С 2020 года в России действует обязательное ведение сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде․ Это упрощает работу с кадровыми документами, ускоряет процессы оформления и позволяет быстро получать справки․ В 1С существует несколько вариантов работы с электронной трудовой книжкой (ЭТК) – в 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:Бухгалтерия предприятия, облачные решения 1С:ЗУП и др․ В этой статье мы разберём пошагово, как сформировать и распечатать ЭТК, а также как получить её в электронном виде и отправить по e‑mail․
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки․ В ней содержатся все сведения о трудовой деятельности сотрудника: даты начала и окончания работы, должности, начисленные отчисления, сведения о стаже и т․д․ Согласно ст․ 66․1 ТК РФ, сведения из ЭТК можно хранить на носителе информации, распечатать или отправить по e‑mail․
Как перейти на электронную трудовую книжку в 1С
Для перехода необходимо выполнить несколько шагов:
- Включить в настройках программы режим ведения ЭТК․
- Выбрать форму ведения – только электронный, только бумажный или одновременно․
- Создать заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности․
- Подтвердить заявление и получить подтверждение от работодателя․
После этого все новые сведения о сотруднике будут автоматически заноситься в ЭТК․
Создание заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности
В большинстве версий 1С это делается через документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности» (или «Заявление о ведении трудовой книжки»)․ В колонке «Вид заявления» выбирается вариант: «бумажная трудовая книжка» или «сведения в электронной форме»․
Примерный порядок действий в 1С:ЗП (8 ред․ 3):
- Перейти в раздел Кадры → Электронные трудовые книжки․
- Нажать кнопку Создать и выбрать тип документа – «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»․
- Заполнить поля: ФИО сотрудника, дата начала работы, выбранный способ ведения․
- Сохранить документ и отправить на утверждение․
После утверждения документ автоматически попадает в базу данных ЭТК․
Формы и документы, которые можно распечатать
- СТД‑Р – форма сведений о трудовой деятельности, которую можно распечатать и выдать сотруднику․
- Сведения из электронной трудовой книжки – можно получить в виде PDF и распечатать․
- Заявление о предоставлении сведений – печатная версия заявления․
Пошаговая инструкция по печати ЭТК
В 1С:Зарплата и управление персоналом (8 ред․ 3)
- Откройте раздел Кадры → Электронные трудовые книжки․
- Выберите нужного сотрудника из списка․
- Нажмите кнопку Печать (иконка принтера) или выберите пункт Отчёты → Сведения из ЭТК․
- В открывшемся окне выберите формат печати: «Печатная форма» или «PDF»․
- Нажмите Печать и выберите принтер․
В 1С:Бухгалтерия предприятия 3․0
- Перейдите в раздел Зарплата и кадры → Электронные трудовые книжки․
- Выберите сотрудника и нажмите Сведения․
- В открывшемся окне выберите Печать → Печатная форма или PDF․
- Подтвердите печать․
Облачная версия 1С:ЗУП
- Войдите в облачную систему и откройте модуль Кадры → Электронные трудовые книжки․
- Нажмите кнопку Создать → выберите тип документа СТД‑Р․
- Заполните поля и сохраните документ․
- Откройте созданный документ и нажмите Печать → Печатная форма․
Получение копии и отправка по e‑mail
После печати вы можете сохранить документ в формате PDF и отправить сотруднику по электронной почте․
- В окне печати выберите формат PDF вместо Печатная форма․
- Сохраните файл на диск․
- Откройте почтовый клиент, создайте новое письмо, прикрепите PDF и отправьте․
Если вы используете облачную версию 1С, можно воспользоваться встроенной функцией «Отправить по e‑mail» в документе․
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку? – Да, в 1С можно выбрать режим «одновременно»․
- Как изменить способ ведения трудовой книжки? – В разделе Кадры → Электронные трудовые книжки откройте документ сотрудника и измените поле «Вид ведения»․
- Что делать, если сотрудник впервые принят на работу в 2021 году? – В этом случае трудовая книжка ведётся только в электронном виде․
- Где найти кнопку печати в 1С:Бухгалтерия 3․0? – В открытом документе нажмите Печать → Печатная форма․
Переход на электронную трудовую книжку в 1С значительно упрощает кадровый документооборот․ Печать ЭТК в формате PDF или печатной формы позволяет быстро выдавать справки сотрудникам и хранить их в электронном виде․ Следуя приведённым шагам, вы сможете без труда сформировать и распечатать электронную трудовую книжку в любой версии 1С․