С 1 января 2021 года в России вводится электронная трудовая книжка (ЭТК), которая заменяет традиционную бумажную․ Работодатели обязаны вести отчётность в форме СЗВ‑ТД (Система Задания и Ведения) и, начиная с 2023 года, в форме ЕФС‑1 (Единый Форма Сводной отчётности)․ Ниже приведены подробные сведения о сроках сдачи этих отчётов, а также практические рекомендации по их подготовке и подаче․
Что такое электронные трудовые книжки и зачем их сдавать?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, который хранится в системе Пенсионного фонда России (ПФР) и содержит все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания трудового договора, начисления, увольнения, изменения должности и т․д․ Переход на ЭТК позволяет ускорить процессы оформления, снизить бумажный документооборот и повысить прозрачность кадровой информации․
Для работы с ЭТК работодатели обязаны:
- сдавать отчёт о переходе на ЭТК в ПФР;
- подавать отчёт о каждом кадровом событии (приём, увольнение, перевод, изменение зарплаты) в форме СЗВ‑ТД или ЕФС‑1;
- сообщать работникам о возможности перехода на ЭТК․
Основные формы отчётности
- СЗВ‑ТД – форма для отчётности о кадровых мероприятиях до 2023 года․
- ЕФС‑1 – новая форма, введённая в 2023 году, которая заменяет СЗВ‑ТД для большинства событий․
В 2026 году ПФР продолжает принимать обе формы, но сроки сдачи различаются․
Сроки сдачи по годам
Ниже таблица, отражающая актуальные сроки сдачи отчётов по каждому из лет с 2021 года по 2026 году․
| Год | Форма отчёта | Срок сдачи | Комментарий |
|---|---|---|---|
| 2021 | СЗВ‑ТД | не позднее 15‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия | Первая дата сдачи – 15 февраля 2021 г․ |
| 2022 | СЗВ‑ТД | не позднее 15‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия | Тот же срок, что и в 2021 г․ |
| 2023 | ЕФС‑1 | не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором было подано заявление о переходе | Новая форма, срок 10 дней позже, чем в 2021‑2022 г․ |
| 2024 | ЕФС‑1 | не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором было подано заявление о переходе | Срок сохраняется․ |
| 2025 | ЕФС‑1 | не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором было подано заявление о переходе | Новый срок, указанный в «Сдача отчета по электронным трудовым книжкам 2025 год»․ |
| 2026 | ЕФС‑1 | не позднее 25‑го числа месяца, следующего за месяцем, в котором было подано заявление о переходе | Тот же срок, что и в 2025 г․ |
В дополнение к этим срокам существуют особые правила для отдельных кадровых событий:
- При приёме, увольнении, переводе работника – отчет не позднее следующего рабочего дня после издания приказа․
- Если заявление о переходе на ЭТК подано в конце месяца, то срок сдачи отчёта переносится на 25‑й день следующего месяца․
Как правильно заполнить и подать отчет
Шаг 1․ Подготовка данных
Соберите всю необходимую информацию о кадровом событии:
- ФИО работника, дата рождения, ИНН;
- Дата начала трудового договора, дата увольнения (если применимо);
- Должность, оклад, начисления и выплаты;
- Приказ о приёме/увольнении/переводе (если есть)․
Шаг 2․ Заполнение формы
В зависимости от года и формы отчёта:
- Для СЗВ‑ТД используйте шаблон, доступный на сайте ПФР или в системе «КонсультантПлюс»․
- Для ЕФС‑1 скачайте актуальный шаблон с сайта ПФР (pfr․gov․ru) и заполните обязательные поля․
Обратите внимание на правильность заполнения полей «Дата начала/окончания трудового договора» и «Приказ о кадровом событии» – ошибки в них могут привести к отклонению отчёта․
Шаг 3․ Подача отчёта
Отчёт можно подать в электронном виде через портал ПФР «Мой ПФР» или в бумажном виде в территориальный офис ПФР․ При сдаче в электронном виде убедитесь, что:
- Файл сохранён в формате PDF или DOCX, как требуется ПФР;
- Файл подписан цифровой подписью (если требуется);
- Отчёт отправлен до указанного срока (см․ таблицу)․
Частые ошибки и штрафы
Нарушение сроков сдачи отчётов может повлечь за собой штрафы до 500 руб․ за каждого сотрудника․ К частым ошибкам относятся:
- Отсрочка сдачи отчёта более чем на один рабочий день;
- Неправильное указание даты кадрового события;
- Отсутствие цифровой подписи при сдаче в электронном виде․
Чтобы избежать штрафов, всегда проверяйте сроки и корректность заполнения перед отправкой․
Практические рекомендации
- Создайте календарь с напоминаниями о сроках сдачи отчётов для каждого месяца․
- Обучите кадровый отдел правильному заполнению форм ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД․
- Проверьте наличие цифровой подписи и актуальности программного обеспечения для работы с ПФР․
- Периодически проверяйте статус отчёта в системе «Мой ПФР» – это поможет быстро выявить ошибки․
Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг в цифровизации кадровой работы․ Соблюдение сроков сдачи отчётов в форме СЗВ‑ТД и ЕФС‑1 позволяет избежать штрафов и обеспечить корректное ведение кадровой документации․ Следуйте приведённым выше рекомендациям, и вы будете уверены, что все отчёты подаются вовремя и без ошибок․