С 1 января 2020 года в России действует обязательное формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде. Это значит, что каждый работодатель обязан вести электронную трудовую книжку (ЭТК) для всех своих сотрудников. Ниже разберём, что это такое, какие требования к ведению, какие ошибки чаще всего делают работодатели и как избежать проблем.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в системе СФР (Система Федеральной регистрации). В ней содержатся все те же сведения, что и в бумажном варианте: данные о трудовом договоре, должности, окладе, стаже, увольнении и т.д. Отличие лишь в способе хранения и доступа: информация доступна онлайн, её можно быстро получить, проверить и использовать в различных сервисах.
Ключевые особенности ЭТК
- Идентичность с бумажной трудовой книжкой по содержанию.
- Постоянный доступ к данным через портал СФР.
- Автоматическая передача сведений в государственную систему.
- Отсутствие необходимости хранить бумажную копию (если работник не выбрал сохранение).
Законодательная база
Обязательное ведение ЭТК закреплено в двух федеральных законах:
- ФЗ от N 436-ФЗ – «Об обязательном формировании сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
- ФЗ от N 439-ФЗ – «О внесении изменений в Федеральный закон «О труде»».
Согласно этим законам, начиная с 1 января 2020 года, все работодатели обязаны:
- Вести сведения о каждом сотруднике в цифровой форме.
- Передавать эти сведения в систему СФР.
- Обеспечивать доступ работника к его ЭТК.
Сроки перехода
Для работников, которые были приняты на работу до 31 декабря 2020 года, работодатели обязаны:
- Письменно проинформировать сотрудников о переходе на ЭТК.
- Предоставить им возможность подать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки.
Для новых сотрудников, принятых после 31 декабря 2020 года, сведения о трудовой деятельности ведутся исключительно в электронном виде.
Как правильно вести ЭТК?
Ведение ЭТК – это не просто «запись в системе». Это процесс, который требует соблюдения ряда правил и процедур.
Регистрация в системе СФР
Работодатель должен:
- Получить электронный сертификат для доступа к системе.
- Зарегистрировать организацию в системе СФР.
- Назначить ответственного за ведение ЭТК.
Внесение записей
Записи в ЭТК делаются в момент:
- Приём на работу.
- Изменение условий труда (должность, оклад, режим работы).
- Увольнение или прекращение трудового договора.
- Переход работника в другой формат (от бумажной к электронной).
Важно: обратный переход (от ЭТК к бумажной) законом не предусмотрен. Если работник ранее имел бумажную трудовую книжку, он может в любой момент подать заявление о переходе на электронный формат, но не наоборот.
Проверка и подтверждение
После внесения записи работодатель должен:
- Проверить корректность данных в системе.
- Подтвердить запись через электронный сертификат.
- Сохранить копию подтверждения для внутреннего учёта.
Сохранение бумажной трудовой книжки
Если работник выбрал сохранение бумажной трудовой книжки, работодатель обязан:
- Вести бумажную копию в соответствии с требованиями Трудового кодекса.
- Сохранять её в надёжном месте.
- Обеспечивать доступ работника к бумажной версии по его запросу.
Частые ошибки и как их избежать
Несмотря на простоту процесса, работодатели часто делают ошибки, которые могут привести к штрафам и юридическим рискам.
- Неполное заполнение данных – пропущенные поля, неверные даты, неправильные коды должностей.
- Отсутствие подтверждения записи – забывают подписать запись электронным сертификатом.
- Несвоевременное обновление сведений – задержки в передаче изменений в СФР.
- Неправильный переход работника – попытка перейти от ЭТК к бумажной без письменного заявления.
- Нарушение конфиденциальности – разглашение данных о сотрудниках.
Как минимизировать риски
- Провести обучение персонала, ответственного за ведение ЭТК;
- Создать чек-лист для каждой операции (приём, изменение, увольнение).
- Внедрить автоматические напоминания о сроках обновления данных.
- Периодически проводить внутренний аудит ЭТК.
- Обеспечить резервное копирование данных.
Как проверить наличие ЭТК у кандидата?
Перед принятием на работу важно убедиться, что у кандидата есть электронная трудовая книжка; Это можно сделать так:
- Попросить работника предоставить ссылку на его профиль в системе СФР.
- Проверить наличие записи о переходе в ЭТК в личном кабинете работодателя.
- Если работник не подал заявление о переходе, работодатель продолжает вести его бумажную трудовую книжку.
Обязательное ведение электронных трудовых книжек – это не просто формальность, а ключевой элемент современного управления персоналом. Правильное соблюдение законодательства обеспечивает:
- Соблюдение прав работников.
- Упрощение доступа к трудовым данным.
- Снижение рисков штрафов и юридических споров.
- Оптимизацию процессов кадрового учёта.
Для успешного внедрения и ведения ЭТК рекомендуется:
- Обучить сотрудников-кадровиков.
- Внедрить автоматизированные решения для интеграции с СФР.
- Периодически проверять корректность данных.
- Обеспечить доступ работника к его ЭТК.
- Следить за изменениями в законодательстве и своевременно обновлять процессы.
Таким образом, электронные трудовые книжки не только обязательны, но и выгодны для всех участников процесса. Внедрение цифрового учёта повышает прозрачность, ускоряет работу и защищает права как работодателей, так и работников.