Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность, стаж и квалификацию работника. От правильности её заполнения зависят расчёт пенсии, возможность получения льгот и, конечно, удобство поиска новой работы. В статье подробно рассматриваются актуальные правила (по состоянию на 23 мая 2026 г.), нормативные акты, новые формы (бумажные и электронные) и приводятся готовые образцы записей.

Зачем нужна трудовая книжка?

• Подтверждение трудового стажа. Информация из книжки используется при расчёте пенсионных баллов.
• Документ при трудоустройстве. Приём на работу, перевод, повышение квалификации фиксируются в ней.
• Защита прав работника. При спорных вопросах о начислениях, увольнении и т. д. запись в книжке служит доказательством.
• Переход к электронному формату. С 2020 года каждый гражданин может оформить электронную трудовую книжку (ЭТК), хранящуюсь в базе СФР.

Нормативные акты, регулирующие заполнение

1. Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 381 «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей».
2. Постановление Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69 (ред. от 31 октября 2016) «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».
3. Постановление Правительства РФ от 24 июля 2021 г. № 1250 – ввод новых образцов трудовых книжек (действуют с 1 января 2023 г.).
4. Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1) – право работника выбирать бумажный или электронный вариант.
5. Приказ Минтруда и соцзащиты РФ от 19 мая 2021 г. № 320н – приложение N 1 к приказу, содержащее форму электронного журнала.

Новые формы трудовой книжки (с 2023 г.) и электронная ТК

3.1 Бумажный вариант нового образца

Трудовая книжка теперь состоит из ьного листа и вкладыша (раздел «Сведения о работе»). Оба документа имеют повышенную степень защиты от подделки.

3.2 Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК хранится в единой базе данных СФР. В неё автоматически вносятся сведения из формы ЕФС‑1, а работник может просматривать запись в личном кабинете «Госуслуги» или в мобильном приложении «ЭТК». Основные отличия:

• Отсутствие бумажных ошибок – исправления вносятся только в системе.
• Моментальный доступ к данным для всех работодателей, где работник был официально трудоустроен.
• Возможность получения выписки в любой момент без обращения в отдел кадров.

Как оформить ьный лист (образец)

ьный лист заполняет работодатель при выдаче первой книжки. Заполняются только поля, отмеченные жирным шрифтом. Ниже – пример заполнения (для бумажного варианта).

После заполнения ьный лист подписывается обеими сторонами и ставится печать организации.

Записи в раздел «Сведения о работе»

Записи вносятся в хронологическом порядке. Каждый пункт состоит из фиксированных полей, которые нельзя пропускать.

5.1 Приём на работу

Дата | Сведения о приёме на работу, переводе, повышении квалификации
-------|---------------------------------------------------------------
 | Приём на работу в должность «Менеджер проекта», 
 | код ОКВЭД — 62.01, ставка 80 000 руб., 
 | основание: трудовой договор № 12/2024 от .
 | Подпись (должностное лицо) __________________, печать.
 

5.2 Перевод на другую постоянную работу (внутри организации)

Дата | Сведения о переводе
-------|---------------------------------------------------------------
 | Перевод на должность «Старший менеджер проекта», 
 | ставка 95 000 руб., основание: приказ № 45/2025 от .
 | Подпись (директор) __________________, печать.
 

5.3 Повышение квалификации / получение нового образования

Дата | Сведения о повышении квалификации
-------|---------------------------------------------------------------
 | Повышение квалификации: курс «Управление проектами», 
 | выдано сертификатом № A-2025‑09‑10, 
 | основание: приказ № 78/2025 от .
 | Подпись (начальник отдела) __________________, печать.
 

5;4 Увольнение по собственному желанию

Дата | Сведения об увольнении
-------|---------------------------------------------------------------
 | Увольнение по собственному желанию, 
 | основание: заявление работника от ,
 | приказ № 102/2025 от .
 | Подпись (начальник) __________________, печать.
 

5.5 Увольнение по инициативе работодателя (по сокращению штата)

Дата | Сведения об увольнении
-------|---------------------------------------------------------------
 | Увольнение в связи с сокращением штата, 
 | основание: приказ № 110/2025 от ,
 | выплата компенсации в размере 2‑х месячных окладов.
 | Подпись (директор) __________________, печать.
 

5.6 Исправление ошибок

Если в записи допущена ошибка, её исправляют через зачеркивание (не более 50 % от текста) и подписью ответственного лица с указанием причины исправления.

Дата | Сведения о приёме на работу (исправление)
-------|---------------------------------------------------------------
 | Приём на работу в должность «Менеджер проекта», 
 | код ОКВЭД — 62.01, ставка 80 000 руб., 
 | основание: трудовой договор № 12/2024 от .
 | ~~Ставка 70 000 руб.~~ 80 000 руб. (исправлено )
 | Подпись (должностное лицо) __________________, печать.
 

Как исправлять ошибки в бумажной трудовой книжке

• Сначала зачёркивают ошибочный фрагмент линией, не стирая полностью.
• Под оригиналом пишут правильный вариант и указывают дату исправления.
• Запись подписывается руководителем, вносящим исправление, и ставится печать.
• Если ошибка существенная (например, неверная дата увольнения), рекомендуется оформить дополнительный приказ и приложить к книжке копию приказа.

В случае повторных ошибок работнику может быть выдана новая трудовая книжка (по заявлению и с согласия работодателя).

Переход на электронную трудовую книжку (ЭТК)

7.1 Как оформить ЭТК

1. Обратиться в отдел кадров с заявлением «О переходе на электронную трудовую книжку».
   Заявление образец: скачать
2. Работодатель вносит сведения в форму ЕФС‑1, которые автоматически попадают в СФР.
3. Работник получает уведомление на электронную почту и в личный кабинет «Госуслуги».
4. Для подтверждения личности требуется ЭЦП (электронная подпись) либо подтверждение через СБОЛ.

7.2 Что хранится в ЭТК

• Дата и основание приёма на работу.
• Переводы, повышения, изменения условий труда.
• Дата и причина увольнения.
• Сведения о прохождении профессионального обучения.

7.3 Преимущества ЭТК

• Отсутствие риска «потери» или «запачкания» книжки.
• Мгновенный доступ к данным для органов соцзащиты.
• Упрощённый процесс исправления ошибок – достаточно ввести корректировку в систему.

Практический чек‑лист для работодателя

1. Убедиться, что у работника есть актуальная бумажная или электронная трудовая книжка.
2. Заполнить ьный лист (если книжка выдаётся впервые) – проверить ФИО, паспортные данные, СНИЛС.
3. Сформировать запись о приёме: дата, должность, код ОКВЭД, ставка, основание (трудовой договор, приказ);
4. При переводе, повышении, обучении – оформить соответствующий приказ и внести запись в раздел «Сведения о работе».
5. При увольнении – подготовить заявление работника (если требуется) и приказ об увольнении; внести запись в книжку.
6. Если обнаружена ошибка – зачеркивать, писать исправление, подписывать и ставить печать.
7. Для ЭТК – отправить форму ЕФС‑1 в СФР, подтвердить получение уведомления от СФР.
8. Сохранить копию всех приказов и заявлений в кадровом деле (по требованию ТК РФ).

Трудовая книжка – важный документ, от правильности её заполнения зависят будущие пенсионные выплаты и возможность быстро трудоустроиться. С 2023 года действуют новые бумажные формы, а с 2020 года каждый гражданин может пользоваться электронным вариантом. Следуя нормативным актам, используя приведённые образцы и чек‑лист, вы избежите ошибок и сэкономите время как работнику, так и работодателю.

Скачать готовые образцы заполнения (PDF, DOCX):

• ьный лист – образец (PDF)
• Запись о приёме на работу (DOCX)
• Запись об увольнении (PDF)
• Заявление о переходе на ЭТК (DOCX)

При возникновении вопросов рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому учёту или в отдел кадров вашей организации.