Важное напоминание: С 1 января 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). Работник имеет право выбрать формат ведения сведений о своей трудовой деятельности — бумажный или электронный. Прием на работу с ЭТК требует от кадровика четкого соблюдения процедуры, иначе запись может быть признана недействительной; Данная статья детально разбирает все нюансы.

Ключевые понятия и документы

Прежде чем переходить к алгоритму, важно понимать терминологию:

• Электронная трудовая книжка (ЭТК), официальный электронный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности, который ведется в системе Пенсионного фонда России (СФР).
• СТД-Р — «Сведения о трудовой деятельности (работающему)». Это выписка из ЭТК, которую работодатель обязан выдать сотруднику по его заявлению. При приеме на работу сотрудник с ЭТК должен предоставить именно этот документ.
• Заявление о переходе на ЭТК — письменное заявление работника, в котором он выражает согласие на ведение сведений в электронном виде и отказывается от бумажной трудовой книжки (если она у него была).
• Журнал учета движения трудовых книжек — внутренний документ организации, в котором фиксируются все выданные, полученные и уничтоженные бумажные трудовые книжки и вкладыши.

Два основных сценария при приеме на работу

Все ситуации сводятся к двум вариантам. От них зависит порядок действий.

Сценарий 1: У сотрудника уже есть трудовая книжка (бумажная или электронная)

Если человек уже работал ранее, у него на руках должен быть документ, подтверждающий его трудовую историю.

1. Проверьте документ. Если это бумажная трудовая книжка — проверьте ее подлинность, наличие всех записей, отсутствие исправлений. Если это ЭТК — попросите предоставить выписку СТД-Р (актуальную, обычно не старше 30 дней).
2. Получите заявление. Если сотрудник хочет продолжить ведение в том же формате (бумажном), заявление не требуется. Если он хочет перейти на ЭТК (или уже имеет ЭТК и не хочет вести бумажную), необходимо получить от него письменное заявление в свободной форме о переходе на электронный формат и отказе от бумажной книжки. Образец заявления можно скачать в свободном доступе.
3. Внесите запись в бумажную книжку (если она есть). Если сотрудник сдал бумажную книжку, в нее вноситься итоговая запись о переходе на ЭТК по форме, утвержденной Приказом Минтруда России № 320н. Запись выглядит примерно так: «[Дата] Сведения о трудовой деятельности работника подлежат хранению и ведению в форме электронной трудовой книжки. Бумажная трудовая книжка не ведется.». После этого бумажную книжку выдайте работнику на руки.
4. Сообщите в СФР. В течение следующего рабочего дня после приема на работу (и получения заявления об отказе от бумажной книжки) необходимо отправить в Пенсионный фонд сведения о приеме нового сотрудника через личный кабинет работодателя. В отчете (форма ЕФС-1) важно правильно указать, что работник ведет ЭТК.
5. Ведите учет. Если бумажная книжка была, внесите сведения о ее выдаче/приеме в журнал учета движения трудовых книжек.

Сценарий 2: У сотрудника НЕ было трудовой книжки (первое место работы)

Если человек устраивается впервые (например, выпускник вуза) или ранее не работал официально, бумажная трудовая книжка ему не оформляется.

1. Заявление не требуется. Поскольку бумажной книжки не было, заявление о переходе на ЭТК от такого сотрудника не подается и в СФР не передается. Система ЭТК будет создана для него автоматически при первом сообщении о приеме на работу.
2. Примите документы. Для приема на работу нужны только паспорт, СНИЛС и, при необходимости, документ об образовании. Требовать бумажную трудовую книжку нельзя.
3. Сообщите в СФР. Как и в первом случае, в течение следующего рабочего дня подайте сведения о приеме через личный кабинет. Система СФР автоматически создаст для нового работника электронную трудовую книжку.
4. Информируйте сотрудника. Сообщите работнику, что его сведения о трудовой деятельности будут вестись в электронном виде в Пенсионном фонде. По его заявлению вы можете в любой момент выдать ему выписку СТД-Р.

Правильное оформление записи о приеме на работу

Сама запись в трудовую книжку (бумажную или электронную) о приеме на работу оформляется по общим правилам (Приказ Минтруда № 320н).

Образец записи в бумажную трудовую книжку (если она ведется):

Принят(а) на работу
[ДД.ММ.ГГГГ]
[Наименование должности в соответствии со штатным расписанием]
[Наименование организации]
На основании [Номер и дата приказа/распоряжения]

Как выглядит запись в ЭТК?

В электронной трудовой книжке запись формируется автоматически на основе сведений, направленных работодателем в СФР. Она содержит:

• Дату приема на работу.
• Наименование должности и подразделения.
• Основание приема (номер и дата приказа).
• Сведения об организации (ИНН, ОГРН, название).

Работник может увидеть эту запись в своем личном кабинете на сайте ПФР или в мобильном приложении «Работа в России».

Типичные ошибки и ответы на частые вопросы (FAQ)

Q: Можно ли принять на работу, если сотрудник не предоставил СНИЛС?

A: Нет. СНИЛС является обязательным документом для направления сведений в СФР. Прием без него невозможен. Сотрудник должен получить СНИЛС заранее.

Q: Что делать, если сотрудник с бумажной книжкой отказывается писать заявление на переход в ЭТК?

A: Вы обязаны вести для него бумажную трудовую книжку в традиционном формате. Переход на ЭТК происходит только по добровольному заявлению работника. Принудить нельзя.

Q: А что с сотрудниками, у которых стаж до 2021 года?

A: Если у работника есть записи в бумажной трудовой книжке, сделанные до 1 января 2021 года, эти сведения обязательно переносятся в ЭТК Пенсионным фондом на основании его заявления. Если он не подал заявление, у него будет «двойной» стаж: записи до 2021 года, в бумажном документе, после — в электронном. Но если он подаст заявление, все сведения, включая старые, будут в ЭТК.

Q: Нужно ли ставить печать и подпись в записи об отказе от бумажной книжки?

A: Да. Заявление о переходе на ЭТК должно быть подписано сотрудником и заверено печатью организации (если она предусмотрена уставом). Сама запись в бумажной книжке о переходе также заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Q: Как исправить ошибку в записи об приеме, уже внесенной в ЭТК?

A: Ошибку можно исправить только путем направления в СФР сведений о внесении изменений (новая запись с корректными данными и указанием номера и даты предыдущей ошибочной записи). Для этого сотрудник должен написать заявление об исправлении. Просто удалить старую запись нельзя.

Запись о приеме на работу в электронную трудовую книжку — это не просто техническое действие, а юридически значимая процедура. Ее корректность зависит от:

1. Наличия и правильного оформления заявления сотрудника (для перехода с бумаги на электронный вид);
2. Своевременной отправки сведений в СФР (не позднее следующего рабочего дня).
3. Соблюдения формы записи в бумажную книжку (если она ведется);

Всегда сверяйтесь с актуальными версиями Трудового кодекса РФ и Приказа Минтруда № 320н. При сложных случаях консультируйтесь с юристом.

Дата актуальности информации: май 2026 года. Перед применением проверяйте возможные изменения в законодательстве.