В современном трудовом праве часто возникает необходимость временно заменить сотрудника, находящегося в отпуске (отпуск по уходу за ребёнком, декретный отпуск, ежегодный отпуск и др.). При этом в организации оформляется прием нового работника «на время отсутствия основного работника». Одним из ключевых вопросов, который возникает у работодателей и кадровиков, является правильное оформление записи в трудовой книжке такого сотрудника.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие данный вопрос:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статьи 62‑66 (о срочных трудовых договорах), 66‑1 (о замещении временно отсутствующего работника).
- Приказ Минтруда России № 3н от г. «Об утверждении формы записи в трудовой книжке».
- Коллективный договор организации (если предусмотрены специальные правила).
Какой договор заключать?
Для замещения временно отсутствующего работника обычно используют срочный трудовой договор. Его срок может быть определён:
- Конкретной датой (например, «с по »).
- Событием – «до окончания отпуска по уходу за ребёнком основного сотрудника». В этом случае в договоре указывается, что срок действия договора заканчивается в момент возвращения основного работника.
Согласно статье 66‑1 ТК РФ, такой договор считается срочным и не требует указания точной даты окончания, если срок определяется событием.
Приказ о приёме на работу
Перед оформлением записи в трудовую книжку необходимо издать приказ о приёме на работу. В приказе указываются:
- ФИО и должность нового работника.
- Основание приёма – «на время отсутствия (отпуска) основного сотрудника ФИО, должность, дата начала отпуска».
- Срок действия договора (дата начала и дата окончания либо событие).
- Условия труда, размер заработной платы и т.д.
Запись в трудовую книжку
Запись в трудовую книжку делается в соответствии с Приказом Минтруда № 3н. Ниже – образец записи для работника, принятого на замену:
| Колонка | Содержание |
|---|---|
| Дата приема | |
| Дата увольнения | (или «по окончании отпуска основного сотрудника») |
| Наименование организации | ООО «Пример» |
| Должность | Инженер‑технолог |
| Код причины увольнения | 01 – Договор истёк (по событию) |
| Примечание | Приём на работу на время отпуска по уходу за ребёнком основного сотрудника Иванова И.И. |
Важно:
- Запись делается в раздел «Трудовая деятельность» (стр. 2‑3 трудовой книжки).
- В колонке «Дата увольнения» указывается либо конкретная дата, либо «по окончании отпуска основного сотрудника».
- Код причины увольнения – «01» (истёк срок договора) или «02» (по событию).
- Если работник продолжает работать после окончания отпуска основного сотрудника, необходимо оформить дополнительный приказ о переводе/продолжении трудовых отношений.
Порядок оформления при окончании замещения
Когда основной сотрудник возвращается из отпуска, необходимо:
- Подготовить приказ об увольнении временно принятого работника (если договор истёк) или о переводе его на постоянную должность.
- Внести запись в трудовую книжку о увольнении (указать код причины).
- Если работник переводится, оформить приказ о переводе и новую запись о приёме (с указанием новой должности и условий).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли оформлять запись в трудовую книжку, если работник работает по совместительству?
Да. При совместительстве запись в трудовую книжку обязательна, но в колонке «Дата увольнения» указывается дата окончания совместительства, а в примечании – «совместительство». При этом основной трудовой договор остаётся у работодателя‑основателя.
Можно ли использовать форму «временный работник» без указания конкретных дат?
Да, если срок договора определяется событием (например, «до возвращения из отпуска»). В этом случае в приказе и в трудовой книжке указывается «по окончании отпуска основного сотрудника».
Какой код причины увольнения использовать?
Для окончания срочного договора по событию – код «01» (истёк срок договора). Если увольнение происходит по инициативе работника – код «03» (по желанию работника).
Нужно ли в трудовой книжке указывать, что работник был принят «на замену»?
Да, в колонке «Примечание» следует указать основание приёма (например, «на время отпуска по уходу за ребёнком Иванова И.И.»). Это помогает избежать недоразумений при проверках.
Практический пример оформления
Ситуация: Сотрудница отдела продаж, Иванова Мария Петровна, уходит в отпуск по уходу за ребёнком с по . На её место принимают Петрова Алексея Сергеевича.
Шаги:
- Подготовка срочного трудового договора с условием «договор действует до (дата возвращения Ивановой)».
- Издание приказа № 12 от «О приёме Петрова А.С. на должность менеджера отдела продаж на время отпуска Ивановой М.П.».
- Внесение записи в трудовую книжку Петрова А.С. (см. таблицу выше).
- По окончании отпуска Ивановой – издание приказа № 45 от «Об увольнении Петрова А.С. в связи с истечением срока договора». Внести запись об увольнении.
Оформление приёма работника на время отпуска основного сотрудника требует внимательного подхода к документированию:
- Срочный трудовой договор с чётко определённым сроком (дата или событие).
- Приказ о приёме, где указано основание – «на время отпуска».
- Точная запись в трудовой книжке, включающая даты, должность, код причины увольнения и примечание о замещении.
- При окончании замещения – приказ об увольнении или переводе и соответствующая запись в книжке.
Соблюдение этих правил поможет избежать ошибок при проверках со стороны инспекции труда и обеспечит правовую защиту как работодателя, так и самого работника.
Статья подготовлена на основе актуальных нормативных актов (ТК РФ, Приказ Минтруда № 3н) и практических рекомендаций, опубликованных в правовых системах «КонсультантПлюс» и «Гарант» (2025‑2026 гг.).