В современных условиях российского трудового законодательства всё больше организаций переходят от традиционных бумажных форм ведения трудовой книжки к её электронному варианту. Переход сопровождается обязательным уведомлением работников о изменениях‚ а также о праве каждого сотрудника выбрать способ ведения документа. Ниже представлено подробное разъяснение‚ какие требования предъявляються к такому уведомлению‚ какие формы и сроки соблюдения необходимо учитывать.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. Вместо бумажного листа в ней хранятся данные в электронном виде‚ доступные через личный кабинет в системе ПФР или через специализированные программы (например‚ 1С).

1.1 Ключевые особенности ЭТК

• Ведение происходит в единой электронной форме‚ согласованной с Федеральной службой по надзору в сфере труда и занятости (ФСЗН).
• Работник может самостоятельно подать заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажный или электронный).
• Все изменения в трудовом статусе (приём‚ увольнение‚ перевод и др.) автоматически отражаются в ЭТК.

Обязанность работодателя по уведомлению

Согласно действующему законодательству‚ работодатель обязан уведомить каждого сотрудника о переходе на электронную форму ведения трудовой книжки не позднее 30 июня 2020 года включительно. Уведомление должно содержать:

1. Информацию о новых требованиях к оформлению трудовой деятельности в электронном виде.
2. Право работника выбрать один из двух вариантов:
   • Продолжать вести бумажную трудовую книжку.
   • Перейти на электронную форму.
3. Порядок подачи письменного заявления о выборе способа ведения.
4. Контактные данные для получения дополнительной информации;

Уведомление может быть оформлено в виде официального письма‚ электронного сообщения или размещено в корпоративном портале.

Формы и образцы уведомления

Для упрощения процесса оформления разработаны стандартные формы уведомления. Ниже перечислены наиболее часто используемые ресурсы‚ где можно найти готовые шаблоны:

• КонсультантПлюс – библиотека правовых документов‚ содержащая акты‚ образцы и формы уведомлений.
• Портал «Кадровик‑практик» – предоставляет практические рекомендации и примеры заполнения журналов регистрации уведомлений.
• 1С – программы автоматизации кадрового учёта включают функции формирования заявлений и отправки уведомлений.

Пример типового уведомления:

Уважаемый(ая) [ФИО сотрудника]‚


Сообщаем‚ что с 01 июля 2020 года наша организация переходит на электронное ведение трудовой книжки.


Вы имеете право выбрать один из следующих вариантов:


Продолжать вести бумажную трудовую книжку – в этом случае необходимо подать заявление «О сохранении бумажной формы».


Перейти на электронную форму – в этом случае необходимо подать заявление «О ведении электронной трудовой книжки».


Пожалуйста‚ направьте ваше заявление в отдел кадров до 30 июня 2020 года.


С уважением‚


[Подпись руководителя]

Как оформить заявление о выборе способа ведения?

Заявление должно быть подано в письменной форме и может быть подано одним из следующих способов:

1. Лично в отдел кадров.
2. Через электронную почту компании.
3. В личном кабинете сотрудника на портале ПФР.

В заявлении указываются:

• ФИО работника.
• Номер трудового договора.
• Выбор способа ведения (бумажный/электронный).
• Дата подачи заявления.

После получения заявления работодатель вносит соответствующую запись в систему и подтверждает выбор сотрудника.

Как убедиться‚ что у сотрудника уже есть электронная трудовая книжка?

Для проверки наличия ЭТК необходимо выполнить следующие действия:

• Получить сведения о трудовой деятельности сотрудника из личного кабинета ПФР.
• Проверить‚ отмечена ли в данных отметка о отказе от бумажной формы.
• Если отметка отсутствует‚ запросить у сотрудника подтверждение выбора электронного варианта.

Эта процедура особенно важна при переходе бывшего директора или при оформлении новых сотрудников‚ которые не подавали заявления ранее.

Сроки хранения и архивирование

По закону‚ электронные записи о трудовой деятельности хранятся в течение 75 лет с момента их создания. При этом:

• Электронные документы должны быть защищены от несанкционированного доступа.
• При необходимости их можно вывести в бумажном виде для судебных разбирательств.
• Сохранение осуществляется в соответствии с требованиями Федерального закона «О персональных данных».

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли одновременно вести и бумажную‚ и электронную трудовую книжку?
   
   Нет. Выбор должен быть однозначным – либо бумажный вариант‚ либо электронный.
2. Что делать‚ если сотрудник не подаст заявление до 30 июня 2020 года?
   
   В этом случае работодатель обязан уведомить сотрудника повторно и предоставить возможность выбора в течение установленного срока.
3. Как оформить уведомление бывшему директору‚ если он отсутствует?
   
   В таком случае можно отправить уведомление по почте или использовать электронную форму СТД‑Р.
4. Где хранить электронные уведомления?
   
   Их следует разместить в корпоративном портале или в системе документооборота‚ обеспечив доступность для аудита.

Переход на электронную форму ведения трудовой книжки – это современный и эффективный способ упростить кадровое обслуживание‚ повысить прозрачность и сократить нагрузку на бумажные документы. Однако успешный переход возможен только при условии строгого соблюдения требований по уведомлению работников‚ предоставления им возможности выбора и своевременного оформления заявлений. Использование готовых образцов и рекомендаций из официальных источников (КонсультантПлюс‚ Кадровик‑практик‚ 1С) поможет избежать ошибок и обеспечить законность всех действий.

Для получения более подробных образцов уведомлений и инструкций по заполнению заявлений рекомендуем обратиться к ресурсам КонсультантПлюс и Кадровик‑практик;