Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ‚ заменяющий традиционную бумажную трудовую книжку.
Для её получения каждый сотрудник обязан подать заявление (или заполнить электронную форму) в отдел кадров
своего работодателя. Вопрос о том‚ как долго работодатель обязан хранить это заявление‚ часто вызывает затруднения.

Правовая база

Сроки хранения документов‚ связанных с трудовыми отношениями‚ регулируются несколькими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – ст. 78‚ 79‚ 80.
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
• Приказ Минтруда России от № 524н «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения электронных трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России от № 150н «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения персональных дел работников».

Какой документ считается заявлением?

Заявление на ЭТК – это письменное (или электронное) обращение работника к работодателю с просьбой оформить
электронную трудовую книжку. В заявлении указываются:

1. ФИО работника;
2. Дата рождения;
3. СНИЛС;
4. Трудовой стаж (при наличии предыдущих записей);
5. Контактные данные (электронная почта‚ телефон);
6. Подпись (в случае бумажного варианта) или электронная подпись.

Сроки хранения заявления

Согласно ТК РФ и нормативным актам Минтруда‚ заявление на электронную трудовую книжку относится к документам персонального дела.
Основные правила таковы:

• Во время действия трудового договора – заявление хранится в персональном деле без ограничения.
• После прекращения трудовых отношений – заявление (как часть персонального дела) должно храниться не менее 5 лет со дня увольнения.
• Если заявление содержит сведения‚ относящиеся к медицинским осмотрам‚ аттестациям или проверкам‚ срок хранения может быть продлён до 10 лет в соответствии с отдельными нормативными актами.

Почему именно 5 лет?

Трудовой кодекс (ст. 78) устанавливает пятилетний срок хранения документов‚ связанных с трудовыми отношениями‚
после прекращения трудового договора. Это позволяет работодателю отвечать на запросы государственных органов‚
а также защищать интересы бывшего сотрудника в случае споров.

Кто отвечает за хранение?

Ответственность за правильное хранение заявления лежит на работодателе (или уполномоченном им отделе кадров).
В случае использования электронных систем хранения (ЭДО‚ корпоративные порталы) необходимо обеспечить:

• Надёжную защиту от несанкционированного доступа (шифрование‚ контроль доступа).
• Регулярное резервное копирование данных.
• Соблюдение требований к срокам хранения‚ указанных в нормативных актах.

Как правильно организовать хранение заявления

Бумажный вариант

1. Разместить заявление в персональном деле сотрудника в отдельный раздел «Документы‚ связанные с ЭТК».
2. Обеспечить хранение дела в закрытом кабинете или архиве с ограниченным доступом.
3. Вести журнал учёта перемещения дел (кто и когда получал доступ).

Электронный вариант

1. Загрузить заявление в систему электронного документооборота (ЭДО) с указанием метаданных: ФИО‚ дата подачи‚ тип документа.
2. Назначить ответственного за документ (специалист отдела кадров).
3. Установить автоматический «таймер» в системе‚ который будет напоминать о необходимости уничтожения документа после истечения 5‑летнего срока.
4. При необходимости продлить срок хранения (например‚ при наличии судебных разбирательств) оформить соответствующее решение руководства.

Что делать после окончания срока хранения?

По истечении установленного срока (5 лет) заявление должно быть уничтожено в соответствии с правилами архивного дела:

• Для бумажных копий – шредирование или сжигание в специализированных пунктах утилизации.
• Для электронных копий – безвозвратное удаление из системы и всех резервных копий‚ подтверждённое актом об уничтожении.

Важно оформить акт уничтожения‚ в котором указываются:

• Наименование и количество уничтожаемых документов;
• Дата и место уничтожения;
• Подписи ответственного лица и свидетеля.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли хранить копию заявления‚ если электронная трудовая книжка уже оформлена?

Да. Заявление является исходным документом‚ подтверждающим согласие работника на оформление ЭТК‚ и входит в состав персонального дела.

Можно ли хранить заявление только в электронном виде?

Да‚ при условии‚ что электронный документ имеет юридическую силу (подписан электронной подписью) и хранится в системе‚ отвечающей требованиям ФЗ № 63 «Об электронной подписи» и ФЗ № 125 «Об архивном деле».

Какой срок хранения у заявления‚ если сотрудник продолжает работать у того же работодателя?

В этом случае срок хранения считается «бессрочным» до момента прекращения трудовых отношений‚ после чего начинает действовать пятилетний срок.

Нужно ли хранить заявление‚ если работник отказался от ЭТК?

Да. Даже отказ от ЭТК фиксируется в заявлении‚ и документ сохраняется в персональном деле до окончания 5‑летнего срока после увольнения.

Сохранение заявления на электронную трудовую книжку – обязательная часть кадровой документации.
Основные моменты‚ которые необходимо помнить:

• Срок хранения – 5 лет после прекращения трудовых отношений (возможное продление до 10 лет при особых обстоятельствах).
• Ответственность за хранение лежит на работодателе/отделе кадров.
• Документ может храниться в бумажном и/или электронном виде‚ но в обоих случаях требуется надёжная защита и контроль доступа.
• По истечении срока хранения необходимо оформить акт уничтожения и выполнить безвозвратное удаление данных.

Соблюдение этих требований поможет избежать штрафов со стороны трудовой инспекции и обеспечит правовую защиту как работодателя‚ так и сотрудника.

Дата публикации: