С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что бумажный формат окончательно уходит в прошлое, уступая место единой цифровой базе данных․ Для многих работодателей и сотрудников, которые только начинают свой трудовой путь или ранее не сталкивались с цифровизацией кадрового учета, встает вопрос: с чего начать?
Электронная трудовая книжка — это не просто скан бумажного документа, а современная система учета, которая исключает риск потери сведений о стаже и упрощает взаимодействие между работником, работодателем и Социальным фондом России (СФР)․
Что такое электронная трудовая книжка и как она работает?
ЭТК представляет собой информацию о трудовой деятельности и стаже работника, которая хранится в информационном ресурсе Социального фонда России․ В отличие от бумажного аналога, доступ к данным возможен в любое время через портал «Госуслуги» или клиентские службы СФР․
Ключевые особенности системы:
- Единая база данных: Вся история карьерного пути (где, когда и кем работал человек) храниться централизованно․
- Безопасность: Исключена возможность потери документа или внесения в него незаконных исправлений․
- Доступность: Получить выписку можно мгновенно онлайн․
С чего начать: Пошаговая инструкция
Процесс начала работы с ЭТК зависит от того, кто вы: работодатель или работник, а также от наличия предыдущего стажа․
Для работников, устраивающихся на работу впервые (после 1 января 2021 года)
Если гражданин впервые трудоустраивается, бумажная трудовая книжка ему не оформляется․ Весь учет ведется исключительно в электронном виде․
- При приеме на работу сотрудник предоставляет работодателю номер СНИЛС․
- Работодатель самостоятельно формирует запись о приеме на работу в электронном виде․
- Сотруднику не нужно писать никаких заявлений о выборе формы ведения книжки, так как альтернативы бумажному варианту для него уже не существует․
Для работников с трудовым стажем (переход с бумажной версии)
Для тех, кто уже имеет стаж, важно понимать, что с 2026 года бумажные книжки больше не ведутся․ Если вы ранее не подавали заявление о выборе формы трудовой книжки, вам необходимо:
- Написать заявление работодателю о предоставлении сведений о трудовой деятельности (форма СТД-Р), чтобы убедиться, что весь ваш прошлый стаж корректно отражен в базе СФР․
- Проверить данные на портале «Госуслуги»․ В случае ошибок — обратиться к последнему работодателю или в архив для корректировки․
Действия для работодателя (HR-специалиста)
Работодатель является основным оператором, вносящим данные в систему․ Чтобы начать работу:
- Техническая подготовка: Убедитесь, что ваше программное обеспечение (например, 1С:Зарплата и управление персоналом) обновлено до последней версии, поддерживающей актуальные форматы отчетности․
- Получение ЭЦП: Для сдачи отчетности необходима действующая электронная цифровая подпись уполномоченного лица․
- Сбор заявлений: Проверьте наличие заявлений от сотрудников о выборе формы трудовой книжки (для тех, кто работал до 2021 года и не определился ранее)․
- Регулярная отчетность: С 2020 года (и окончательно к 2026 году) все кадровые изменения (прием, перевод, увольнение) должны передаваться в СФР в срок не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа․
Какие данные попадают в электронную книжку?
В электронную базу вносится следующая информация:
- Личные данные: ФИО, дата рождения, СНИЛС․
- Сведения об образовании и квалификации․
- Наименования работодателей․
- Даты приема, перевода на другую должность и увольнения․
- Должности с указанием структурного подразделения․
- Причины и основания прекращения трудовых отношений․
Как получить сведения из ЭТК?
Сотрудник в любой момент может проверить корректность вносимых данных․ Сделать это можно несколькими способами:
- Через личный кабинет на портале «Госуслуги» (самый быстрый способ)․
- Запросив выписку у работодателя (форма СТД-Р)․
- Обратившись в клиентскую службу Социального фонда России․
- Через портал банка или другие интегрированные сервисы․
Частые вопросы
Что делать со старой бумажной трудовой книжкой?
Бумажную трудовую книжку необходимо сохранить․ Она остается действительным документом, подтверждающим стаж за периоды до 2020–2026 годов․ Выдавать ее на руки при увольнении больше не нужно, но она должна храниться у владельца․
Нужно ли писать заявление при каждом приеме на работу?
Нет․ Заявление о выборе формы трудовой книжки пишеться один раз (если работник хотел сохранить бумажный вариант в период перехода)․ При каждом новом трудоустройстве достаточно предоставить СНИЛС․
Что будет, если данные в ЭТК неверны?
Необходимо написать заявление работодателю, который допустил ошибку, или в СФР․ Работодатель обязан внести исправления и отправить корректирующую отчетность․
Переход на электронные трудовые книжки, это шаг к прозрачности и удобству․ Для работодателя это снижение бумажного документооборота, а для сотрудника, гарантия сохранности стажа и пенсий․ Главное, что нужно помнить: с 2026 года контроль за актуальностью данных в ЭТК становится обязательной частью культуры трудового взаимодействия․ Начните с проверки своих данных на «Госуслугах» уже сегодня․