Дата актуализации:  г.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)

Электронная трудовая книжка – это единая база данных, в которой хранится информация о трудовой деятельности каждого работника: ФИО, дата рождения, СНИЛС, места работы, даты приёма и увольнения, должности, квалификация и т.д. С 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности формируются в электронном виде и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) в рамках системы СЗВ‑ТД.

Нормативно‑правовая база

• Постановление Правительства РФ № 590 от  г. – сроки и порядок представления сведений о трудовой деятельности в ПФР.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 67‑71) – порядок ведения трудовой книжки (в т.ч. электронной).
• Приказ Минтруда России № 5н от  г. – правила формирования и передачи СЗВ‑ТД.
• Федеральный закон № 122‑ФЗ от  г. «О персональных данных» – защита информации в электронных системах.

Преимущества электронного формата

• Экономия времени и бумаги: все записи делаются в системе 1С и автоматически отправляются в ПФР.
• Повышенная точность: отсутствие ручных ошибок при заполнении полей.
• Удобный доступ: работник может посмотреть свою ЭТК в личном кабинете ПФР.
• Автоматическое формирование отчётов: ЕФС‑1, СЗВ‑ТД, выписка из ЭТК.
• Контроль со стороны контролирующих органов: возможность проверок в режиме онлайн.

Как настроить 1С для ведения ЭТК

Требования к программному обеспечению

1. Версия 1С: Предприятие, поддерживающая модуль «Кадровый учёт» (например, 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3).
2. Установленный модуль «Электронные трудовые книжки» (доступен в официальном каталоге 1С или у партнёра).
3. Подключение к интернету и наличие сертификата ЭЦП, выданного аккредитованным удостоверяющим центром.
4. Настроенный обмен данными с ПФР (веб‑сервис СЗВ‑ТД).

Настройка справочников

Перед началом работы необходимо убедиться, что в системе заполнены все справочники, от которых зависит формирование ЭТК:

• Справочник «Сотрудники» – ФИО, дата рождения, СНИЛС, ИНН, пол, гражданство.
• Справочник «Должности» – коды должностей, квалификации, уровни.
• Справочник «Подразделения» – коды подразделений, их реквизиты.
• Справочник «Типы договоров» – трудовой договор, срочный договор, проектный договор и т.д.

Формирование и передача СЗВ‑ТД

1. Откройте «Отчёты → СЗВ‑ТД → Формировать файл СЗВ‑ТД».
2. Выберите период (обычно – текущий месяц) и тип отчёта («Приём», «Перевод», «Увольнение»).
3. Проверьте сформированный файл на наличие ошибок (в 1С есть встроенный проверщик ошибок СЗВ‑ТД).
4. Подпишите файл ЭЦП и отправьте в ПФР через веб‑сервис «СЗВ‑ТД» (в 1С – пункт «Отправить в ПФР»).
5. После подтверждения получения ПФР система автоматически помечает запись как «Отправлено».

Оформление приёма, перевода и увольнения

Все операции с ЭТК выполняются через типовые документы 1С:

Приём на работу

1. Создайте документ «Трудовой договор» (или «Приём на работу»).
2. Заполните обязательные реквизиты: дата начала, должность, ставка, график работы.
3. Нажмите кнопку «Сформировать запись в ЭТК» – система автоматически сформирует запись о приёме.
4. Сохраните документ – запись будет включена в следующий файл СЗВ‑ТД.

Перевод (смена должности, подразделения, графика)

1. Откройте документ «Перевод сотрудника».
2. Укажите новые реквизиты (должность, подразделение, ставка).
3. Нажмите «Обновить запись в ЭТК». В ЭТК появится запись о переводе с указанием даты.

Увольнение

1. Создайте документ «Увольнение» (или «Расторжение трудового договора»).
2. Укажите дату увольнения, причину и тип увольнения (по собственному желанию, по соглашению, по сокращению и т.д.).
3. Нажмите «Сформировать запись в ЭТК» – запись об увольнении будет включена в файл СЗВ‑ТД.

Проверка и корректировка записей

Если после отправки в ПФР обнаружена ошибка, её можно исправить следующим образом:

1. Откройте документ, в котором была сделана запись (например, «Трудовой договор»).
2. Внесите корректные данные.
3. Сохраните документ – система автоматически сформирует корректирующий файл СЗВ‑ТД (тип «Изменение»).
4. Отправьте корректирующий файл в ПФР.

Как сформировать выписку из ЭТК

1. Перейдите в раздел «Кадры → Электронные трудовые книжки → Выписка из ЭТК».
2. Выберите сотрудника и период (обычно – «все записи»).
3. Нажмите «Сформировать». Система создаст PDF‑документ, который можно распечатать или отправить сотруднику по электронной почте.
4. Для официального подтверждения можно добавить электронную подпись (ЭЦП) к выписке.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести бумажную трудовую книжку, если есть ЭТК?

С 2020 года в России допускается вести только электронную трудовую книжку. Однако, если сотрудник отказывается от ЭТК, работодатель обязан оформить традиционную бумажную книжку.

Какой срок хранения данных в 1С?

Согласно ТК РФ, сведения о трудовой деятельности хранятся в течение 10 лет после увольнения сотрудника. В 1С рекомендуется включить автоматическое архивирование записей старше 5 лет.

Что делать, если ПФР отклонил файл СЗВ‑ТД?

В 1С появится сообщение об ошибке с указанием кода и описания проблемы. Необходимо исправить указанные поля (например, неверный СНИЛС) и повторно отправить файл.

Можно ли редактировать запись в ЭТК после её отправки в ПФР?

Прямое редактирование запрещено. Для исправления необходимо создать корректирующий документ (изменение/аннулирование) и отправить новый файл СЗВ‑ТД.

Как обеспечить безопасность данных?

• Использовать защищённый канал (HTTPS) при передаче файлов в ПФР.
• Хранить сертификаты ЭЦП в безопасном хранилище.
• Ограничить доступ к справочникам «Сотрудники», «СНИЛС» только уполномоченным пользователям.

Ведение электронной трудовой книжки в 1С – это обязательный и одновременно удобный процесс, который позволяет автоматизировать кадровый учёт, сократить бумажную работу и обеспечить соответствие требованиям законодательства. Ключевые шаги включают:

• Подготовку справочников и настройку модуля ЭТК.
• Корректное формирование и подпись файлов СЗВ‑ТД.
• Регулярную проверку и корректировку записей.
• Формирование выписок для сотрудников.

При правильной настройке 1С процесс полностью автоматизирован, а риск ошибок сводится к минимуму. Регулярно обновляйте программное обеспечение и следите за изменениями в нормативных актах, чтобы ваша система всегда оставалась актуальной.

Автор статьи: Ваш Кадровый Консультант