В 2026 году процесс оформления трудовой книжки претерпел значительные изменения. Согласно новым требованиям Трудового кодекса РФ, новую трудовую книжку теперь можно завести только в электронной форме для сотрудников, которые впервые устраиваются на работу. Бумажные книжки остаются в обороте только для тех, кто уже имел трудовой стаж до 2020 года и выбрал сохранение бумажного варианта. Ниже — подробное руководство, как правильно завести новую трудовую книжку, какие документы нужны, кто отвечает за оформление и как избежать ошибок.
Когда нужно завести новую трудовую книжку?
Новую трудовую книжку (в электронной форме) необходимо завести в следующих случаях:
- Сотрудник устраивается на работу впервые и ранее не имел трудового стажа по трудовому договору;
- Ранее выданная бумажная трудовая книжка утеряна, повреждена или признана недействительной, и сотрудник не имеет права на дубликат (например, если он никогда не работал официально);
- Сотрудник — студент, выпускник вуза или другого учебного заведения, который не имел официального трудоустройства до момента приема на работу в 2026 году.
Важно! Если сотрудник ранее уже имел трудовую книжку (даже если она утеряна), то заводить новую нельзя — необходимо оформлять дубликат на основе имеющихся сведений.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — что это такое?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранятся все сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы, должности, переводы, увольнения и другие важные данные.
ЭТК ведется в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Доступ к ней имеют:
- Работодатель — для внесения данных;
- Сотрудник — через личный кабинет на Госуслугах или в личном кабинете ПФР;
- Госорганы — для проверки стажа и начисления пенсий.
С 2020 года в России начался переход на электронный формат, а с 2026 года для новых сотрудников бумажная трудовая книжка не заводится — только ЭТК.
Какие документы нужны для оформления ЭТК?
При приеме на работу сотрудника, который впервые устраивается на официальную работу, работодатель должен запросить следующие документы:
- Паспорт, для идентификации личности;
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета) — обязательный документ для регистрации в системе ПФР;
- ИНН, для налогового учета (необязателен для ЭТК, но требуется для оформления трудового договора и бухгалтерии);
- Документ об образовании (диплом, аттестат и т.п.) — для подтверждения квалификации (не влияет на ЭТК, но необходим для трудового договора).
Важно: СНИЛС — ключевой документ. Без него невозможно зарегистрировать сотрудника в системе ЭТК. Если СНИЛС отсутствует — его нужно получить в ПФР или МФЦ до оформления трудового договора.
Пошаговая инструкция: как завести электронную трудовую книжку
Шаг 1: Оформите трудовой договор
Заключите с сотрудником трудовой договор в письменной форме (ст. 67 ТК РФ). Договор должен содержать все существенные условия: должность, оклад, график работы, обязанности и т.д.
Шаг 2: Издайте приказ о приеме на работу
На основании трудового договора издается приказ о приеме на работу (форма № Т-1 или унифицированная форма организации). Приказ должен быть подписан руководителем и ознакомлен с ним сотрудник под роспись.
Шаг 3: Подайте сведения в ПФР
В течение одного рабочего дня с даты издания приказа работодатель обязан передать в ПФР сведения о приеме на работу через электронный сервис «Электронная трудовая книжка» (через КриптоПро, ЭЦП, через оператора ЭДО или через личный кабинет работодателя на сайте ПФР).
В передаваемых данных должны быть указаны:
- ФИО сотрудника;
- СНИЛС;
- Дата приема на работу;
- Должность;
- Наименование организации;
- Реквизиты приказа.
После успешной передачи данных ПФР автоматически создает электронную трудовую книжку и привязывает ее к СНИЛС сотрудника.
Шаг 4: Уведомите сотрудника
В течение 5 рабочих дней с даты приема на работу работодатель обязан сообщить сотруднику, что его ЭТК создана. Это можно сделать:
- Письменным уведомлением (на бумаге или электронной почтой);
- Через личный кабинет на Госуслугах (если сотрудник зарегистрирован);
- Устно — с последующим подтверждением в письменной форме.
В уведомлении необходимо указать:
- Факт создания ЭТК;
- Способ доступа к данным (Госуслуги, личный кабинет ПФР);
- Информацию о том, что бумажная книжка не выдается.
Как сотрудник может посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Сотрудник может получить доступ к своей ЭТК несколькими способами:
- Через портал Госуслуг, войти в личный кабинет → «Пенсия, пособия и льготы» → «Электронная трудовая книжка».
- Через личный кабинет на сайте ПФР — https://es.pfrf.ru (требуется подтвержденная учетная запись).
- Через МФЦ — подать заявление на получение выписки из ЭТК (выдается на бумаге или в электронном виде).
- Через работодателя — по письменному запросу сотрудник может получить выписку из ЭТК на бумажном носителе (с печатью и подписью).
Выписка из ЭТК имеет юридическую силу и может использоваться при оформлении пенсии, при трудоустройстве в другой организации и для подтверждения стажа.
Можно ли выбрать бумажную трудовую книжку в 2026 году?
Да, но только для тех, кто уже имел трудовой стаж до 2020 года.
Согласно статье 66.1 ТК РФ, работники, уже имеющие бумажную трудовую книжку на , имеют право:
- Продолжать вести бумажную книжку параллельно с ЭТК (работодатель вносит данные в оба формата);
- Перейти полностью на электронный формат, для этого нужно подать заявление в отдел кадров.
Но для новых сотрудников в 2026 году выбора нет — только ЭТК.
Что делать, если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку?
Если сотрудник ранее работал, но потерял бумажную трудовую книжку, новую книжку заводить нельзя. Вместо этого необходимо:
- Получить от предыдущих работодателей справки о трудовой деятельности (если они сохранились);
- Подать заявление в ПФР о восстановлении данных;
- Оформить дубликат трудовой книжки на основе подтвержденных сведений.
Дубликат оформляется на бумажном носителе, но после этого все последующие изменения вносятся только в ЭТК.
Ошибки, которых следует избегать
- Не завести ЭТК для нового сотрудника — это нарушение ТК РФ, влечет штрафы от трудовой инспекции;
- Задержка с передачей данных в ПФР — более чем 1 рабочий день после приказа — нарушение сроков;
- Не уведомить сотрудника о создании ЭТК — нарушение права на информацию;
- Пытаться завести бумажную книжку для нового сотрудника — это невозможно и незаконно с 2026 года.
Самое главное помнить:
- С 2026 года новую трудовую книжку заводят только в электронной форме для сотрудников, впервые устраивающихся на работу.
- Бумажная трудовая книжка больше не выдается новым работникам — только ЭТК.
- СНИЛС — обязательный документ для регистрации ЭТК.
- Работодатель обязан передать сведения в ПФР в течение 1 рабочего дня после приказа о приеме.
- Сотрудник имеет право на доступ к своей ЭТК через Госуслуги, ПФР или МФЦ.
- Нарушение правил ведения ЭТК влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ.
Электронная трудовая книжка — это не просто нововведение, это безопасный, прозрачный и надежный способ учета трудового стажа. Она защищает как работника, так и работодателя от потери документов, ошибок и мошенничества.
Если вы — работодатель — начните с проверки СНИЛС нового сотрудника. Если вы, работник — зарегистрируйтесь на Госуслугах и проверьте, появилась ли ваша ЭТК в личном кабинете в течение 5 дней после трудоустройства.
Помните: в 2026 году трудовая книжка, это не бумага, а цифровой профиль вашей профессиональной жизни;