С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что трудовой стаж всех работающих граждан теперь должен фиксироваться в цифровом формате, а правила ведения привычных бумажных бланков претерпели серьезные изменения. В этой статье мы подробно разберем, как сегодня ведется учет стажа, кто может выбрать формат, и как правильно оформить ЭТК.

Электронная трудовая книжка (ЭТК): главное

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажного документа, который хранится в Социальном фонде России (СФР). В ней отражается вся ключевая информация о трудовой деятельности сотрудника:

• Личные данные: ФИО, СНИЛС, дата рождения.
• Сведения о трудовой деятельности: прием на работу, переводы, увольнение.
• Информация о работодателе: наименование, ИНН, КПП.

С 2021 года при приеме на работу специалисты по кадрам обязаны формировать сведения именно в электронном виде. Для людей, впервые устраивающихся на работу после 1 января 2021 года, бумажная трудовая книжка вообще не заводится — их стаж ведется исключительно в ЭТК.

Бумажная трудовая книжка: сохраняется ли?

Несмотря на глобальную цифровизацию, бумажный вариант до сих пор имеет юридическую силу, но с важными оговорками. Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено законом в том случае, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.

Что это значит на практике?

1. Если вы подали заявление о переходе на ЭТК: работодатель выдает вам бумажную трудовую на руки. С этого момента она становится документом вашей прошлой истории, а текущий стаж ведется только в электронном виде.
2. Если вы НЕ подавали заявление: работодатель обязан вести двойной учет. Он одновременно продолжает делать записи в бумажном бланке и сдает электронные отчеты в Социальный фонд.

Когда можно перейти на электронный формат?

Перейти на электронный формат ведения трудовой книжки можно в любой момент. Для этого не нужно ждать какого-то специального периода или начала нового года. Достаточно просто подать работодателю соответствующее заявление. После его обработки кадровик выдаст вам бумажную трудовую на руки, и вы сможете хранить ее дома как архивный документ.

Как заполняется электронная трудовая книжка?

В отличие от бумажной версии, работник никогда не держит ЭТК в руках в виде файла или флешки. Вся информация передается работодателем напрямую в базы данных Социального фонда. Разберем процесс по шагам.

Когда заполнять ЭТК?

Сведения в электронную трудовую книжку вносятся при наступлении следующих кадровых событий:

• Прием на работу;
• Перевод на другую постоянную работу;
• Увольнение;
• Установление профессиональной квалификации или присвоение квалификационного разряда;
• Изменение наименования работодателя или его реорганизация.

Работодатель обязан передать эти данные в Социальный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

Как заполнить ЭТК?

Самостоятельно заполнять ЭТК не нужно — это обязанность работодателя. Процесс выглядит так:

1. Кадровик издает приказ (о приеме, переводе или увольнении).
2. На основании приказа формируется электронный отчет по форме ЕФС-1 (раздел «Сведения о трудовой деятельности»).
3. Отчет подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) работодателя и отправляется по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) в СФР.
4. После успешной загрузки в фонд данные автоматически отражаются в вашей электронной трудовой книжке.

Как оформить ЭТК при увольнении?

При увольнении сотрудника работодатель обязан:

• В день увольнения (или на следующий рабочий день) передать в СФР сведения о прекращении трудового договора с указанием причины и статьи ТК РФ.
• Выдать работнику бумажную выписку из ЭТК. Она предоставляется в день увольнения вместе с другими документами, связанными с работой. Выписка может быть сформирована на бумаге или выслана в виде электронного документа, подписанного УКЭП работодателя (если у вас есть на это согласие/запрос).

Как проверить свою ЭТК?

Поскольку ЭТК хранится в Социальном фонде, работник может в любой момент проверить свои записи. Для этого не нужно идти к работодателю. Достаточно:

• Войти в личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Работа и занятость» -> «Электронная трудовая книжка»).
• Воспользоваться мобильным приложением Социального фонда России.
• Обратиться в МФЦ или клиентскую службу СФР для получения выписки на бумажном носителе.

Преимущества ЭТК

Как отмечают многие работники, перешедшие на ЭТК: «В XXI веке живем, кругом цифровизация…». И действительно, электронный формат дает ряд неоспоримых плюсов:

• Безопасность: ЭТК невозможно потерять, испортить (например, залив кофе) или украсть.
• Доступность: данные доступны онлайн 24/7 из любой точки мира.
• Скорость: при трудоустройстве на новое место не нужно носить с собой оригинал бумажной книжки и ждать, пока кадровик его заполнит.
• Защита от ошибок: минимизирован риск человеческой ошибки (опечатки в датах, фамилиях), так как данные проходят автоматический контроль при отправке в СФР.

С 2026 года ведение электронной трудовой книжки стало обязательным для всех работодателей. Если вы цените удобство и безопасность, вы можете в любой момент подать заявление о переходе на ЭТК и забрать бумажный вариант на руки. Если же вы консервативны в вопросах документооборота, вы имеете полное право сохранить бумажную книжку, и работодатель будет вести ее параллельно с электронной отчетностью. Главное — быть в курсе своих прав и своевременно проверять корректность внесения данных через портал Госуслуг.