Трудовая книжка, ключевой кадровый документ, подтверждающий стаж и трудовую историю работника․ От правильного ведения этой книги зависит не только юридическая защита сотрудника, но и минимизация рисков для работодателя․ В статье подробно разберем все аспекты работы отдела кадров с трудовыми книжками, основанные на актуальном Порядке ведения и хранения трудовых книжек (утвержден Постановлением Правительства РФ № 914н) и Трудовом кодексе РФ (ст․ 66, 66․1)․

Нормативная база: на что опирается отдел кадров

Основными документами, регулирующими работу с трудовыми книжками, являются:

• Трудовой кодекс РФ (статьи 66, 66․1) — определяет обязательность ведения, порядок внесения записей, права работника на получение сведений․
• Постановление Правительства РФ № 914н — устанавливает детальный Порядок ведения и хранения, требования к бланкам, оформлению записей․
• Приказ Минтруда России — уточняет некоторые технические аспекты․

Важно: С 2021 года действует обновленный Порядок, который учитывает возможность ведения электронных трудовых книжек (ЭТК) в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ․ Работодатель обязан по заявлению работника вносить сведения в ЭТК в информационной системе ФСС․

Ответственное лицо: кто ведет трудовые книжки?

Работодатель обязан организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей․ Для этого приказом (распоряжением) назначается уполномоченное лицо․

• Как правило, это специалист отдела кадров (кадровик)․
• В небольших организациях эти функции может выполнять бухгалтер или руководитель․
• Главное — чтобы на лицо был оформлен приказ с четким описанием обязанностей․

Ответственный за ведение должен знать Порядок № 914н, правила заполнения и сроки внесения записей․

Организация работы: учет и хранение бланков

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей

Все бланки (трудовые книжки и вкладыши к ним) подлежат строгому учету․ Для этого в отделе кадров ведется:

• Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей (форма не установлена, ведется в произвольном виде, но с обязательными реквизитами)․
• В книге фиксируются: номер бланка, дата получения/выдачи, подпись ответственного лица, ФИО работника, которому выдана книжка или вкладыш․

Требования к бланкам: Бланки должны быть утвержденного образца, иметь защитные элементы (водяные знаки, микротекст), серию и номер․ Запрещено использовать самодельные или несертифицированные бланки․

Хранение трудовых книжек

Хранение осуществляется в отдельном сейфе или шкафу, обеспечивающем сохранность от пожара, влаги и несанкционированного доступа․

• Трудовые книжки хранятся в отделе кадров․
• При увольнении работника книжка выдается ему под расписку в журнале учета выдачи․
• Если работник не забрал книжку (например, находится в отпуске или командировке), она хранится в отделе кадров до его личного получения․
• Срок хранения выданных трудовых книжек у работодателя не регламентирован, но они должны быть готовы к предъявлению по первому требованию (например, при проверке)․
• Невыданные (оставшиеся у работодателя после увольнения) трудовые книжки хранятся в архиве в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов (срок хранения — 75 лет)․

Порядок заполнения трудовой книжки: пошаговая инструкция

Записи вносятся на основании приказа (распоряжения) работодателя или иного решения, предусмотренного законом (например, решения профсоюзного органа)․

Первичное оформление (заведение новой книжки)

1. На ьном листе заполняются все графы: ФИО, дата рождения, пол, образование, специальность (по диплому), данные о работодателе (наименование, ОКПО, ОГРН)․
2. Ставится подпись работника и печать организации․
3. Дата выдачи книжки проставляется в журнале учета․

Записи об основных сведениях (ст․ 66 ТК РФ)

Вносятся в раздел I (сведения о работнике и работе) на основании приказа:

• Прием на работу: дата, наименование организации, должность, структурное подразделение, основание (номер и дата приказа)․
• Перевод на другую постоянную работу: новая должность, подразделение, дата перевода, номер приказа․
• Увольнение: дата увольнения, статья (пункт) Трудового кодекса, номер приказа․ Важно: запись об увольнении вносится в день увольнения․
• Сведения о квалификации (присвоение разряда, категории) и награждениях․

Записи об обучении и повышении квалификации

Вносятся в раздел II (сведения об обучении и повышении квалификации) на основании приказа об отправке на обучение и документа об окончании (удостоверение, сертификат)․

Вкладыши

Используются, если:

• В книжке закончились страницы․
• Изменились ФИО работника (вкладыш с новой записью, старая остается)․
• Требуется внести исправление (старая запись зачеркивается, ставится надпись «Исправление», подписывается и печатается)․

Вкладыши также учитываются в приходно-расходной книге․

Требования к оформлению записей

• Записи делаются разборчиво, чернилами синего или черного цвета․
• Номера приказов, даты указываются точно․
• Формулировки должны соответствовать тексту приказа․
• Каждая запись завершается подписью ответственного лица отдела кадров и печатью организации․
• Запрещено: оставлять пустые строки, делать пометки карандашом, подчищать, использовать корректирующую жидкость․

Работа с электронными трудовыми книжками (ЭТК)

Согласно ст․ 66․1 ТК РФ, работник имеет право на:

1. Бумажную трудовую книжку (традиционный вариант)․
2. Электронную трудовую книжку (сведения хранятся в информационной системе ФСС)․
3. Одновременное ведение (если работник уже имеет бумажную книжку, сведения вносятся и в нее, и в ЭТК)․

Обязанность работодателя: при подаче работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (в т․ч․ для ЭТК) в течение 5 рабочих дней внести соответствующие записи в ЭТК через систему ФСС․ При этом бумажная книжка (если она есть) продолжает вестись в обычном порядке․

Выдача трудовой книжки при увольнении

В день увольнения (последний рабочий день) работодатель обязан:

• Внести запись об увольнении (с указанием даты и основания)․
• Заверить запись подписью и печатью․
• Выдать трудовую книжку работнику под его расписку в журнале учета выдачи (ФИО, дата выдачи, подпись получившего)․

Если работник не явился за книжкой, работодатель направляет ему письменное уведомление с предложением забрать документ․ После этого книжка может быть отправлена по почте заказным письмом (с описью вложения) или передана через доверенное лицо по доверенности․

Выдача дубликата трудовой книжки

Дубликат выдается при:

• Утере, порче, повреждении книги․
• Отсутствии в ней записей о работе у данного работодателя (если оригинал утерян)․

Порядок действий отдела кадров:

1. Работник пишет заявление о выдаче дубликата․
2. Отдел кадров запрашивает в архиве или у ответственного лица подлинные документы (приказы о приеме, увольнении, переводах), на основании которых вносились записи․
3. На основании этих документов в дубликат вносятся все записи, которые были в оригинале․
4. Дубликат оформляется как самостоятельный документ․ На первом листе ставится надпись «Дубликат», проставляются все реквизиты, подпись и печать․
5. Выдается работнику под расписку․

Важно: Дубликат не является копией․ Это новый документ, имеющий ту же юридическую силу, что и оригинал․

Типичные ошибки и как их избежать: практические рекомендации отдела кадров

Чтобы обеспечить безупречное ведение кадровой документации, нужно избегать следующих ошибок:

• Неправильные формулировки записей (например, «уволен по собственному желанию» вместо «уволен по инициативе работника (собственному желанию) п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ»)․ Решение: всегда сверяться с текстом приказа․
• Отсутствие даты или номера приказа в записи․ Решение: вносить все реквизиты․
• Внесение записи после увольнения (например, в день увольнения, но не в этот день)․ Решение: вносить запись об увольнении строго в последний рабочий день․
• Исправления и подчистки․ Решение: при ошибке, зачеркнуть одну строкой, сделать надпись «Исправление», подписать и поставить печать․ При грубой ошибке — оформить новый бланк (вкладыш или новую книжку)․
• Неучет бланков․ Решение: вести приходно-расходную книгу, проводить инвентаризацию раз в год․
• Выдача книжки без расписки․ Решение: иметь журнал выдачи и всегда получать расписку․
• Несвоевременное внесение сведений в ЭТК․ Решение: назначить ответственного за работу с системой ФСС, установить контроль за сроками (5 рабочих дней)․

Работа отдела кадров с трудовыми книжками — это не просто бюрократия, а важнейшая юридическая и социальная функция․ Грамотное ведение, учет и хранение этих документов:

• Защищает интересы работника (подтверждает стаж, право на льготы, пенсию)․
• Минимизирует риски для работодателя (штрафы за нарушения, споры в суде, проблемы при проверках)․
• Обеспечивает порядок в кадровом делопроизводстве․

Ключ к успеху — четкий регламент, назначение ответственного лица, использование утвержденных бланков, строгое следование Порядку № 914н и постоянный контроль за актуальностью законодательства․

Дата актуализации информации: май 2025 года․ Перед применением рекомендуется проверить изменения в законодательстве․