Электронная трудовая книжка (ЭТК) прочно вошла в жизнь российских работников и работодателей. Переход на цифровой формат стал масштабным шагом в модернизации кадрового документооборота, однако до сих пор вызывает множество вопросов. Одним из самых острых аспектов остаются сроки: когда нужно подавать заявление, в какие сроки работодатель обязан ответить, и как быстро данные попадают в СФР (бывший ПФР). В этой статье мы подробно разберем все временные рамки, связанные с заявлением о переходе на электронную трудовую книжку и предоставлением сведений.

С чего началось: истоки и сроки перехода

Формирование электронных трудовых книжек россиян началось с 1 января 2020 года. Именно с этой даты работодатели начали передавать данные о трудовой деятельности своих сотрудников в Пенсионный фонд (ныне Социальный фонд России, СФР).

Чтобы работники могли осознанно выбрать формат ведения учета своего стажа, законодательство обязывало работодателей провести огромную информационную кампанию:

• До 30 июня 2020 года включительно каждый работодатель был обязан уведомить в письменной форме каждого своего работника об изменениях в трудовом законодательстве и праве выбора между бумажной и электронной трудовой книжкой.
• До конца 2020 года работники должны были определиться и подать заявление о сохранении бумажной трудовой книжки либо о переходе на электронный формат.

Тем не менее, право подать заявление о переходе на ЭТК у работников сохраняется и сейчас. Более того, для новых сотрудников действуют жесткие правила: если сотрудник впервые начинает трудовую деятельность после 1 января 2026 года, оформлять для него бумажную трудовую книжку не нужно — документ ведется исключительно в электронном виде.

Сроки предоставления сведений работодателем по заявлению работника

Согласно статье 66.1 ТК РФ, работодатель обязан предоставлять работнику сведения о его трудовой деятельности у данного работодателя. Сделать это можно как в бумажном, так и в электронном виде. Но какие здесь установлены сроки?

Выписка из ЭТК по запросу работника

Если работник, уже перешедший на электронную трудовую книжку, обращается к работодателю с заявлением о предоставлении выписки или сведений из ЭТК, работодатель не имеет права затягивать с ответом. Закон устанавливает строгий срок:

• Три рабочих дня с момента получения запроса (заявления) работника.

Выписка при увольнении

При расторжении трудового договора временные рамки еще жестче:

• Выписка из электронной трудовой книжки (сведения о трудовой деятельности) выдается работнику в день увольнения.

Важный нюанс с утерянными книжками

Следует помнить один критически важный момент: если работник перешел на ЭТК, а затем потерял бумажную трудовую книжку и требует от прежнего работодателя предоставить копии бумажной трудовой для ПФР (за периоды до 2020 года), работодатель не обязан удовлетворять этот запрос. Переход на ЭТК снимает с работодателя обязанность хранить и выдавать дубликаты бумажной версии за прошлые периоды.

Сроки передачи данных в СФР (ПФР)

Работодатель выступает связующим звеном между работником и государством. С 26 апреля 2020 года Постановлением Правительства РФ № 590 были установлены новые сроки представления сведений в Пенсионный фонд (ныне СФР), на основе которых и формируется ЭТК россиян:

1. При приеме на работу или увольнении: сведения подаются не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).
2. При иных кадровых изменениях (перевод, повышение, переименование должности и т.д.): сведения подаются не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло изменение.

Соблюдение этих сроков работодателем — гарантия того, что электронная трудовая книжка работника будет актуальной и достоверной.

ЭТК в 2025-2026 годах: что нужно помнить работнику?

Сегодня бумажная трудовая книжка остается только у тех, кто успел завести ее до 2021 года и не подал заявление о переходе на электронный формат. Чтобы ваш цифровой стаж был в безопасности, специалисты рекомендуют соблюдать следующие правила:

• Регулярно проверяйте свою электронную трудовую книжку через портал Госуслуг или личный кабинет на сайте СФР.
• Сохраняйте бумажную версию трудовой книжки за период до 2020 года, так как в ЭТК отражается стаж только с 2020 года.
• Своевременно обращайтесь за исправлением ошибок. Если вы обнаружили неточность, сразу пишите заявление работодателю — у него есть 3 рабочих дня на предоставление вам верной выписки, а затем он обязан передать корректировки в СФР.
• Контролируйте соблюдение сроков передачи сведений в СФР вашим работодателем. Если данные не появились в системе, это повод обратиться в отдел кадров.

Резюме

Переход на электронную трудовую книжку значительно упростил учет стажа и защитил данные от физической утраты. Для работника ключевые сроки таковы: работодатель обязан выдать выписку из ЭТК по заявлению в течение 3 рабочих дней, а при увольнении — в день увольнения. Для впервые трудоустраивающихся после 1 января 2026 года бумажная книжка уже не предусмотрена вовсе. Будьте внимательны к своим документам, проверяйте цифровой стаж и помните о своих правах на своевременное получение информации!