С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК) – цифровой аналог привычного бумажного документа, хранящийся в единой государственной информационной системе «Работа в России». Переход на ЭТК не является обязательным, но работник может в любой момент подать заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде либо о сохранении бумажного варианта. Ниже подробно рассмотрены сроки подачи и обработки заявлений, а также порядок действий сотрудников и работодателей.

Кто может подать заявление?

• Работники, ранее выбравшие ведение бумажной трудовой книжки, могут в любой момент перейти на ЭТК.
• Сотрудники, желающие оставить бумажный вариант, также подают заявление о сохранении бумажной трудовой.
• Заявление необходимо, если требуется:
  • получить сведения из ЭТК (форма СТД‑Р);
  • исправить неточные записи;
  • оформить переход с бумажного на электронный формат (и наоборот).

Основные сроки подачи заявления

Согласно Федеральному закону № 439‑ФЗ от «О трудовых книжках» (ст. 2), заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде можно подать до 31 декабря 2020 года. После этой даты возможность подать первоначальное заявление о переходе на ЭТК утрачивается, однако:

• работник, уже перешедший на ЭТК, может в любой момент подать заявление о возврате к бумажной книжке;
• работник, сохранивший бумажную трудовую, может позже решить перейти на электронный формат и подать соответствующее заявление.

Важно: сроки, указанные в законе, не сдвигались из‑за пандемии COVID‑19, поэтому дата 31 декабря 2020 года остаётся актуальной.

Сроки обработки заявления работодателем

После получения заявления работодатель обязан выполнить определённые действия в строго установленные сроки:

1. Стандартный режим – выдача бумажной трудовой книжки с записью о переходе на ЭТК (или предоставление сведений из ЭТК) в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления.
2. Ускоренный режим – при оплате дополнительной услуги (например, через специализированный сервис или кадровое агентство) обработка заявления может быть выполнена за один‑два рабочих дня. Данный вариант регулируется внутренними нормативными актами организации и не противоречит трудовому законодательству.
3. Если заявление касается только получения сведений из ЭТК (форма СТД‑Р) без изменения формата ведения, срок также составляет три рабочих дня, но ускоренный режим доступен по тем же условиям.

Примечание: день подачи заявления считается первым рабочим днём, если заявление подано в рабочее время; иначе отсчёт начинается со следующего рабочего дня.

Как правильно оформить заявление?

Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:

• ФИО сотрудника;
• должность, структурное подразделение;
• ИНН и СНИЛС (для идентификации в системе ЭТК);
• чёткое указание просьбы: «Перейти на ведение трудовой книжки в электронном виде» либо «Оставить бумажную трудовую книжку»;
• дата подачи;
• подпись сотрудника.

Многие организации предоставляют шаблон заявления (пустой бланк и образец заполнения) во внутреннем портале или в отделе кадров. Ниже пример типового заявления:

ЗАЯВЛЕНИЕ

Я, Иванов Иван Иванович, работающий в должности инженера‑конструктора отдела проектирования, прошу перевести ведение моей трудовой книжки в электронный вид с  г.

Обязанности работодателя после получения заявления

• Внести запись о переходе на ЭТК в электронную трудовую книжку сотрудника (или оставить запись о сохранении бумажного варианта).
• Выдать сотруднику на руки бумажную трудовую книжку с отметкой о переходе на ЭТК не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления (или в ускоренном режиме – за 1‑2 дня).
• При необходимости предоставить форму СТД‑Р (сведения из ЭТК) в тот же срок.
• Обеспечить конфиденциальность персональных данных и соблюдение требований Федерального закона № 152‑ФЗ «О персональных данных».

Исключения и особые случаи

Закон допускает определённые исключения, когда сотрудник не может лично подать заявление:

• Сотрудники, находящиеся на больничном, в отпуске или командировке, могут направить заявление почтой, электронной почтой с электронной подписью или через доверенное лицо.
• Для работников, работающих удалённо (на дому), допускается подача заявления через корпоративный портал с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).
• Если сотрудник не может присутствовать по уважительной причине (например, болезнь близкого родственника), срок обработки заявления может быть продлён по согласованию с отделом кадров, но не более чем на пять рабочих дней.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли подать заявление о переходе на ЭТК после 31 декабря 2020 года?

Первичное заявление о переходе на ЭТК после этой даты не принимается. Однако уже перешедший на ЭТК сотрудник может в любой момент подать заявление о возврате к бумажной книжке.

Что делать, если работодатель задерживает выдачу бумажной трудовой более трёх дней?

Сотрудник имеет право обратиться с жалобой в трудовую инспекцию или в суд. За нарушение сроков предусмотрена административная ответственность штрафом до 50 000 руб.

Нужно ли нотариально заверять заявление?

Нет. Заявление оформляется в простой письменной форме и подписывается сотрудником. При подаче через электронные каналы достаточно электронной подписи.

Можно ли одновременно подать заявление о переходе на ЭТК и о получении сведений СТД‑Р?

Да. В заявлении можно указать две просьбы: переход на ЭТК и выдачу формы СТД‑Р. Срок обработки остаётся тем же – три рабочих дня (или ускоренный режим).

• Срок подачи первоначального заявления о переходе на ЭТК ограничен 31 декабря 2020 года, но переход с бумажного на электронный формат (и обратно) возможен в любой момент после этой даты.
• Работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку с отметкой о переходе на ЭТК в течение трёх рабочих дней; при оплате ускоренной услуги – за один‑два дня.
• Заявление составляется в свободной форме, но должно содержать ФИО, должность, ИНН/СНИЛС, чёткую просьбу, дату и подпись.
• При невозможности личной подачи допустимы почтовый, электронный или доверенный способы подачи.
• Нарушение сроков выдачи документа влечёт административную ответственность для работодателя.

Соблюдение указанных сроков и правил оформления заявлений обеспечивает прозрачный и законный переход на электронные трудовые книжки, защищает права сотрудников и помогает избежать штрафов со стороны контролирующих органов.

Статья актуальна на 22 мая 2026 года. Информация основана на Федеральном законе № 439‑ФЗ, разъяснениях Минтруда России и практике кадровых служб.