С переходом на электронную трудовую книжку (ЭТК) в России правила сдачи отчётов стали более гибкими, но при этом обязательными. Ниже вы найдёте подробный разбор сроков, форм и нюансов, которые помогут работодателям и сотрудникам не допустить ошибок.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, содержащий всю информацию о трудовой деятельности работника: ФИО, дату рождения, СНИЛС, список работодателей, даты приёма, перевода, увольнения и т.д. В отличие от бумажной версии, данные в ЭТК ведутся в реальном времени и доступны как работодателю, так и работнику;

Кто обязан сдавать отчёты?

• Работодатели, имеющие в штате сотрудников, обязаны сдавать отчёты о трудовой деятельности.
• Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан подать форму ЕФС‑1 в Социальный фонд.
• Сотрудники, желающие получить копию своих данных, могут запросить сведения у работодателя в бумажном или электронном виде.

Сроки сдачи отчётов

Сроки могут варьироваться в зависимости от того, произошли ли в течение года кадровые изменения. Ниже таблица с ключевыми датами (на основе актуальных данных 2026 г.)

Важно помнить, что в 2021 г. срок перехода работодателей на обновлённый формат отчётности был продлён до 1 августа, а в 2026 г. новые правила уже применяются в полном объёме.

Как сдавать отчёты?

1. Подготовьте форму – для большинства отчётов это электронные шаблоны, доступные в системе Фонда социального страхования.
2. Заполните данные – убедитесь, что все даты, ФИО, СНИЛС и другие сведения корректны.
3. Отправьте форму – через портал ФСС или в электронном виде в Социальный фонд.
4. Сохраните копию – для внутреннего учёта и возможных проверок.

Особенности перехода на электронную трудовую книжку

Если работник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель обязан:

• Подать форму ЕФС‑1 в Социальный фонд в течение 30 дней с даты перехода.
• Обновить данные в системе ФСС, чтобы работник получил доступ к своей ЭТК.
• Обеспечить сохранность данных в соответствии с требованиями закона о персональных данных.

Примеры практических ситуаций

• Новый сотрудник – при приёме в компанию отчёт о приёме подаётся в течение 15 дней после даты приёма.
• Перевод сотрудника – при переводе в другую организацию отчёт о переводе подаётся в течение 15 дней после даты перевода.
• Увольнение – при увольнении отчёт о прекращении трудового договора подаётся в течение 15 дней после даты увольнения.
• Отсутствие изменений в течение года – отчёт о трудовой деятельности подаётся в феврале следующего года (например, отчёт за 2025 г; – в феврале 2026 г.).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли сдавать отчёт позже, чем указано в сроках? – Нет, в случае просрочки могут быть начислены штрафы.
• Что делать, если данные в ЭТК не совпадают с бумажной трудовой книжкой? – Сотрудник должен обратиться к работодателю для корректировки данных.
• Как получить копию отчёта? – Работодатель обязан предоставить копию по запросу сотрудника.
• Какие штрафы предусмотрены за несвоевременную сдачу отчёта? – В зависимости от нарушения, штраф может составлять от 5 000 до 50 000 рублей.

Сдача отчётов по трудовым книжкам – важный элемент соблюдения законодательства о труде. Понимание сроков и правильное оформление документов поможет избежать штрафов и обеспечит прозрачность кадрового учёта. Если вы – работодатель, регулярно проверяйте актуальные требования Фонда социального страхования и обновляйте свои процессы в соответствии с новыми правилами.

Для более подробной информации всегда обращайтесь к официальным источникам: сайт Фонда социального страхования, портал государственных услуг и справочники по налоговому и трудовому законодательству.