление Правительства РФ от № 2265 «Об электронных трудовых книжках».
• Проект закона, внесённый в Госдуму 10 ноября 2026 г., предусматривает возможность полного отказа от бумажного варианта при условии, что работник не подал заявление об отказе.

Эти акты определяют порядок создания, ведения и закрытия ЭТК, а также перечень документов, которые выдаются при прекращении трудовых отношений.

Какие документы выдаются при увольнении?

1. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – в момент увольнения в системе автоматически фиксируется запись о прекращении трудового договора. Работнику не требуется получать отдельный бумажный документ, если он не отказался от электронного формата.
2. Справка о заработке (форма № Т-2) – в электронном виде (PDF) или в бумажном виде, если работник запросил.
3. Трудовая книжка в бумажном виде (только при наличии заявления работника об отказе от ЭТК). В этом случае работодатель обязан оформить запись в бумажной книжке и выдать её сотруднику.
4. Выписка из ЭТК – документ, подтверждающий все записи в электронной книжке, может быть предоставлен в виде печатного листа по запросу работника.
5. Справка о наличии (отсутствии) задолженности – в случае, если работник имеет финансовые обязательства перед работодателем (например, возврат средств за служебный автомобиль).

Важно: если работник не подал заявление об отказе от электронного формата, никаких бумажных трудовых книжек выдаваться не будет.

Что происходит с ЭТК после увольнения?

• Запись о прекращении трудового договора фиксируется в системе автоматически в момент подписания приказа об увольнении.
• ЭТК переходит в статус «закрыта», но остаётся доступной для работника в личном кабинете Госуслуги или в корпоративной системе работодателя.
• Работник может скачать выписку из ЭТК в любой момент и использовать её при поиске новой работы.

Пошаговая процедура для работодателя

Шаг 1. Подготовка приказа об увольнении

Составляется приказ в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ). При этом в приказе указывается, что трудовая книжка ведётся в электронном виде.

Шаг 2. Регистрация приказа в системе ЭТК

Работодатель (или уполномоченный сервис‑провайдер) вносит запись о прекращении трудового договора в электронную базу. После этого система автоматически генерирует уведомление для работника.

Шаг 3. Формирование и передача сопутствующих документов

1. Создаётся электронная справка о заработке (Т-2) и отправляется на электронную почту работника или в личный кабинет.
2. При необходимости (заявление работника) печатается бумажная трудовая книжка и делается запись о прекращении трудового договора.
3. Подготавливается выписка из ЭТК (при запросе).

Шаг 4. Информирование работника

Работнику направляется уведомление о закрытии ЭТК, а также ссылки для скачивания всех необходимых документов. В уведомлении указывается, что при желании он может получить бумажную копию справки о заработке.

Шаг 5. Архивирование

Все электронные документы сохраняются в системе в течение установленного законом срока (не менее 5 лет).

Пошаговая процедура для работника

1. Проверьте наличие ЭТК в личном кабинете Госуслуг или в корпоративной системе.
2. Получите уведомление от работодателя о закрытии ЭТК.
3. Скачайте и сохраните справку о заработке (Т-2) и выписку из ЭТК.
4. Если вам нужна бумажная трудовая книжка, подайте заявление об отказе от электронного формата в течение 30 дней с даты получения уведомления.
5. При необходимости запросите дополнительные документы (например, справку о наличии задолженности).

Совет: Сохраняйте электронные копии всех документов в надёжном облачном хранилище – это упростит их передачу в будущие организации.

Отличия от традиционной (бумажной) трудовой книжки

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Нужно ли мне подписывать какие‑либо документы при получении ЭТК?

Нет. Запись в ЭТК фиксируется автоматически системой после регистрации приказа об увольнении. Подписывать что‑то в бумажном виде не требуется, если вы не запрашиваете бумажную копию.

Вопрос 2: Как быстро я получу справку о заработке?

Электронная справка (Т‑2) формируется в течение 1 рабочего дня после закрытия ЭТК и отправляется на ваш электронный адрес или в личный кабинет.

Вопрос 3: Что делать, если я не получил уведомление о закрытии ЭТК?

Свяжитесь с отделом кадров работодателя. По закону работодатель обязан уведомить вас в течение 3 дней после регистрации записи в системе.

Вопрос 4: Можно ли использовать выписку из ЭТК вместо бумажной трудовой книжки при приёме на работу?

Да. Большинство современных работодателей принимают выписку из ЭТК как подтверждение трудовой истории. При необходимости вы можете распечатать её в PDF‑формате.

Вопрос 5: Как оформить отказ от электронной трудовой книжки?

Подайте письменное заявление в отдел кадров в течение 30 дней с момента получения уведомления о закрытии ЭТК. После этого работодатель оформит запись в бумажной трудовой книжке и выдаст её вам.

При ведении электронной трудовой книжки процесс увольнения упрощается: все необходимые документы формируются автоматически, а работнику достаточно лишь скачать их из личного кабинета. Однако важно помнить о праве на получение бумажных копий и о необходимости своевременно подавать заявления, если вы предпочитаете традиционный формат.

Ключевые рекомендации:

• Проверяйте статус ЭТК в личном кабинете сразу после получения уведомления.
• Сохраняйте электронные копии справок (Т‑2, выписка из ЭТК) в надёжном месте.
• Если нужен бумажный документ – подайте заявление в течение 30 дней.
• Обратитесь к отделу кадров при любых несоответствиях или задержках.

Соблюдая эти простые правила, вы сможете без проблем завершить трудовые отношения и сохранить полную документацию о своей профессиональной истории.